Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности исправления УПД: УКД и Исправительный УПД». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговая в своем письме от 17 октября 2014 года №ММВ-20-15/86@ рекомендовала фирмам новый документ — универсальный корректировочный. В Приложении №1 к письму опубликована сама форма, в остальных рассказывается, в каких ситуациях ее нужно заполнять, как правильно это делать и т.д.
Характер названного бланка рекомендательный, поэтому организации сами решают, будут они использовать эту бумагу или нет.
Документ формируют на основании ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года («Закон о бухучете»), поскольку изменение цены товара после его отправки — это факт хозжизни организации, его надо подтвердить первичным учетным документом.
Кроме того, п. 3 ст. 168 НК РФ гласит, что при изменении стоимости отправленных или переданных товаров и т.д. организация-продавец должна выставить корректировочный счет-фактуру (далее — КСФ) за 5 рабочих дней. Сам бланк КСФ уже включен в УКД — он помещен в черную рамку.
Полтора года назад налоговики письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ рекомендовали к применению форму универсального передаточного документа (УПД). Напомним, что УПД применяют одновременно в целях учета расходов (вместо накладной, акта и т.д.) и расчетов по НДС (как счет-фактуру). Также УПД может быть использована при отгрузке заказчиком товаров посреднику как первичный документ на передачу ценностей для продажи без перехода права собственности на них.
Вначале бизнесмены остерегались применять УПД, но постепенно они оценили преимущества новой формы. Тем не менее широкое использование УПД было невозможно без четкого понимания, как исправлять допущенные при ее заполнении ошибки и как корректировать в случае изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. Ведь изменение требований обязательств продавца и покупателя относительно стоимости отгрузки (при отсутствии ошибок в его оформлении) подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом единой унифицированной формы документа, которым подлежит оформление указанного факта хозяйственной жизни, не установлено.
В результате налоговики разработали и рекомендовали к применению универсальный корректировочный документ (УКД).
Статус УКД носит информационный характер. Если указан Статус «1», то документ применяется одновременно в качестве первичного учетного документа для бухгалтерского учета и в целях исчисления налога на прибыль организаций и как корректировочный счет-фактура.
Статус «2» указывается в том случае, если документ применяется только в качестве первичного учетного документа.
Применение УКД со статусом «2» у не плательщиков НДС (например, при УСН, при операциях, освобожденных от НДС по статье 149 НК РФ) не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.
Кроме того, могут не заполняться поля, установленные в качестве обязательных исключительно для корректировочного счета-фактуры:
- «к счету-фактуре (счетам-фактурам) № … от …, с учетом исправления №… от…» (строка 1б);
- «в том числе сумма акциза» (графа 6);
- «налоговая ставка» (графа 7).
Когда компании заполняют УКД
Документ используют:
- Если стоимость ранее осуществленной поставки поменялась из-за изменения цены и/или уточнения числа отгруженных товаров и т.п. и предложение об изменении поступает от продавца, при этом требуется согласие покупателя или нет (если раньше были установлены договоренности).
- Если продавцу необходимо задокументировать согласие с претензией компании-покупателя в случае выявления недочетов по количеству и качеству товаров и т.п. при их приеме и при этом не был подписан документ о расхождении доверенным лицом продавца.
Документ не нужно использовать:
- Если стоимость поменялась из-за допущения продавцом какой-либо ошибки в документах.
- Если имеет место ситуация, для которой надо использовать специальный порядок оформления бумаг (возврат товара, например).
УПД или накладные и акты?
Перед тем как приступить к работе с документами, определимся, какими же конкретно закрывающими документами в новых форматах нужно обмениваться контрагентам.
Согласно законодательству можно выделить несколько форматов первичных документов:
● универсальный передаточный документ с функцией ДОП, который используется только как первичный документ;
● универсальный передаточный документ с функцией СЧФДОП, который, кроме первичного документа, включает счет-фактуру;
● документ о передаче товаров, который является аналогом ТОРГ-12 и используется для оформления торговых операций;
● документа о передаче результатов работ, то есть акт выполненных работ, с помощью которого оформляются оказание услуг, выполнение работ.
Подробно о новых форматах и их соответствии старым можно почитать в первой статье серии.
Никаких четких инструкций по использованию формата первичных документов в законодательстве нет, поэтому при выборе нужно учитывать разные критерии: комплектом или отдельно отправляются документы, возможности учетной системы, какая дополнительная информация должна содержаться в документе.
Поскольку УПД в электронном виде – это многофункциональный документ, то проще использовать его. Поддерживать нужно будет не несколько форматов, а один гибкий. Например, если в компании первичный документ и счет-фактура всегда отправляются одним комплектом, удобно использовать новый формат УПД с функцией СЧФДОП. Вы всегда будете знать, что у вас один документ, а не два. В ситуации, когда нужно отправить их отдельно, сначала уйдет УПД с функцией ДОП, а затем УПД с функцией СЧФ.
С другой стороны, если ваша учетная система, интеграционное решение могут выгружать документ о передаче товаров, но еще не готовы выгружать УПД, то ничего страшного в этом нет.
Как и раньше, можно использовать неформализованные акты и накладные. Главное не забывать, что представлять в налоговую нужно будет их бумажные копии.
Заполнение УКД продавцом
В поле «Статус» следует отразить:
- «1», если УКД одновременно служит как корректировочный счет-фактура и как первичный документ, фиксирующий увеличение или уменьшение стоимости товаров (работ, услуг);
- «2», если документ применяется только в качестве «первички».
Реквизиты корректировочного счета-фактуры необходимо заполнять исходя из статуса УКД
При значении статуса «1» фрагмент корректировки заполняется в общем порядке для корректировочных счетов-фактур.
При значении статуса УКД «2» возможно отразить только обязательные реквизиты первичного документа.
Другие значения также можно отразить в целях уточнения условий хозяйственной операции.
В части первичного документа следует указать обязательные реквизиты первичного документа, которые не были указаны во фрагменте корректировочного счета-фактуры, а в частности:
- цель оформления УКД;
- реквизиты и подписи должностных лиц продавца;
- печать (не обязательно);
- другие сведения.
Корректировочный счет-фактура при пересортице
Может случиться так, что покупатель, получив партию товаров, выявляет пересортицу. То есть, одновременный излишек и недостачу товаров одного наименования, но разного сорта. И, как следствие, обнаруживает товар, не указанный в счете-фактуре, который получил от продавца. В такой ситуации Минфин России в письме от 16 марта 2015 г. № 03-07-09/13813 предлагает поступать следующим образом.
По правилам заполнения корректировочного счета-фактуры в графе 1 этого документа отражается наименование отгруженных товаров, которое указано в графе 1 первоначального счета-фактуры (пп. «а» п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Поэтому если покупатель обнаружил пересортицу, в результате которой им получены товары, не отраженные в счете-фактуре, то продавцу нет необходимости выставлять ему корректировочный документ. Ведь при пересортице меняется не стоимость ранее отгруженных товаров, а их количество.
В этом случае продавец товаров, допустивший пересортицу, должен внести необходимые исправления в первоначальный счет-фактуру, выставленный при отгрузке (абз. 2 п. 7 Правил заполнения счетов фактур, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Для этого он должен оформить новый (исправленный) экземпляр этого документа.
Чем было обусловлено возникновение формы УКД?
В Письме N ММВ-20-15/86@ налоговое ведомство довольно доходчиво и подробно разъяснило, что послужило предпосылкой для появления формы УКД — иными словами, на основании каких норм был сделан вывод о возможности объединения информации корректировочных счетов-фактур с информацией, относящейся к документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки (факт его уведомления об этом).
На практике не так уж редки случаи, когда после отгрузки товара и оформления соответствующих документов (накладной, счета-фактуры) изменяется общая стоимость поставки (при отсутствии ошибок в оформлении документов) по причине изменения цены или количества отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
В бухгалтерском учете такой факт хозяйственной деятельности, как изменение требований и обязательств продавца и покупателя, подлежит оформлению первичным учетным документом в соответствии с п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ .
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В настоящее время единая унифицированная форма документа, которым подлежит оформлению обозначенный факт, не установлена. В данном случае продавец и покупатель могут оформить изменение размера требований и обязательств по любой самостоятельно определенной форме (при условии указания в ней всех обязательных реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В Приложении 2 перечислены случаи, при наступлении которых можно оформить УКД.
Форма УКД может применяться:
- для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены или количества отгруженных товаров в том случае, когда предложение о данном изменении исходит от продавца и требует согласия покупателя на такое изменение или не требует его;
- в целях документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении последним расхождения по количеству и качеству товаров при их приемке (без постановки на учет) в случае, если документ о расхождениях представителем продавца не подписывался (односторонний акт о расхождениях). В случаях подписания сторонами двустороннего акта о расхождениях при приемке товаров дополнительный первичный документ об изменении финансового состояния продавца и покупателя не требуется.
Форма УКД не применяется:
- во всех случаях возврата товаров, принятых покупателем на учет, для которых специальный порядок вычетов установлен п. 5 ст. 171 НК РФ;
- в случаях, когда изменение общей стоимости отгрузки обусловлено допущенной продавцом ошибкой в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку (УПД, иного первичного учетного документа на отгрузку и счета-фактуры). Исправление таких ошибок в примявшейся ранее форме УПД может производиться в порядке, указанном в Приложении 7 к Письму ФНС России N ММВ-20-15/86@.
Налог на прибыль у продавца
Изменение цены единицы товара (стоимости работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) влечет за собой корректировку данных налогового учета о стоимости реализации, то есть должны быть скорректированы налоговые обязательства периода реализации.
Если стоимость товара уменьшается. Продавец, предоставивший скидку в виде уменьшения цены единицы товара, вправе скорректировать налоговую базу в периоде внесения соответствующих изменений:
- в налоговом периоде уведомления о выполнении ранее согласованных условий, определяющих возможность последующего изменения стоимости, — показатель строки (1);
- в налоговом периоде согласования с покупателем изменения стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав) — показатель строки [13].
Если стоимость товара увеличивается. При увеличении стоимости ранее отгруженных товаров не применяются нормы п. 2 ст. 54 НК РФ, следовательно, налоговые обязательства по налогу на прибыль должны быть скорректированы (увеличены) за налоговый период признания доходов от реализации.
Форма универсального корректировочного документа
Визуально форма универсального корректировочного документа делится на две части. Первая часть полностью дублирует форму корректировочного счета-фактуры и обведена жирной линией. Вторая часть относится к первичному учетному документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. Соответственно, если компания является плательщиком НДС, при оформлении УКД этому документу присваивается статус «1» и заполняются обе части. Если же компания, к примеру, находится на «упрощенке», то в УКД ставится статус «2» и первая часть (форма корректировочного счета-фактуры) заполняется выборочно, вторая — полностью.
В этой статье мы не будем рассматривать особенности и правила заполнения той части УКД, что дублирует собой форму корректировочного счета-фактуры, а рассмотрим показатели некоторых строк, которые расположены ниже.
Итак, сразу под жирной линией, отделяющей корректировочный счет-фактуру, находится строка 5 «К передаточным (отгрузочным) документам». Эта строка позволяет включать в документ информацию, которая дает возможность идентифицировать первичные учетные документы, оформленные в отношении отгруженных ранее товаров, стоимость которых подлежит изменению. Например, это может быть дата и номер товарной накладной, которая составлялась ранее при отгрузке товаров, стоимость которых теперь меняется. Показатель данной строки не относится к обязательным реквизитам, поэтому бухгалтер может оставить ее пустой.
Следующая строка предназначена для отражения реквизитов документа, являющегося основанием для изменения стоимости товаров (работ, услуг). Например, это может быть договор, соглашение, акт об установленном расхождении по результатам приемки ценностей и т.п. Так же, как и предыдущий показатель, этот реквизит не является обязательным.
Если имеется дополнительная информация об изменении стоимости, то для ее отражения есть строка 7 «Иные сведения». Там, в частности, может быть приведена информация о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом чего явилось предоставление скидки.
Подписание УКД и проставление печатей
В первой части универсального корректировочного документа, дублирующей корректировочный счет-фактуру, предусмотрены подписи руководителя организации (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера (или уполномоченного лица). Если УКД оформляется индивидуальным предпринимателем, то, соответственно, проставляется подпись ИП.
Подписи в этих строках должны проставляться обязательно в том случае, если УКД присвоен статус «1». Таково требование пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса, предъявляемое к заполнению корректировочных счетов-фактур.
Если же планируется использовать универсальный корректировочный документ только как первичный документ (со статусом «2»), то проставлять подписи в первой части не нужно. В этом случае подписи сторон достаточно проставить в нижней части универсального корректировочного документа.
Обращаем внимание, что формой УКД предусмотрено место для проставления печатей (со стороны продавца и покупателя). Однако печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати не является препятствием ни для вычета НДС, ни для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. В то же время если проставить печать, то полное наименование продавца и покупателя (строки 11 и 15 формы УКД) можно не заполнять.
Применение универсального корректировочного документа
При этом рекомендуется перенести все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных) по соответствующим позициям, требующим исправления.
— в строке (1а) порядковый номер исправления и дату исправления;
— подпись в том же порядке, в каком был завизирован первичный УПД.
Последствия исправления ошибок в целях налогообложения рассматривают аналогично, как если бы исправлялись отдельный счет-фактура и отдельный первичный учетный документ.
Ситуация 2
В этой ситуации имеют в виду ошибки в показателях, относящихся к счету-фактуре либо одновременно к счету-фактуре и первичному учетному документу. Если эти ошибки в части счета-фактуры квалифицируются как не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога.
Указанные ошибки в счетах-фактурах не являются основанием для отказа в принятии к вычету НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). В этом случае новые экземпляры счетов-фактур не составляются (п. 7 Правил).
Тем не менее у предпринимателя может возникнуть необходимость внести исправления в реквизиты УПД (данные грузоотправителя или грузополучателя; номера расчетно-платежного документа и др.). В этих случаях рекомендуется составить новый экземпляр УПД с правильными данными, при этом нужно вписать:
— статус «2» (независимо от того, каким он был первоначально). Связано это с тем, что такие изменения производятся с целью исправления УПД только как первичного учетного документа, для визуального выделения такой ситуации, в форме исправленного экземпляра;
— показатели строки (1) УПД те же, что и в первичном документе.
Налоговые контролеры рекомендуют переносить все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям первичного учетного документа, нуждающимся в исправлении, или внесения новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных);
— в строке (1а) указывают порядковый номер исправления и дату исправления;
— не подписывается блок УПД, относящийся к счету-фактуре.
Такой УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж не регистрируется.
Ситуация 3
Ошибки в показателях, относящихся только к первичному учетному документу, которые представляют собой реквизиты, не затрагивающие счета-фактуры (начиная со строки УПД).
В данном случае исправление ошибок возможно следующими способами:
— либо составляется новый УПД (аналогично порядку, приведенному в рассмотренной выше ситуации 2);
— либо вносятся исправления в первичный УПД.
Ошибки в первичных документах, составленных на бумажном носителе, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым скорректированный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Оно должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, также следует проставить дату изменений. На это указано в ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и в разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105.
Последствия исправления таких ошибок в целях налогообложения рассматривают, как если бы исправлялся отдельный первичный учетный документ.
Исправление УПД со статусом «2»
В данном случае УПД используется только в качестве первичного документа.
Исправление ошибок возможно следующими способами:
— либо составляется новый УПД (аналогично порядку, приведенному в рассмотренной выше ситуации 2);
— либо вносят исправления в первичный УПД (аналогично порядку, приведенному в ситуации 3).
Если бизнесмен корректирует УПД со статусом «2» по операции облагаемой НДС, то следует выставить корректировочный счет-фактуру.
Как видно, исправление УПД не должно вызывать трудностей. Его алгоритм достаточно прост.
Подписание УКД и проставление печатей
В первой части универсального корректировочного документа, дублирующей корректировочный счет-фактуру, предусмотрены подписи руководителя организации (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера (или уполномоченного лица). Если УКД оформляется индивидуальным предпринимателем, то, соответственно, проставляется подпись ИП.
Подписи в этих строках должны проставляться обязательно в том случае, если УКД присвоен статус «1». Таково требование пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса, предъявляемое к заполнению корректировочных счетов-фактур.
Если же планируется использовать универсальный корректировочный документ только как первичный документ (со статусом «2»), то проставлять подписи в первой части не нужно. В этом случае подписи сторон достаточно проставить в нижней части универсального корректировочного документа.
Обращаем внимание, что формой УКД предусмотрено место для проставления печатей (со стороны продавца и покупателя). Однако печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати не является препятствием ни для вычета НДС, ни для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. В то же время если проставить печать, то полное наименование продавца и покупателя (строки 11 и 15 формы УКД) можно не заполнять.
Универсальный корректировочный документ (УКД) для ERP 2.4.7 доработанный
Кроме того, у нас есть возможность сделать индивидуальную печатную форму для документа под нужды клиента.
В целях сокращения количества документов для первичного учета налогоплательщикам предоставлена возможность использования универсального передаточного документа на основе формы счета-фактуры. Использование универсального передаточного документа позволяет вместо нескольких форм первичных документов использовать одну.
Корректировочный счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня составления документов, служащих основанием для изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
После подписания квитанции Извещение о получении, необходимо ознакомиться с документом. Если документ корректен и не требует уточнения, примите документ.
Документ формируют на основании ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года («Закон о бухучете»), поскольку изменение цены товара после его отправки — это факт хозжизни организации, его надо подтвердить первичным учетным документом. Внешние печатные формы УПД, ТОРГ-12, Акта об оказании услуг, Счет-фактуры, Доверенности и Счета на оплату покупателю, актуализированы на последний релиз 3.0.71, поддерживают типовые факсимиле (новую галочку «Подпись и печать»), не содержат ошибок с новой ставкой НДС.