Трудовая книжка, кто делает в ней запись?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка, кто делает в ней запись?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Главный документ каждого официально работающего человека – трудовая книжка. В нее заносятся сведения о квалификации гражданина, смене им работодателя и о должностях занимаемых сотрудником. Также имеются сведения о поощрениях и наказаниях работника. Именно по указанным здесь данным можно восстановить, при необходимости, общий трудовой стаж.

Трудовые книжки. Заверение записей об увольнении.

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш Как получить трудовую книжку впервые? Часто граждане интересуются, где завести трудовую книжку? Это можно сделать при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить сотруднику данный документ при его фактическом отсутствии. Как правило он обращается к работодателю с заявлением. Образец заявления скачать В заявлении указывается причина отсутствия документа (не работал ранее). Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Как правило, на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ, трудоустроиться могут дети младше этого возраста. Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Хранение трудовых книжек Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Если в вашей организации нет отдельной должности кадровика, то запись в трудовую книжку будет делать лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек. Например, это может быть главный бухгалтер, бухгалтер, директор, финансовый директор, офис-менеджер. В любом случае, лицо назначается приказом руководителя компании.
Напомним, что в п.36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.

Если нет кадровика, то запись делает сотрудник ответственный за ведение кадрового производства на предприятии. Это может быть и секретарь или делопроизводитель.
Традиционно подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, оформляется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)».

Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.

Законодательство прямо не указывает, кто должен вносить записи об увольнении в трудовую книжку сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек.

Нет кадровика кто ведет кадры

Существует еще множество документов, которые тоже должны быть на предприятии, например положение о командировках – если сотрудники отправляются в командировки, положение о ненормированном рабочем дне – если у работников он есть, а также документы по воинскому учету граждан и т.д. Но это уже более специфические документы. Некоторые особенности кадрового учета Вышеприведенный список документов желательно подготовить, хранить и соответствующим образом вести. Однако чтобы облегчить себе исполнение обязанностей по ведению кадрового учета есть несколько моментов, которые тоже надо учитывать. Первое. Если индивидуальный предприниматель впервые принимает сотрудника на работу, то ему в отличие от юридического лица необходимо зарегистрироваться в своих территориальных органах Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования в качестве работодателя.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.

Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.

Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

• Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
• Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
• Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
• Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
• За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.

«Горячие» новости для кадровиков на самоизоляции.

• Можно ли принять работника на работу в нерабочие дни?

Для заключения трудовых договоров в нерабочие дни, которые объявлены на период самоизоляции, никаких ограничений нет. Именно такое пояснение дали в Роструде. На нерабочий день может приходиться и дата начала работы. А вот как оформить такое трудоустройство? На это вопрос в Роструде не дали пока четкого ответа. Позиция первая: текущая ситуация не отменяет общих требований к порядку трудоустройства, установленного трудовым кодексом. Позиция вторая: в условиях пандемии возможно оформлять трудовые отношения путем обмена электронными образцами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.

• Выдавать ли в нерабочие дни документы по требованию работника?

Работодатель в обычных условиях обязан по письменному заявлению работника не позднее чем через 3 рабочих дня выдать работнику трудовую книжку и другие кадровые документы. Но ведь формально с 30 марта рабочих дней нет. В Роструде пояснили, что обязанность по выдаче документов, связанных с работой, зависит от того, продолжает ли организация свою деятельность. Если организация продолжает работать, выдать работнику копии документов необходимо.

• Сокращены сроки подачи сведений в ПФР о принятии на работу или увольнении.

Какие качества нужно развивать

Стать хорошим специалистом в кадровом учёте, вам поможет целенаправленное развитие таких качеств, как:

• Терпение (работа с документами зачастую занимает достаточно много времени и терпит того, чтобы от неё лишний раз отвлекались)

• Аккуратность (вы будете оформлять и подготавливать важные бумаги, которые не терпят помарок)

• Внимательность (одна ошибка в документах может привести к негативным последствиям для организации и даже лично для вас, будьте внимательным)

• Пунктуальность (ваш труд таков, что вы не можете отложить исполнение своих обязанностей в долгий ящик, надо всё делать своевременно)

Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.

Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.

Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:

1. ТК РФ. 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения. 10.10.2003, где содержится инструктаж.

Также каждому важно знать следующие моменты:

• Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
• Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
• Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.

Трудовые книжки. Заверение записей об увольнении.

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш Как получить трудовую книжку впервые? Часто граждане интересуются, где завести трудовую книжку? Это можно сделать при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить сотруднику данный документ при его фактическом отсутствии. Как правило он обращается к работодателю с заявлением. Образец заявления скачать В заявлении указывается причина отсутствия документа (не работал ранее). Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Как правило, на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ, трудоустроиться могут дети младше этого возраста. Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Хранение трудовых книжек Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Если в вашей организации нет отдельной должности кадровика, то запись в трудовую книжку будет делать лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек. Например, это может быть главный бухгалтер, бухгалтер, директор, финансовый директор, офис-менеджер. В любом случае, лицо назначается приказом руководителя компании.
Напомним, что в п.36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.

Если нет кадровика, то запись делает сотрудник ответственный за ведение кадрового производства на предприятии. Это может быть и секретарь или делопроизводитель.
Традиционно подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, оформляется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)».

Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.

Законодательство прямо не указывает, кто должен вносить записи об увольнении в трудовую книжку сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек.

Однако существует несколько вариантов развития событий, при которых возникает необходимость в том, чтобы обзавестись новым документом. Это может быть:

• потеря трудовой книжки;
• желание скрыть информацию о предыдущей работе от нового работодателя;
• переезд на новое место жительства, когда документы оставлены на прежнем месте работы.

Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

---

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем…»

---

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте, только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
• режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
• условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Подготовьте документы:

1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• 15 правил для внесения сведений в унифицированную форму № Т‑3 (штатное расписание) 554.8 КБ

Главный документ каждого официально работающего человека – трудовая книжка. В нее заносятся сведения о квалификации гражданина, смене им работодателя и о должностях занимаемых сотрудником. Также имеются сведения о поощрениях и наказаниях работника. Именно по указанным здесь данным можно восстановить, при необходимости, общий трудовой стаж.

Поэтому во избежание трудовых споров записи в трудовой книжке сотрудника рекомендуется заверять подписью руководителя организации. Кроме того, в связи с увольнением сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, работодатель может назначить приказом другое ответственное лицо. В этом случае записи в трудовой книжке увольняемого сотрудника вправе заверить вновь назначенное лицо, ответственное за ведение книжек.

При увольнении внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и работника. Как оформляются эти подписи? Должен ли работник писать какое-нибудь слово, кроме собственно своей подписи, например, слово «Заверяю» или «Ознакомлен»? Трудовые книжки не раз хотели отменить. Якобы они безнадежно устарели, и в современных экономических условиях с электронным документооборотом между государственными органами и внебюджетными фондами этому документу уже нет места. Хотя, по правде сказать, важность и полезность этого векового документа трудно переоценить.

Разъяснения Роструда: обязанности бухгалтерии и отдела кадров

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы. Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой службы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных. Это: – правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ); – штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6); – график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ). Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62). Документы в тему

Документ	Поможет вам
ТК РФ	Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы
КоАП РФ	Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства

Что нужно сделать кадровику на новом месте работы

Отвечая на вопрос о том, кто делает запись в трудовой книжке, нужно отметить наиболее распространенные ошибки. Они могут стать причиной существенных проблем, вплоть до признания записи недействительной, а значит, и списания стажа. Решить такие проблемы конечно, можно, но это может потребовать много сил, времени и денег.

Наиболее распространенная ошибка заключается в том, что кадровый работник, главный бухгалтер либо сам директор компании при внесении записи использует сокращения. Такая запись считается недействительной, поскольку в правилах ведения и оформления трудовых книжек Российской Федерации и в Трудовом кодексе это строго запрещается. Именно поэтому при ознакомлении с записью, работник должен обратить внимание на данный нюанс и поставить работодателя в известность.

Очень часто кадровики неправильно толкуют требования о точности внесения информации в трудовую книжку. Каждая запись в трудовой документ должна вноситься на основании приказа. И хотя инструкция ведения трудовых книжек требует точности отображения данных из приказа, оттуда нужно брать исключительно самую важную информацию. В отличие от приказа, запись в трудовой должна содержать информацию о том, куда, кем и когда человек был принят на работу. Все остальные подробности нужно опускать, поскольку это также может стать причиной признания записи недействительной.

Частично решить проблему работодателю поможет использование специального штампа, оттиск которого может полностью заменять наименование организации и его сокращение, что может служить заменой ручному внесению. Также есть возможность исправить ошибку, признав запись недействительной и добавив в трудовую новую информацию с новым порядковым номером. Делается это в соответствии с требованиями о признании записи недействительной, которые полностью описаны в Трудовом кодексе РФ и Правилах ведения и оформления трудовых книжек.

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

В день увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку. При этом предстоит заполнить книжку строго в необходимых формулировках. Частая ошибка — сокращение «ст.» вместо «статьи» ТК РФ вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации». И это не просто формальность — если написать «ТК РФ», работник лишиться пенсии.

В какой срок нужно уведомлять орган по труду, занятости и социальной защите, если в организации появилась вакансия?

Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме. Шаг 1.

Кадровик записывает документ больничный, отпуск и т.д, а бухгалтер заходит в этот документ и производит расчет документа.

Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме.

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

Руководитель может поручить ведение учета сторонней аутсорсинговой компании по договору за ежемесячную плату. Но когда место организовано, и вас берут, нужно составить доверенность, издать приказ о назначении и подписать акт приемки-передачи документов.

В соответствии с ТК РФ и Законом РФ от 11 марта 1992 г. № 2490-I «О коллективных договорах и соглашениях» (с изменениями от 24 ноября 1995 г., 1 мая 1999 г., 30 декабря 2001 г., 29 июня 2004 г. – далее по тексту – Закон РФ «О коллективных договорах…») коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

ТК РФ содержит неоднозначные положения по вопросу обязательности заключения коллективного договора на том или ином предприятии. С одной стороны в ст. 22 ТК РФ содержится право работодателя на ведение коллективных переговоров и заключение коллективного договора, с другой стороны в этой же статье, во второй части содержится обязанность работодателя вести коллективные переговоры, а также коллективный договор в порядке, установленном ТК РФ. Представляется, что такая противоречивость норм одной и той же статьи ТК РФ обусловлена положением ст. 36 ТК РФ, в котором предусматривается возможность проявления инициативы по проведению коллективных переговоров как со стороны работодателя, так и со стороны работника. Но при этом необходимо учитывать, если со стороны работников такой инициативы не последует, то обязанность работодателя организовать ведение коллективных переговоров в порядке, предусмотренным действующим законодательством и заключить коллективный договор. Таким образом, независимо от инициативы той или иной стороны заключение коллективного договора является обязательным для любой организации.

Процедура заключения коллективного договора предусмотрена ТК РФ и Законом РФ «О коллективных договорах…». В соответствии с указанными нормативными актами порядок заключения коллективного договора следующий.

Прежде всего, должны быть определены представители каждой из сторон. Со стороны работодателя представителем является, как правило, либо руководитель предприятия, действующий на основании Устава, либо иное уполномоченное на это лицо, но при этом полномочия такого лица в обязательном порядке должны быть документально подтверждены (доверенность, решение общего собрания учредителей или учредителя и т. п.). Со стороны работников представителем может выступать профсоюзная организация, а в случае ее отсутствия иной представитель работников. Как правило, для избрания такого представителя работников собирается общее собрание работников, на котором избирается представитель (представители) работников для участия в коллективных переговоров, подготовке проекта коллективного договора и его подписания от имени работников предприятия. Решения такого собрания оформляются протоколом общего собрания работников, который должен быть подписан председателем и секретарем собрания.

После избрания представителей стороны приступают к определению порядка, сроков разработки проекта и заключения коллективного договора, места проведения и повестки дня переговоров. Решение по указанным вопросам должно быть оформлено приказом по организации.

После решения всех организационных вопросов начинаются непосредственно коллективные переговоры, в ходе которых разрабатывается проект коллективного договора. В соответствии с новой редакцией ч. 2 ст. 41 ТК РФ в коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам: формы, системы и размеры оплаты труда; выплата пособий, компенсаций; механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, ровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков; улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи; соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества; экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением; оздоровление и отдых работников и членов их семей; частичная или полная оплата питания работников; контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора; отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора; другие вопросы, определенные сторонами.

В случае достижения сторонами согласия по всем вопросам, которые на их усмотрение должны быть включены в коллективный договор, готовится его окончательная редакция в трех экземплярах. Коллективный договор подписывается представителями обеих сторон. В случае если к коллективному договору будут присоединены приложения, то они также должны быть подписаны с обеих сторон.

Подписанный сторонами коллективный договор с приложениями в семидневный срок направляется работодателем в соответствующий орган по труду по месту нахождения организации для уведомительной регистрации. Вступление коллективного договора, соглашения в силу не зависит от факта их уведомительной регистрации.

При осуществлении регистрации коллективного договора, соответствующий орган по труду выявляет условия, ухудшающие положение работников по сравнению с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор, а также в соответствующую государственную инспекцию труда. Условия коллективного договора, соглашения, ухудшающие положение работников, недействительны и не подлежат применению.

Как правило, на регистрацию представляется не менее трех экземпляров коллективного договора и не менее двух экземпляров протокола его утверждения. При этом один экземпляр коллективного договора и один экземпляр протокола остаются в органе по труду, а остальные экземпляры с отметкой о регистрации возвращаются сторонам коллективного договора.

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором. Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет. Коллективный договор сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации. При смене формы собственности организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение трех месяцев со дня перехода прав собственности. При реорганизации организации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока реорганизации. Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном ТК РФ для его заключения.

Таким образом, помимо самого коллективного договора, который должен быть подписан со стороны работников и работодателя, на предприятии должны быть следующие документы, связанные с заключением коллективного договора:

А) решение учредителей (учредителя) об избрании представителя работодателя, в случае, если руководитель таким представителем не является;

Б) решение общего собрания работников, на котором избирается представитель(и) работников;

В) приказ работодателя об определении порядка, сроков разработки проекта коллективного договора и заключения коллективного договора, места проведения и повестки дня переговоров.

После того, как коллективный договор будет окончательно принят и зарегистрирован, с ним необходимо ознакомить каждого работника, в том числе вновь принимаемых на работу работников. Запись об ознакомлении с коллективным договором можно внести либо в отдельный журнал ознакомления с коллективным договором, либо делать соответствующую отметку с росписью работника на трудовом договоре.

Помимо вышеперечисленных локальных нормативных актов на практике у любого работодателя, как правило, возникает необходимость в создании дополнительных локальных нормативных актов. В принципе законодателем не установлено никаких запретов на создание дополнительных документов по кадровому учету при условии соответствия содержащихся в них положений нормам действующего трудового законодательства. Поэтому работодатель по своей инициативе или инициативе работников (их представительного органа) может разработать и применять любой удобный для него локальный акт в сфере труда. Но, как правило, основными наиболее часто применяемыми в кадровом учете являются следующие локальные нормативные акты:

1. Должностная инструкция.

2. Положение об оплате и стимулировании труда работников.

3. Штатное расписание.

4. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны организации.

5. Положение о порядке обработки персональных данных работников, их правах и обязанностях в этой области.

1. Должностная инструкция, как правило разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот документ работодателем, то есть руководитель ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения, и, как правило, заверяется печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием. Должностная инструкция разрабатывается применительно к каждой должности, в том числе и для руководителя предприятия. В случае, если речь идет о должностной инструкции руководителя предприятия, то данный документ утверждается учредителем (учредителями). Как правило, структуру должностной инструкции образуют несколько разделов. Такими разделами могут быть, например:

А) общие положения (дается, как правило, точное наименование должности работника указывается, кому непосредственно подчиняется работник данной профессии, какие требования предъявляются к уровню образования и стажу для работников, замещающих указанную должность, предусматривается основная задача работника, занимающего должность, какими нормативными актами, правилами, стандартами он должен руководствоваться при осуществлении трудовых обязанностей);

Б) должностные обязанности (в этом разделе необходимо очень четко, подробно и последовательно изложить все те обязанности, которые вменяются работнику. От правильности и полноты изложения указанного раздела в дальнейшем будет зависеть то, выполнение каких именно обязанностей сможет требовать от работника указанной должности. Причем, чем конкретнее и доступнее будут изложены указанные обязанности работника, тем больше вероятность их исполнения со стороны работника и тем проще контроль за их выполнением со стороны работодателя. Основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г.) – далее по тексту Квалификационный справочник. Как указывается в самом Квалификационном справочнике его положения могут служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

В) права (в данном разделе указываются права, работника, занимающего указанную должность, позволяющие оптимальным образом организовать его труд. В частности здесь может указываться право работника получать необходимую для него информацию от работников других должностей, право на определенные условия организации трудового места и т. п.);

Г) ответственность (предусматриваются условия наступления ответственности для работника, вид ответственности, порядок привлечения к ответственности).

Кроме того, существует два варианта ознакомления работников с должностной инструкцией. Первый вариант предусматривает создание должностной инструкции отдельно для каждого работника, в том числе занимающих одинаковые должности. В этом случае должностная инструкция предусматривает только одну подпись – именно этого работника. Преимуществом этого варианта является то, что в случае необходимости внесения каких-либо изменений в должностную инструкцию при приеме нового работника, нет необходимости заново знакомить всех остальных работников той же должности с новой должностной инструкцией. Во втором варианте каждой должности соответствует одна должностная инструкция, в которой поочередно расписываются после ознакомления все работники занимающие эту должность. Такой вариант удобен тем, что позволяет экономить время и исключает накопление дополнительных документов, как в первом случае. В любом случае право выбора за наиболее удобным вариантом – у организации.

2. Положение об оплате и стимулировании труда работников. Данный документ также разрабатывается и утверждается работодателем в лице его представителя руководителя предприятия. Необходимость в указанном документе возникает в том случае, если на предприятии имеются системы оплаты труда, отличающиеся от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием. Так, например, в случае повременной системы оплаты труда необходимо установить ставку оплаты труда работников в единицу времени. В случае необходимости и желания дифференциации оплаты труда в указанном документе можно установить различные коэффициенты (например, за продолжительность работы на данном предприятии), надбавки (в случае расширения зон обслуживания и т. п.). Кроме того, указанный документ позволяет установить систему премирования, которая может зависеть от различных показателей, применимых к данному предприятию. Например, определенный процент в случае выполнения плана продаж, или в случае заключения определенного количества договоров, и т. п. Такой документ позволяет гибко регулировать систему оплаты труда на предприятии, стимулировать работников к успехам в труде и повышать производительность труда в целом.

Как правило, Положение об оплате и стимулировании труда работников также состоит из нескольких разделов, в качестве примерной структуры может быть названа следующая:

А) Общие положения (в данной части определяется система оплаты труда, указываются цели установления именно такой системы оплаты труда, в качестве которых могут быть, например, названы, повышение мотивации к труду работников, обеспечение материальной заинтересованности работников в улучшении качественных и количественных результатов труда, стимулирование творческого и ответственного отношения к работе.

Б) Характеристика системы оплаты труда (в данном разделе необходимо изложить основные условия и принципы выбранной системы оплаты труда, указать конкретный расчет, привести необходимые коэффициенты и ставки).

В) Надбавки (указываются случаи, при которых работнику может быть назначена надбавка, может быть также указано, что надбавка устанавливается в твердой денежной сумме или в процентном отношении к месячному (должностному) окладу на определенный срок или на срок действия трудового договора и т. п.).

Г) Премирование (указываются виды и размеры премий, которые предусмотрены на данном предприятии, случаи премирования работников может быть также указаны определенные даты, к которым приурочивается выплата премия или достижение определенных периодов работы, например, по итогам года и т. д.).

3. Штатное расписание. Форма указанного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 г. – унифицированная форма № Т-3. В соответствии с разъяснениями, изложенными в вышеназванном Постановлении, штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Кто ставит подпись в трудовой книжке при увольнении если нет отдела кадров

Правила форума Быстрый переходМой кабинетЛичные сообщенияПодпискиКто на форумеПоиск по форумуГлавная страница форумаНалогообложение и бухгалтерский учет Общая система налогообложения (ОСНО) Учет в НКО Специальные режимы налогообложения (УСНО, ЕНВД) Бюджетный учет Применение КБК и КОСГУ Государственные закупки и иные тендеры Налоги и сборы НДС Налог на прибыль Налог на имущество организаций Транспортный налог Земельный налог Акцизы Прочие налоги Валюта, экспорт, импорт Зарплата и кадры Начисление заработной платы Зарплатные налоги и сборы Отпуск, компенсации Больничные листы Пособия Командировки Работники-иностранцы Оформление кадровых документов Вопросы и темы от крымчан в связи с переходным периодомВ помощь бухгалтеру, аудитору, юристу Расчеты Расчеты наличными Безналичные расчеты Электронные деньги Налоги и право.

Юридические вопросы. Инфо Кадровики и делопроизводители обычно хорошо

О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки

Напишите в заявлении, что оригинал документа утерян. Конечно, можно объяснить все как есть, а заодно и упрекнуть бывшего работодателя в том, что в свое время он проглядел непригодный документ, но разве от этого что-нибудь изменится? К тому же в Правилах ведения трудовых книжек ничего не сказано о том, как поступать в том случае, если запись о трудовом стаже сделана на бланке неустановленного образца*.

Мы бы и сами выписали вам дубликат, но по закону это положено делать только по последнему месту работы», — пояснил руководитель отдела кадров. Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления Работник последовал совету и вскоре принес дубликат трудовой книжки установленного образца, оформленный по всем правилам**.

Ошибка 10: при извещении работника о ежегодном основном отпуске

Работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под роспись. Это надо сделать за две недели до его начала, не позднее (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если отпуск работнику предоставляется по графику отпусков, то не работник пишет заявление, а именно работодатель обязан известить работника. Это может быть персональное письменное извещение. Или работодатель может утвердить свою форму графика отпусков, дополнив форму № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись».

Специалисты Роструда в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 разъясняют, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также чиновники считают допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска.

Похожие записи:

• Без кадастрового номера не совершить сделки с недвижимостью
• Как расторгнуть договор купли-продажи недвижимости?
• Кому откажут в пособиях в 2023 году: актуальные правила получения выплат