Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно документально оформить представительские расходы в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Документальное оформление представительских расходов
Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.
В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.
По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).
Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).
В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).
Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Что насчет «физиков»?
Как вы сами понимаете, вышеупомянутые примеры касаются юридических лиц или же их представителей. Однако в нашей стране функционирует множество компаний, которые оказывают услуги или же реализуют товары преимущественно физическим лицам. Бизнес, функционирующий в плоскости B2C, разве лишен возможности тратить деньги на представительские расходы? Может, при чем вполне реально. Если отталкиваться от писем Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, компания-поставщик имеет право тратить определенные суммы на эти цели при условии, если она (компания) ведет официальные деловые переговоры с физическим лицом с целью начала дальнейшего сотрудничества. Насколько бы данная формулировка не показалась прозрачной, из нее практически ничего не становится понятно. Как говорил Мюллер из «Двенадцати мгновений весны»: «Ясность – это одна из форм полного тумана». Как раз этот афоризм отражает суть написанного в НК РФ о представительских расходах. Вот, скажите, что значит «официальные деловые переговоры»? Может, под ними подразумевается обязанность физического лица надеть строгий костюм и направиться прямиком в офис компании? К сожалению, нормативная база не дает на этот счет прямого ответа, а также судебная практика настолько разрознена в этом вопросе, что даже приводить что-либо в пример нет объективного смысла. Так или иначе, ФНС практически никогда не сможет узнать о том, кто и во что был одет во время деловой встречи, а также и о месте, где она проводилась. Будем считать это существенным подспорьем для директоров тратить деньги на подобные нужды без оглядки на Букву Закона.
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.
Обратите внимание:
- указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
- финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
Документальное оформление представительских расходов
Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:
- Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контрагента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль.
- Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.
- Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.
- Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия пофамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия.
- Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.
Представительские расходы
Для установления взаимовыгодного сотрудничества компании устраивают деловые приемы и тем самым несут определенные представительские расходы. Конечно же, «упрощенцы» не вправе учесть такие затраты в расходах, но документально оформлять подобные операции необходимо.
Итак, налогоплательщики, применяющие УСН, не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Но никто не говорит, что «упрощенцы» не могут проводить такие операции за счет прибыли. Иными словами, расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог – и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п.п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ.
Поэтому организациям, применяющим УСН, как с объектом «доходы», так и с объектом «доходы минус расходы», главное в этом вопросе – документальное оформление факта хозяйственной жизни. Ведь от ведения бухгалтерского учета их никто не освобождает.
Подобные издержки представляют собой затраты фирм на проведение всевозможных переговоров (включая продукты питания, буфетное обслуживание), посещение гостями различных культпрограмм, нанятого со стороны переводчика, смета на прием.
Налоговый кодекс строго контролирует и ограничивает категории подобных издержек. Потому требуется грамотное составление отчетной налоговой документации и бухгалтерского учета, особенно в бюджетном учреждении, где за все платит государство.
Подобными издержками считаются затраты на сервис либо на приемы, сопровождение уполномоченных представителей, лиц, присутствующих на заседаниях правления либо прочих руководящих ячеек.
Роли не играет, где проводится встреча, в какое время или с каким числом участников переговоров.
Не важно, какой статус имеют приглашенные, результаты приема, заключены ли выгодные договора – подобные траты все равно будут попадать под эту категорию.
Для чего осуществляется оформление представительских расходов
Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:
- на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
- оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
- оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.
ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.
Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:
- расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
- соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).
Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.
Перечень подтверждающих документов
Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:
- приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
- смета ПР;
- отчет о расходах;
- акт о списании ПР.
Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:
- «Cмета на представительские расходы — образец»;
- «Составляем договор на представительские расходы — образец».
Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.
Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец».
Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.
Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:
- отчет о бизнес-мероприятии;
- первичку.
Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.
Официальный характер приема
Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.
При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат .
См. Письмо Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759, а также Письма УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/97007, от 16.05.2006 N 20-12/41851.
Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:
- программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
- список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или/и в программу этого мероприятия);
- отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).
Как оформить представительские расходы в 2018 году
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.
Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.
Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:
- приказ о проведении представительского мероприятия;
- смета фирмы по ПР;
- отчет по ПР;
- первичка, дополняющая отчет.
В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.
В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:
- отчета;
- первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.
В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:
- первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
- любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).
Какие бумаги оформить…
Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:
– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
– смета представительских расходов;
– первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;
– акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);
– отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).
Причем, если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:
– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
– дату и место проведения;
– программу мероприятий;
– состав приглашенной делегации;
– участников принимающей стороны;
– величину расходов на представительские цели.
Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.
И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.
НАША СПРАВКА
По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор – и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.