Правила написания объяснительной записки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила написания объяснительной записки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если смотреть по закону, то у сотрудника нет обязанности писать объяснительную записку — только право. Однако лучше не вступать в прямую конфронтацию с работодателем и составить этот документ в произвольной форме в тот же день, когда попросят. Написание объяснительной также может стать поводом для обсуждения действующих в компании правил и уточнения ряда давно волновавших вас вопросов.

Правила составления объяснительной

Как писать объяснительную правильно — непростой вопрос. Дело в том, что регламентированных правил написания записок, которые объяснят инцидент с сотрудником на работе, в России не существует.

Однако для объяснительной действуют общепринятые правила:

• в ней 2 блока — описательный (что произошло) и объяснительный (почему произошло);
• адресуется непосредственному руководителю или другому вышестоящему лицу;
• объясняет, что произошло на работе или по пути на место работы;
• в ней нет выводов и просьб — только констатация фактов.

Обычно объяснительная записка пишется на имя генерального директора компании или предприятия. В правом верхнем углу указывается адресат документа и его составитель (с ФИО и должностью).

Далее посередине листа ставится название документа — «Объяснительная записка». Иногда можно написать только его, иногда следует добавить вид документа — например, «Объяснительная записка об отсутствии на работе».

После названия необходимо от первого лица описать саму суть проблемы с указанием своих фамилии, имени, отчества и даты, когда произошло событие.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — официальная бумага, нужная для того, чтобы сотрудник доложил начальнику причины различных ситуаций на рабочем месте. Такими ситуациями могут быть прогулы, опоздания, потери особо важных документов и так далее. Ещё часто объяснительные записки требуются, когда были просрочены сдачи отчетов, не предоставлена требуемая информация и часто есть прогулы. Объяснительная записка нужна для руководства, чтобы понять истинные причины и виновников. Поэтому особенно важно грамотно и правильно составлять ее для избегания или смягчения ответственности.

Отказ писать объяснительную записку приравнивается к тому, что сотрудник признаёт свою вину и карается дисциплинарным взыванием или же увольнением.

Образцы объяснительных записок

В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.

Лучше всего следователь таким правилам:

• писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
• писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
• постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
• объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
• во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия;
• хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
• грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение¹. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка – это документ, с указанием причины, по которой человек совершил или не совершил определенное действие. Чаще объяснительная используется на предприятиях, где работники обязаны соблюдать установленную трудовую дисциплину. При нарушении обязательств (невыполнение поставленных задач, опоздание на работу и т.д.) необходимо написать на имя руководителя записку, в которой описывается причина нарушения.

Работники обязаны следовать требованиям Трудового Кодекса РФ, а также локальным нормативным актам. Обязанности сотрудников содержит и трудовой договор, который подписывается гражданином РФ при зачислении в штат работников предприятия. При невыполнении требований, а также в случае нарушения трудовой дисциплины, человек привлекается к дисциплинарной ответственности. Дисциплинарные взыскания бывают двух видов:

• замечание;

• выговор.

При серьезном нарушении, человека увольняют с указанием соответствующих оснований. Виды дисциплинарных взысканий установлены Трудовым кодексом РФ, статьей 192.

Для расследования проблемы, возникшей в трудовых условиях, обязательно составляется объяснительная записка. Работник мог нарушить правила вследствие не предоставления руководителем необходимого оборудования, а также вследствие собственной халатности. Для определения истинной причины необходимо составить объяснительную.

Оформление документа осуществляется не только на предприятии, где человек работает согласно Трудовому договору. Существуют несколько разновидностей объяснительных записок:

• документ, составление которого осуществляется при выявлении факта нарушения;

• документ, в котором разъясняются причины не выполнения требований (это может быть как опоздание на работу, так и в школу);

• документ, составленный в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (составляется родителями для объяснения причины отсутствия ребенка в школе и т.д.).

Вне зависимости от ситуации, формат составления объяснительной записки одинаковый. Главная задача составителя – предоставление подробных фактов в хронологическом порядке. Обязательно требуется обоснование мотивов или причин совершения определенных действий.

Согласно законодательству Российской Федерации, потребовать предоставление объяснительной записки может только руководитель (уполномоченное лицо) у работника предприятия. Составление документа позволяет разобраться в возникшей ситуации. Примечательно, что работник имеет право отказаться от написания объяснительной записки. Особенно в том случае, если вина человека будет подтверждена прямо или косвенно. При отказе работнику ничего не будет. Почему так? Давать свидетельства против себя никто не согласится. Наконец, работник имеет право отказаться на законных основаниях, опираясь на Трудовой кодекс Российской Федерации. Но в некоторых ситуациях, составить объяснительную записку рекомендуется. Особенно, если невозможно избежать увольнения. При отказе в данной ситуации, предприятием составляется соответствующий акт. Наконец, сам работник подвергается дисциплинарному наказанию.

Согласно законодательству РФ, объяснительная записка хранится 3 года на всех предприятиях.

Составление объяснительной записки требуется в определенных случаях, к их числу относят:

• Недобросовестное исполнение возложенных обязательств. В данную категорию входит срыв сроков предоставления отчетных документов, не выполнение работ, а также нарушение, которое повлекло за собой негативные последствия для сотрудников и самого предприятия.

• Совершение ошибки без злого умысла (случайность). Это может быть неверное указание адресата для передачи посылки, неправильное выполнение заказа и т.д.

• Нарушение трудовой дисциплины. Это может быть отсутствие на работе в установленные часы, без уважительной причины, а также не соблюдение внутренних инструкций предприятия.

Вне зависимости от причины написания, составлять разъяснение необходимо деликатно. В объяснительной записке указываются веские причины для оправдания или снижения наказания.

Составление документа требуется муниципальным служащим, работникам торговой сферы и других направлений.

Трудовым кодексом РФ установлены сроки написания объяснительной записки. Согласно статье 193 представить разъяснение необходимо в течение 2-х рабочих дней. При нарушении сроков составляется дисциплинарное взыскание. Руководство вправе использовать любые меры наказания, включая замечание, выговор или увольнение.

Когда поможет разговор «по душам»

Как правило, психологическое воздействие происходит в обоих случаях. Но разговор «по душам» демонстрирует больше доверие к сотруднику, чем требование объяснительной, и позволяет выяснить настоящие причины проступка, чтобы бороться именно с ними, а не последствиями. Этот способ более быстрый, лишен бумажной волокиты, но подходит лишь для в меру ответственных сотрудников, ценящих свое рабочее место и уважающих своего руководителя. В иных случаях подобные беседы либо будут иметь временный эффект, например, до следующего запоя. Либо окажутся и вовсе бесполезны, например, если у человека есть иные источники дохода. Также разговор «по душам» позволяет объяснить провинившемуся ситуацию, не прибегая к штрафам и записям в трудовой.

Но обоих вариантов можно избежать, если задуматься о реальных причинах опозданий и исправить их.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

Знайте законы, свои права и обязанности. Всем хорошо понятно, что сам факт написания объяснительной — есть косвенное подтверждение сотрудником своей вины. Поэтому если вы не видите ничего неправильного в своих действиях, из-за которых начальство сношает вас во все мозговые отверстия и требует объяснительную, а также, если вы окончательно решили доводить дело до суда — имейте в виду. Отказ работника от дачи объяснения по поводу совершенных им действий не может расцениваться как дисциплинарный проступок. Согласно ч.1 ст. 193 ТК РФ обязанность по истребованию объяснения в письменной форме по поводу действий, совершенных работником, до применения к нему дисциплинарного взыскания лежит на работодателе. В случае отказа работника дать объяснение составляется соответствующий акт. Поскольку обязанности по даче объяснения работником названная норма не содержит, руководство не вправе расценивать отказ работника в даче объяснений как нарушение служебной дисциплины.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержа­щий просьбу работника.

Заявление составляется по кадровым вопросам: при приеме на работу, пе­реводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами за­явления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести…», «прошу предоставить отпуск…» и др.), затем изла­гаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обос­нованность просьбы.

Заявление подписывается составителем. Подпись содержит полное офи­циальное наименование должности отправителя, его личную подпись, фами­лию и инициалы.

Ниже реквизита «подпись» рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

Декану Северо-Кавказской академии

Государственной службы

И.П.Морозко

студента 1 курса группы ВОП-11-4

В.Л.Димидова

Заявление

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 ноября для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.

25.10.2000

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на вы­полнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физи­ческого лица).

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение коррес­понденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуще­ством, на распоряжение транспортным средством, а также на получение сви­детельства о праве на наследство.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представите­лю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценно­стей или других действий от имени организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; обра­зец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются: наименование документа; место и дата написания; основной текст; удостоверительная надпись, скреплённая печатью организации.

Виды объяснительных записок

Всего существует 2 разновидности записок-объяснений:

1. Объяснительная, в которой дается пояснение по факту уже случившегося события, выполненного действия или бездействия. К этому виду относятся почти все записки. Родители пишут объяснение в садик и школу, молодые люди составляют подобные документы для предоставления куратору группы или декану института, работники пишут записки по месту работы.
2. Записки, разъясняющие конкретные места в документах или полученные данные. В большинстве случаев необходимость в объяснении возникает при использовании данных, известных только составителю отчета или доклада, а также эксперту, проводящему расследование. Такого рода объяснительные являются редкостью, все же чаще всего они пишутся после произошедшего неприятного события.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка – это письменное объяснение работника своих действий или бездействия перед начальником или другими должностными лицами организации. Она является неотъемлемой частью трудового права и устанавливается законодательством.

Объяснительная записка может быть написана в случае совершения работником проступка или нарушения трудовой дисциплины, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин, опозданий, прогулов и иных ситуаций, когда работник обязан дать объяснения о своих действиях или бездействии.

Работодатель может требовать от работника написать объяснительную записку в случаях, предусмотренных законом или приказами организации. В свою очередь, работнику необходимо понимать свои права и обязанности по написанию данного документа, так как от его правильного написания будут зависеть возможные последствия и мера наказания.

Важным документом при нарушении дисциплины на рабочем месте является объяснительная записка. Она представляет собой письменное объяснение работника, в котором он излагает причины своих действий или отказывается признать свою вину. Объяснительная записка обычно направляется начальнику или работодателю после совершения проступка или прогула.

Такой документ должен быть составлен в соответствии с правилами и формой, предусмотренными внутренними правилами и приказами работодателя. При написании объяснительной записки работник должен указать свои персональные данные, а также точно и подробно изложить обстоятельства случившегося, причины своего поведения и просить работодателя принять во внимание данные объяснения перед принятием решения о наказании.

Также в объяснительной записке работник может приводить доказательства своей невиновности, например, жалобы коллег или просить устно предоставить более подробные объяснения в ходе служебного разговора. Однако, следует помнить, что в случае, если работник не представил записку в установленный срок или она содержит ложные данные, могут быть применены меры дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения по иных основаниях, предусмотренных законодательством.

В объяснительной записке работник должен указать причины своего отсутствия, опоздания или иного нарушения трудовой дисциплины. Написание объяснительной записки является обязанностью сотрудника по закону. Подпись работника под объяснительной запиской подтверждает его вину в совершенном проступке.

Основными элементами объяснительной записки являются:

• заголовок с указанием места и даты написания;
• обращение к начальнику;
• суть объяснения и причины нарушения;
• запрос о прощении или предложение мер взыскания;
• прикрепление документов, подтверждающих обстоятельства;
• завершающая фраза с просьбой о рассмотрении объяснительной записки и приказ начальника.

Объяснительная записка должна быть написана четко, лаконично и без ошибок. Важно правильно и детально объяснить суть действий или обстоятельства. В случае, если работник приносил больничные листы, пропуски или иные документы, подтверждающие его отсутствие или прогул, он также должен приложить их к объяснительной записке.

Необходимо помнить, что написание объяснительной записки не освобождает работника от ответственности за нарушение трудовой дисциплины, и в зависимости от тяжести проступка, работник может быть оштрафован, предупрежден, уволен или привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с правилами, установленными работодателем.

Когда требуется документ

Действующее трудовое законодательство требует от работодателя запрашивать у работника письменное пояснение, если последний совершил дисциплинарный проступок. В частности, такое пояснение необходимо подать в случаях:

• если был совершен прогул;
• повреждение или утрата имущества предприятия;
• опоздание;
• нахождение на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения;
• невыполнение трудовых обязательств;
• нарушение локальных или нормативных актов;
• нарушение правил техники безопасности;
• нарушение предусмотренных сроков для выполнения определенной задачи, поставленной руководством;
• халатное отношение к работе либо хамское поведение в отношении клиентов, сотрудников.

На основании полученных письменных объяснений руководство принимает соответствующее решение, как поступить с сотрудником, возможно, причины проступка имеют объективный характер.

Похожие записи:

• Какой налоговый режим выбрать на 2023 год, чтобы сэкономить
• Губернаторские выплаты на детей в 2023 году: что нового в Челябинске
• Что нужно знать о замене электросчетчика. Цены, сроки, нюансы