Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила внесения записей в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ТК РФ предусмотрено несколько вариантов трудоустройства граждан на временных условиях. Первым шагом является заявление работника с просьбой узаконить его трудовую деятельность на определенный срок. Специалист отдела кадров при приеме временного сотрудника делает соответствующую запись в трудовой книжке и заводит личную карточку нового сотрудника. В записи может быть отражен временный перевод (например, с одного объекта на другой), перевод по совместительству (когда работник занимает сразу две должности, одна из которых ограничивается по времени), перемещение или трудоустройство по срочному трудовому договору (например, на период сезонных работ).
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Вносятся ли сведения?
Итак, делается ли запись в трудовую книжку и нужно ли вносить данные сведения? Согласно нормам ч. 1 статьи 66 ТК РФ, организация, в которую временно устроился сотрудник, обязана вести его трудовую книжку и хранить её согласно регламенту. При этом в неё должна быть внесена запись о трудоустройстве, соответствующая сведениям, внесённым в договор, заключённый между работником и работодателем (узнать о том, как заключается срочный трудовой договор, а также посмотреть образец документа, можно здесь).
Исключение составляют случаи совместительства, которые отменяют обязанность работодателя на ведение книжек совместителей.
ВАЖНО: Сведения о приёме на работу требуется внести не позднее 5 календарных дней, которые отсчитываются с первого рабочего дня.
Особенности расторжения
Прекращение срочного трудового договора имеет некоторые особенности. При определенных обстоятельствах он может быть автоматически продлен, чем приобретет уже статус бессрочного. Происходит это в случаях, когда ни одна из сторон при окончании срока действия документа не выразила желания прекратить трудовые отношения.
Прекращение срочного трудового договора должно сопровождать направление от работодателя письменного предупреждения сотруднику о завершении контракта. Уведомление необходимо передать не менее чем за 3 дня до окончания срока. Исключение – выполнение работы за отсутствующее лицо.
Учтите, что при отсутствии предупреждения увольнение должно произойти либо с согласия сотрудника, либо на общих основаниях.
Момент окончания срочных трудовых отношений может быть следующим:
| Основание | Момент окончания |
| Завершение работ | Подтверждает соответствующий документ. Например, акт об их окончании. |
| Замещение иного сотрудника | Выход его на работу |
| Окончание периода | В отношении сезонных работ – наступление определенной календарной даты либо климатического (температурного) минимума/максимума |
Для оформления обычно используется бланк Т-8. В нем заполняются поля:
- работодатель (полное или сокращенное наименование);
- номер документа;
- дата составления;
- дата подписания и номер трудового договора;
- день увольнения;
- сведения о работнике (ФИО, номер, место работы, должность);
- основания расторжения договора;
- ссылка на ТК, в соответствии с которой происходит увольнение;
- подписи руководящего лица и увольняемого.
Утвержденный приказ является документом-основанием для расчет всех полагающихся работнику выплат. Основания для расторжения трудового договора могут быть различными, в зависимости от того, кто являлся инициатором увольнения:
- по соглашению сторон
- по собственному желанию
- по истечению срока действия срочного договора
- за нарушение трудовой дисциплины и т.д.
Вносятся ли сведения?
Итак, делается ли запись в трудовую книжку и нужно ли вносить данные сведения? Согласно нормам ч. 1 статьи 66 ТК РФ, организация, в которую временно устроился сотрудник, обязана вести его трудовую книжку и хранить её согласно регламенту. При этом в неё должна быть внесена запись о трудоустройстве, соответствующая сведениям, внесённым в договор, заключённый между работником и работодателем (узнать о том, как заключается срочный трудовой договор, а также посмотреть образец документа, можно здесь).
Исключение составляют случаи совместительства, которые отменяют обязанность работодателя на ведение книжек совместителей.
ВАЖНО: Сведения о приёме на работу требуется внести не позднее 5 календарных дней, которые отсчитываются с первого рабочего дня.
Специфическим случаем считается ситуация, когда увольнять приходится беременную сотрудницу. Закон предусматривает невозможность проведения такой процедуры даже после окончания действия временного соглашения. Наниматель обязан продлить контракт с ней на весь период беременности. Для этого женщина должна написать заявление и приложить к нему медицинские документы, подтверждающие ее положение.
Датой расчета будет считаться:
- день окончания отпуска по беременности и родам (если он ей предоставлялся);
- если отпуск не предоставлялся, тогда в течение 7 дней после того, как наниматель получил сведения, что женщина уже стала матерью.
О тонкостях законодательства
Делается ли запись в трудовую книжку при срочном трудовом договоре? Нужна ли трудовая?
Так как сведения, вносимые в книжку при поступлении работника на предприятие или к индивидуальному предпринимателю, представляют собой документ особой важности, вносить в ТК требуется все записи по просьбе работника.
Если он работает по трудовому договору постоянно – независимо от его желания. При этом к вносимым сведениям предъявляют жёсткие требования.
Однако вопрос о срочном трудовом договоре является не совсем однозначным и требует специального рассмотрения.
Срочный трудовой договор в трудовой книжке характеризуется тем, что место работы специалисту предоставляется на достаточно короткий срок или период, не превышающий 5 лет (ст.58 ТК РФ).
Иногда, таким образом, работодатель осуществляет трудоустройство заместителя на место:
- ушедшего в отпуск по уходу за ребёнком;
- выбывшего в длительную командировку;
- повышающего квалификацию.
Такое действие правомерно, если основной сотрудник находится в медицинском учреждении на длительном обследовании или излечении.
Главное свойство такого вида договоров – наличие сведений о том, когда основной работник вернётся к своим обязанностям. Эти точности допускают установление сроков, в течение которых заключаемый сторонами ТД будет считаться действующим.
Прием по срочному трудовому договору обычно применяется при трудоустройстве сезонных рабочих, с условием:
- предусмотренного временного срока работы;
- отсутствия оформления по договору подряда.
Условия оформления договора регламентированы ст.59 ТК РФ, обязательным является указание сроков принятия на работу, а также – сроков прекращения трудовых отношений.
При этом, в договоре следует объяснить причину определения сроков его действия, например, пояснив, что характер работ требует временного приёма специалиста:
- для проведения аудита;
- мониторинга;
- специального учебного курса и т.п.
На основании обозначенных положений договора издаётся приказ. Приказ является причиной и условием, допускающим заполнение трудовой книжки.
Сотрудник, принятый на временной основе, обладает всем комплексом прав и обязанностей, как и занятый постоянно.
Установленный на законодательном уровне срок трудового договора максимально составляет не более 5 лет.
Различие заключается только в срочности исполнения трудовых функций. Они обладают возможностями, предписанными ФЗ №81 от 19.05.1995.
Заключать временные договоры несколько раз подряд нельзя. Такие действия для работодателя влекут привлечение к административной ответственности на основании
ст.5.27 КоАП РФ
.
Ситуации, когда необходимо привлечь к работе сотрудника на условии временного замещения, могут быть самые разнообразные. К таким ситуациям можно отнести следующее:
- поездка подчиненного в длительную командировку;
- учеба работника с отрывом от работы;
- отпуск;
- болезнь и прочее.
Трудовой кодекс РФ разъясняет, как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу временно, и предлагает работодателям много вариантов замещения отсутствующего сотрудника:
- временный перевод другого работника на должность отсутствующего,
- перемещение,
- прием на работу по совместительству,
- заключение срочного или гражданско-правового договора.
После подписания гражданского правового или срочного договора о сотрудничестве между работодателем и временным сотрудником факт соглашения отражается кадровым работником в трудовой книжке. Данная процедура в основном проводится в течение пяти дней с момента подписания договора.
Чтобы правильно сделать запись о временном трудоустройстве, необходимо выполнить пять поэтапных действий.
- До текста записи о временном трудоустройстве потребуется написать от руки наименование организации или же поставить штамп (печать) предприятия.
- Далее в первой графе раздела со сведениями о работе ставится порядковый номер (ниже названия предприятия).
- Во второй графе указывается дата внесения отметки (арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг). Дата должна соответствовать дню приема на работу, который указан в трудовом соглашении.
- В третьей графе пишется следующее: «Принят(а) на работу в подразделение на должность (или же по специальности) временно до выхода отсутствующего сотрудника из отпуска». Запись должна быть сделана без сокращений.
- После того, как была сделана правильная запись в трудовой книжке при приёме временно, в четвертой графе отмечается ссылка на распоряжение руководства, которое является основанием для ее внесения. Все сведения заверяются печатью предприятия.
Исправить ошибку при внесении записи о трудоустройстве на временных условиях можно несколькими способами. Один из них подразумевает обращение к нынешнему (бывшему) работодателю с соответствующей просьбой о внесении изменений в трудовую книжку. Исправление записи следует выполнять в таком порядке:
- после неправильной записи ставится следующий порядковый номер и вносится информация о том, что «Запись №ХХ признана недействительной»;
- ниже делается следующая порядковая нумерация и записывается правильная запись о приеме на работу на временных условиях.
В таком же порядке проводится исправление других отметок о приеме/переводе/ увольнении сотрудника путем признания ошибочных данных недействительными.
Запись в трудовой книжке об увольнении
При увольнении работника также как и при его приеме необходимо издать приказ. В приказе указывается дата, а также причина увольнения сотрудника. В нашем случае увольняется срочный сотрудник в связи с тем, что завершен срок действия договора.
При внесении записи в трудовую книжку следует поставить дату, которая соответствует дате, указанной в срочном трудовом договоре и в приказе об увольнении. После этого вносятся сведения об увольнении. Остальные записи в книжке соответствуют тем, что вносились при приеме на работу. Основное отличие будет заключаться в том, что при внесении записи об увольнении ставится печать компании-работодателя. Это является подтверждением того, что трудовая деятельность работника в данной компании завершена.
Важно! Трудовую книжку работнику следует выдать в день увольнения (последний рабочий день) под роспись.
Когда работодатель вправе, а когда обязан оформить временный перевод
Под временным переводом понимается временное изменение трудовой функции или структурного подразделения. При временном переводе за сотрудником сохраняется его прежнее место работы.
При временном переводе меняется трудовая функция работника, то есть обязанности и должность. Недостаточно просто изменить трудовые обязанности, работника нужно перевести на другую должность.
Если у работника меняется только название должности, трудовые обязанности не меняются, переводом это оформлять не нужно. В этом случае, можно говорить о переименовании должности. Чтобы это оформить, нужно внести изменения в штатное расписание и трудовой договор.
Еще по теме:
Как временно перевести работника на удаленку?
Чаще всего перевода происходит по инициативе работодателя. Но, в ТК РФ предусмотрены случаи, когда работодатель может перевести работника без его согласия и случаи, когда работодатель обязан предложить работнику временный перевод.
| Работодатель обязан предложить временный перевод | Работодатель вправе временно перевести работника без его согласия, в случае |
| Если работник по состоянию здоровья нуждается в переводе в соответствии с медицинским заключением. Ст. 73 ТК РФ | Катастроф природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясение, эпидемии и любых исключительные случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Ст. 72.2 ТК РФ. |
| Если у работника закончился либо приостановлен срок действия, специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права). Ст. ст. 83 ТК РФ. | Простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера) Ст. 72.2 ТК РФ. |
| Необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества и замещения временно отсутствующего работника Ст. 72.2 ТК РФ |
Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу: вносим по правилам
- В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
- Во второй – впишите дату.
- Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
- В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.
Если вы вносите запись в трудовую впервые, нужно быть крайне внимательным. Следуя установленному алгоритму, на основании представляемых для внесения записей инструкций, не сложно внести сведения о приёме на работу даже тогда, когда работник устраивается на предприятие или в иную организацию без трудовой. Главное – опираться на их концептуальные положения.
Декретный отпуск временному работнику
Если срок заключенного трудового договора истекает в период беременности временной сотрудницы, поступить ей следует так: написать заявление на имя работодателя, к которому приложить справку из медицинского учреждения, которая подтверждает наличие беременности. В этом случае срок трудового договора будет продлен до окончания беременности.
Раз в три месяца сотрудница должна предоставлять подобную справку работодателю.
Уволить временную сотрудницу, находящуюся в состоянии беременности можно, но только если она исполняла обязанности отсутствующего работника, который готов выйти на свое место. Работодатель, в свою очередь, обязан предложить временной сотруднице все вакансии, которые есть в наличии и соответствуют ее навыкам и состоянию здоровья.
Если договор не будет расторгнут до наступления декрета, обязанность осуществить все выплаты ложится на работодателя.