Плюсы и минусы электронного документооборота с контрагентами

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы и минусы электронного документооборота с контрагентами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)

Каждая сторона заключает договор с оператором ЭДО и настраивает систему. Дальше происходит обмен электронными документами:

1. Менеджер создает документ. Счет-фактуру, договор или накладную, размещает в системе ЭДО и подписывает электронной подписью.

2. Отправляет документ контрагенту. Через специальную систему ЭДО. Когда документ приходит, его статус меняется — менеджер сразу это видит.

3. Подписывают с другой стороны. Если документ в порядке, контрагент его подписывает электронной подписью. Менеджер получает подписанную копию через ЭДО.

У каждой стороны свой электронный документ вместо бумажного экземпляра. Он хранится на серверах оператора ЭДО. Получить доступ к нему можно в любой момент. Вот как работает ЭДО и что это такое простыми словами.

Как выбрать подходящую систему

Чтобы работать в ЭДО, нужно получить электронную подпись, а потом выбрать систему. Система электронного документооборота — это программа для работы с электронными документами. Выбирают исходя из объема документов, которыми планируют обмениваться, и числа сотрудников, которые будут с документами работать.

Также можно выяснить, какую систему используют контрагенты и партнеры и подключить аналогичную. Тогда можно будет обмениваться файлами напрямую, без роуминга.

При выборе системы смотрите на следующее параметры:

• Тарифы. Изучите, за что придется платить. Например, в одних системах внешний документооборот дороже, чем внутренний, а других нет разницы в стоимости. Еще сравните, что выгоднее: купить пакет документов на год вперед или без ограничений приобрести пару-тройку лицензий.
• Интерфейс. Чем проще, тем лучше — не придется платить за обучение сотрудников. Попробовать можно в течение бесплатного демо — запрашивайте у оператора.
• Мобильное приложение. Есть не у всех популярных систем. Без приложения не получится оперативно подписывать документы в командировках или при выезде на объекты.
• Роуминг. Если контрагенты и партнеры используют разные системы ЭДО, придется подключать роуминг. Проверьте, сколько это стоит и поддерживает ли технологию приглянувшейся оператор.
• Саппорт. Идеально — если работает круглосуточно, а на связи — персональный менеджер. Сможете оперативно решать проблемы, а не ждать, пока до вас дойдет очередь.
• Внедрение. Иногда входит в общую стоимость, но бывает приходится оплачивать отдельно. Приценивайтесь, что выгоднее.

Что такое электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая помогает обмениваться документами в электронном виде с контрагентами, сотрудниками, госорганами.

Электронный документ — цифровой вариант физического документа. Таким образом можно передать любой документ: договор, счёт, акт, служебную записку, УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактуру.

Электронные документы хранятся и обрабатываются с помощью компьютера и специальных сервисов — систем ЭДО. Это такие программы, которые либо устанавливаются на компьютер, как обычный софт, либо работают через интернет, как облачные сервисы. С их помощью можно передавать документы внутри компании либо другим организациям с помощью компьютера.

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Принцип работы системы

Определим, что такое электронный документооборот между организациями, как это работает и что необходимо для его эффективной работы.

В настоящее время электронный документооборот – это система по работе с документами в режиме «безбумажной» технологии, на базе которой оригиналы формируются непосредственно в электронном виде, в специальном опциональном поле.

Основной элемент системы – электронный документ.

Для эффективной функциональности системы и обеспечения ее жизнеспособности:

• потенциальный контрагент также должен быть подключен к системе электронного документооборота;

• между взаимодействующими сторонами должна быть обеспечена техническая готовность для обмена документами в электронном виде;

• действия сторон должны быть согласованы и взаимосвязаны.

Чтобы документ, созданный в электронном виде, обретал юридическую значимость, он должен:

• содержать обязательные реквизиты;

• соответствовать определенному формату;

• быть заверенным подписью должностного или ответственного лица.

Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании

Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:

• Серверная часть;
• Клиентские рабочие места;
• Хранилище данных;
• Внедрение и техподдержка на весь период использования.

Что такое электронный документооборот?

ЭДО — это электронная система многопользовательского формата для обмена юридически значимыми электронными документами между организациями через систему ЭДО. Она ускоряет и упрощает передачу рабочих файлов между физическими и юридическими лицами, контролирующими государственными учреждениями. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан электронной подписью (ЭП).

Чаще всего, через ЭДО работники отправляют следующие документы:

• Универсальные передаточные документы (УПД);
• Универсальные ккорректировочные документы (УКД);
• Счета-фактуры;
• Товарные накладные;
• Электронные транспортные накладные (ЭТрН);
• Электронные путевые листы (ЭПЛ);
• Заверенные акты приема-передачи выполненных услуг;
• Электронные кадровые документы;
• Письма, договора, заявки, доверенности, техдокументация и т. д.

Когда бизнесу необходим ЭДО

Цифровизация производственных процессов стала тенденцией глобального масштаба. Бизнес-структуры осознанно переходят на электронный формат, так как понимают преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным. Для предприятий, работающих с большими объемами документов ежемесячно, использование автоматизированного документооборота позволяет сократить материальные издержки, сэкономить финансы. Риски, связанные с потерей основных документов, возможными ошибками, ведущими к получению штрафов от налоговой и другим неприятностям легко предупредить, если работать с ЭДО.

Предприятия самостоятельно принимают решение переходить на цифровой документооборот или нет. Однако, есть несколько определяющих факторов, когда переход на ЭДО делать необходимо:

1. Если деятельность компании связана с производством товаров, подлежащих обязательной маркировке. В список товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК» в 2023 году, входят:
   • молоко и молочная продукция;
   • упакованная вода;
   • табак, никотин содержащие жидкости и электронные системы доставки никотина;
   • одежда и товары легкой промышленности;
   • обувь;
   • духи и туалетная вода;
   • шины и покрышки;
   • фотоаппараты и лампы-вспышки.
2. Если бизнес связан с продажей продукции животного происхождения — мясо, птица, рыба. Предприниматели обязаны оформлять и предоставлять электронные ветеринарные документы.
3. Если предприятие участвует в интернет-закупках и онлайн-торгах. Для того чтобы получить документы о прошедших аукционах и комиссиях нужно иметь подключение к ЭДО.
4. вы работаете с импортными прослеживаемыми товарами.
5. Вы работаете с маркетплейсами.

Преимущества и недостатки

Электронный документооборот на предприятии оптимизирует его работу.

• Отпадает необходимость передавать документы контрагенту, направлять их почтой или с курьером. К тому же файлы проще хранить, чем кипу бумаг. Это экономит ресурсы.
• Система ЭДО проверяет действительность КЭП. Это гарантия того, что документ был подписан уполномоченным лицом.
• Для передачи данных операторы применяют защищённые программы и каналы связи. Это способствует сохранению безопасности документов.

Недостатки выделим такие:

• На электронный документооборот в организации придётся потратиться. Оформление КЭП также потребует некоторых расходов. Однако при этом уменьшатся затраты, связанные с оборотом бумажных документов, а у персонала высвободится часть времени.
• Работа в системе электронного документооборота зависит от доступности сервиса. Если с хранилищем документов что-то произойдёт, их можно потерять. Однако операторы ЭДО — надёжные компании, проверенные государством. Риски неполадок минимальны.
• Если на электронные документы перешли не все контрагенты, придётся оформлять часть документов в бумажном виде. Возможна путаница. Однако всё больше компаний внедряют электронный документооборот, и со временем их число будет только расти.

• Электронный документооборот в компании — удобный способ оперативно обмениваться документами с сотрудниками, с контрагентами, а также направлять отчёты в ФНС и СФР.
• Расходы на ЭДО должны окупиться за счёт снижения финансовых и временных затрат на обмен бумажными документами, а также на их хранение.
• На ЭДО можно переходить постепенно, совмещая его с классическим документооборотом. Некоторые кадровые документы в любом случае придётся подписывать на бумаге.
• Есть много операторов/сервисов ЭДО. Но принципы электронного документооборота у всех одинаковы. У компании и её контрагентов могут быть разные операторы — это не помешает обмену файлами между ними.
• Чтобы перейти на ЭДО, нужно выбрать сервис и тариф, получить КЭП и настроить компьютер или кассу. Затем к обмену электронными документами можно приглашать контрагентов.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот

Электронный и бумажный документооборот совмещать можно — как с одним контрагентом, так и с разными; внутри компании и с другими фирмами. Но это всегда будут разные документы: нельзя один и тот же договор сначала пропустить через систему ЭДО и подписать электронной подписью, а затем распечатать и подписать рукой.

Нельзя один и тот же договор сначала пропустить через систему ЭДО и подписать электронной подписью, а затем распечатать и подписать рукой

Но можно один документ подписать через ЭДО, а другой — по старинке. Например, договор с поставщиком — на бумаге, а счета и акты с ним же уже подписывать через ЭДО.

А еще важно, что нельзя подписать документ 50 на 50. То есть не получится сделать так, что одна компания отправила документ через ЭДО, а другая приняла его, распечатала и подписала на бумаге. Если один контрагент подписывает электронной подписью, другой тоже подписывает так, и наоборот.

Ну и наконец, если с бумагой напряженки нет, компания может просто распечатывать документы из системы ЭДО и складывать их в шкаф.

В целом задачи процесса — упростить и ускорить обмен информацией внутри компании и за ее пределами. Для начала работы с цифровыми файлами участники процесса должны:

1. Приобрести электронную подпись.
2. Подключиться к оператору данных.
3. Внедрить систему ЭДО, сделав ее доступной для всех сотрудников компании, работающих с документами.

Схема работы с цифровыми документами складывается из следующих этапов:

• Создание документа отправителем.
• Заверение документа электронно-цифровой подписью.
• Направление документа контрагенту.
• Работа с документом получателя: он может корректировать, принимать или отклонять документ.

Как организовать хранение

Есть законодательные акты, которые четко регламентируют порядок:

1. Необходимо выделить номенклатуру дел конкретной компании. В зависимости от сферы деятельности, определяются сроки необходимого хранения тех или иных файлов.
2. Исходя из ценности документов нужно сформировать дела, которые будут храниться в течение определенного срока. Налоговые, например, 4 года, а остальная бухгалтерия 5 лет.
3. Графики учета рабочего времени и т.п. следует обозначить как архивируемые в цифровом виде.
4. Нужно перенести архив в компьютер. И вместе с текущей документацией защитить от изменений и поместить на носитель в установленном формате.
5. В завершение составьте опись всех имеющихся задач.

Виды программ для электронного документооборота

Знать, какие есть виды ЭДО, нужно для выбора наиболее подходящей системы для конкретной компании и ее задач. По функционалу различают следующие виды СЭД:

• Системы делопроизводства — предназначены только для организации документооборота внутри организации.
• Цифровые архивы — программы для надежного хранения и быстрого поиска электронных документов.
• Workflow-системы — подходят для автоматизации всех рабочих процессов.
• С опциями CRM — содержат информацию для коммуникации с клиентами.
• ECM-системы — включает функции перечисленных систем и позволяет управлять веб-контентом компании.

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

• обмен документами внутри компании;
• передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Похожие записи:

• Порядок расчёта больничного листка по уходу за ребёнком в 2022 году
• Социальная норма потребления электроэнергии в 2022 году
• Налог с продажи земли в 2024 году в собственности более 3 лет