Оформление инвентаризационных описей в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление инвентаризационных описей в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основным назначением является выявление имущества, фактически имеющегося в организации, сравнение его с данными бухучета, проверка полного указания в учете обязательств. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1988 № 88 утверждены формы инвентаризационных описей, однако они не являются обязательными, и организация может разработать собственные формы учетных документов. В последнем случае форма должна быть утверждена учетной политикой компании.

Обязательное проведение инвентаризации

Проведение инвентаризации обязательно в случаях, установленных законодательством РФ, а также в случаях, прописанных в ФСБУ 28/2023 (см. таблицу 2).

Таблица 2

Случаи обязательного проведения инвентаризации, установленные ФСБУ 28/2023	Особенности обязательного проведения инвентаризации
При составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности	Экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года. Инвентаризация осуществляется по состоянию на отчетную дату, за исключением активов, относящихся к основным средствам, нематериальным активам, капитальным вложениям, запасам, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация активов, относящихся к запасам, может проводиться в период их наименьших остатков
При передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта	Инвентаризация осуществляется непосредственно перед передачей (возвратом) в аренду, управление, безвозмездное пользование, перед отчуждением
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность	При смене работника, на которого возложена материальная ответственность, руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) инвентаризация проводится по состоянию на день приемки-передачи дел. По требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) – непосредственно по факту предъявления требования
При смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности)
При установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов	Инвентаризация проводится непосредственно по установлению такого факта
В случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация	Инвентаризация осуществляется непосредственно по окончании соответствующего события (при наличии возможности проведения инвентаризации в данный срок)
При реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования	Инвентаризация проводится перед составлением передаточного акта или разделительного баланса
При ликвидации организации	Инвентаризация осуществляется перед составлением промежуточного ликвидационного баланса

Оценка результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации подлежат отражению в бухгалтерском учете экономического субъекта на основании их квалификации, утвержденной руководителем экономического субъекта по представлению лица (лиц), на которое (которые) возложено проведение инвентаризации.

В соответствии с п. 4 ст. 11 Федерального закона № 402‑ФЗ результаты инвентаризации подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. В частности, при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности:

• результаты инвентаризации относящихся к запасам активов, проведенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях в период наименьших остатков таких активов, регистрируются в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее последнего календарного дня отчетного года;

• результаты инвентаризации активов, проведенной не ранее 1 октября отчетного года, допускается регистрировать в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее последнего календарного дня отчетного года;

• результаты инвентаризации иных объектов инвентаризации регистрируются в бухгалтерском учете последним календарным днем отчетного года.

Результаты инвентаризации подлежат принятию к бухгалтерскому учету в следующей оценке, определяемой на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация:

• активы, оказавшиеся в излишке, – по их справедливой стоимости, либо по их балансовой стоимости, либо по балансовой стоимости аналогичных активов;

• недостача активов – по балансовой стоимости активов;

• расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств, за исключением оценочных обязательств, – в суммах, вытекающих из документов, подтверждающих эти задолженность, обязательства и признаваемых правильными экономическим субъектом;

• расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств – в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами.

Как работать с результатами инвентаризации

Если выявлены расхождения между фактическим наличием активов и сведениями о них в регистрах бухучета, то такие результаты нужно правильно квалифицировать. Для этого определяют:

• есть ли излишек активов;
• каков размер недостачи – в пределах, сверх норм естественной убыли и пр.;
• возможна ли продажа или использование поврежденных, испорченных активов (например, в качестве лома или при разборе на запчасти);
• есть ли пересортица;
• можно ли возместить недостачу, списать обязательства или дебиторскую задолженность (как сомнительную или безнадежную).

Результаты инвентаризации фиксируются на дату проведения процедуры в следующем порядке:

1. Излишки активов включают в доходы по их балансовой стоимости (если это значение неизвестно, то по балансовой стоимости аналогичных активов).
2. Недостачу относят на виновных лиц (при наличии оснований для возмещения), либо заносят в расходы по балансовой стоимости.
3. Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств принимают к учету в суммах, которые отражены в подтверждающих документах.
4. Расхождения в оценочных обязательствах, отложенных налоговых активах и обязательствах принимают к учету по суммам, которые можно подтвердить расчетами.
5. В случае пересортицы зачет излишков или недостач возможен в исключительных случаях при соблюдении следующих условий: один период, одно материально ответственное лицо, активы одного наименования и в тождественных количествах.

В ходе инвентаризации

Фактическое наличие объектов инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра, иногда видео-, фото-фиксации, выполнения расчетов, а также проверки документов.

Фактическое наличие/количество активов-запасов, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, можно определять на основании документов. Но с обязательными пересчетом количества упаковок и проверкой части этих активов в натуре на выборочной основе.

При инвентаризации большого количества активов – весовых товаров документ, оформляющий результаты их перевеса, ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевеса данные этих документов сличают и выверенный итог вносят в документы о фактическом наличии объектов инвентаризации.

Документальное оформление инвентаризации по новым правилам

С введением нового стандарта ФСБУ 28/2023 требования к документации при проведении инвентаризации были усилены и детализированы.

Одно из ключевых изменений – необходимость составления плана инвентаризации. План должен содержать информацию о целях и задачах инвентаризации, перечне объектов, подлежащих учету, а также порядке и сроках проведения процедуры. Это позволяет обеспечить структурированный подход к выполнению инвентаризационных работ.

Следующим важным аспектом является формирование акта инвентаризации. В новых правилах акт должен содержать детальную информацию о каждом объекте учета:

• наименование;
• характеристики;
• состояние и прочие данные.

Ответственность за неправильное оформление инвентаризации

Основной ответственностью за правильное оформление инвентаризации обычно является главный бухгалтер или ответственный сотрудник в бюджетном учреждении. Они должны быть хорошо ознакомлены с требованиями и правилами, установленными законодательством страны.

Неправильное оформление инвентаризации может привести к следующим последствиям:

1. Правовые последствия. Нарушения в оформлении инвентаризации могут привести к юридическим последствиям для бюджетного учреждения. Это может включать штрафные санкции, административные наказания или даже судебные разбирательства.

2. Финансовые потери. Неправильное оформление инвентаризации может привести к финансовым потерям для бюджетного учреждения. Ошибки в учете и списание объектов неправильно могут отразиться на финансовом состоянии учреждения.

3. Потеря доверия. Неправильное оформление инвентаризации может привести к потере доверия со стороны государственных органов или контролирующих инстанций. Это может повлиять на репутацию бюджетного учреждения и создать трудности в будущем с получением государственных средств или других поддержек.

Издание приказа о проведении инвентаризации

Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:

• дату начала и дату окончания инвентаризации;
• место проведения инвентаризации;
• участки и объекты, подлежащие проверке;
• причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
• состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
• срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.

Как выровнять расхождения по инвентаризации?

Обычно сотрудники, причастные к недостаче, несут ответственность за недостающую сумму, которая может быть вычтена из их зарплаты. Однако окончательное решение по результатам проверки принимает руководитель, и в практике часто недостача может быть списана на издержки, особенно если она не превышает установленных организацией норм.

Если возникли излишки, необходимо выяснить, кто несет за них ответственность, так как они также приводят к расхождениям.

Любые результаты проверки, как положительные, так и отрицательные, документируются в отчетах, а затем используются для подведения итогов по остаткам.

Федеральная налоговая служба не имеет права наказывать за непроведение инвентаризации, но может применить штрафы в случае выявления расхождений в данных.

Руководство по составлению и заполнению документов

1. Описание предмета инвентаризации

При заполнении инвентаризационных описей необходимо указывать подробное описание каждого предмета инвентаризации. Описание должно быть максимально точным и состоять из объективных фактов. Отмечайте характерные особенности каждого предмета, такие как модель, серийный номер, состояние и прочее.

2. Классификация и группировка имущества

Для систематизации и удобства ведения учета имущества, необходимо классифицировать и группировать предметы инвентаризации. Определите необходимые категории и укажите их в соответствующих документах. Например, можно создать категории по типу, стоимости, состоянию, дате приобретения и другим критериям.

3. Приложение дополнительных документов

При составлении документов по инвентаризации, прикрепляйте к ним все необходимые дополнительные документы. Например, акты оценки стоимости, договоры купли-продажи, гарантийные документы и прочее. Такой подход позволит иметь полную информацию о каждом предмете инвентаризации и облегчит аудит и проверку собственности.

4. Подпись и утверждение документов

После заполнения документов по инвентаризации необходимо их подписать и утвердить. Убедитесь, что все данные корректны и соответствуют фактическому состоянию имущества. Подписи должны быть четкими и разборчивыми, а документы должны быть утверждены соответствующими уполномоченными лицами.

Следуя данным рекомендациям, вы сможете правильно составить и заполнить документы по инвентаризации в 2024 году, что позволит иметь четкий и надежный учет имущества вашей организации.

Как оформить инвентаризацию документально

Перед проведением плановой или неплановой инвентаризации необходимо издать приказ. Форму приказа организация может разработать самостоятельно. В этом случае форму разработанного документа необходимо описать в локальных документах организации и утвердить. Также можно использовать уже существующую унифицированную форму ИНВ-22. Существует также журнал учета инвентаризаций. В нем фиксируются все проведенные в организации инвентаризации. У журнала есть унифицированная форма ИНВ-23. Результаты проверки инвентаризации фиксируются в так называемых инвентаризационных описях. В описях фиксируются разные сведения об имуществе организации, например, количество, наименование, инвентарные номера и т.д. Существуют унифицированные формы инвентаризационных описей. Они приведены в следующей таблице.

Имущество, проверяемое в процессе инвентаризации	Унифицированная форма
основные средства	ИНВ-1, ИНВ-18 (сличительная ведомость)
нематериальные активы (НМА)	ИНВ-1а, ИНВ-18 (сличительная ведомость)
товарно-материальные ценности	ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-19 (сличительная ведомость)
товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении или в пути	ИНВ-5, ИНВ-6
наличные денежные средства	ИНВ-15
драгметаллы, драгоценные камни	ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9
ценные бумаги и БСО	ИНВ-16
дебиторская, кредиторская задолженности	ИНВ-17

Если при инвентаризации выявлены недостачи или излишки, оформляется сличительная ведомость. Итоговым документом, в котором отражается вся информация по проведенной инвентаризации, является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки. Унифицированная форма этого документа — ИНВ-26.

Что нам скажет Википедия?

Итак, согласно п.1. ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичный учетный документ — это документ, который оформляет произошедшие на предприятии факты хозяйственные жизни. С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет экономический субъект в зависимости от цели их применения и утверждает руководитель экономического субъекта. Согласно ч.1 ст.7, ст.9 ФЗ N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также и состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы), остаются обязательными и после 1.01.2013 года. В соответствии с этим обязательным перечнем и формами первичных документов, если иное не утверждено экономическим субъектом, является перечень, содержащийся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Росстатом (Госкомстатом РФ) и Банком России.

Порядок заполнения инвентаризационной описи

Для правильного заполнения инвентаризационной описи необходимо следовать определённому порядку и учесть основные требования.

1. Возьмите образец инвентаризационной описи, чтобы иметь представление о структуре документа и не пропустить важные графы.

2. Введите данные о предприятии или организации, к которой относится инвентарь. Это может включать наименование, адрес, контактную информацию и другую необходимую информацию.

3. Укажите дату составления инвентаризационной описи.

4. Опишите каждый предмет инвентаря отдельно. В графе «Наименование» укажите название предмета, в графе «Инвентарный номер» — его уникальный номер, а в графе «Характеристика» — особенности, вес, размеры и другую информацию, которая может быть полезной при идентификации предмета.

5. Установите стоимость каждого предмета инвентаря. Если стоимость отсутствует, укажите «Не определена».

6. Запишите состояние каждого предмета инвентаря. Это может быть «Исправно», «Требует ремонта» или «Неисправно».

7. Подпишите инвентаризационную опись, указав фамилию и инициалы лица, составившего документ, а также дату подписания.

8. Если требуется, приложите фотографии или другие материалы, подтверждающие информацию об инвентаре.

Следование этим простым указаниям поможет вам правильно заполнить инвентаризационную опись и иметь надёжную документацию о состоянии и стоимости вашего инвентаря.

Изменения в законодательстве: основные моменты

В соответствии с новыми требованиями, проведение инвентаризации материально-производственных запасов становится обязательным. Если непроведение инвентаризации оговорено договором, то ответственность за недостачи или излишки возлагается за компанию, а не за отдельного работника.

Периодичность проведения инвентаризации остаётся на усмотрение организации, но теперь законодательством прописаны явные требования к порядку её проведения. В том числе, есть чёткие инструкции о том, что делать, если обнаружены дефекты или недостачи.

В соответствии с пунктом 5.3. законодательства, недостачи могут возникнуть в результате краж или неправильной оценки запасов, а излишки – из-за ошибок в проведении нормировки и учёта данных. Либо же они могут вызваны непредвиденными обстоятельствами, такими как пожары или стихийные бедствия.

Для устранения недостач и избежания лишних расходов, следует защитить склады и реализовывать только те запасы, которые действительно нужны. Важно правильно оценить надлежащие меры по обеспечению безопасности и контроля запасов.

• Проведение регулярной инвентаризации
• Оценка качества продукции и установление точной нормировки
• Охрана и защита складских помещений
• Контроль за перемещением материальных ресурсов

Следует отметить, что нарушение требований, установленных законодательством, может привести к негативным последствиям, таким как снижение доходов, штрафные санкции, необходимость осуществления дополнительных расходов на устранение недостач и прочее.

Что такое акт инвентаризации

Акт инвентаризации (Инвентарная опись) — это документальное подтверждение результатов проверки объектов, подлежащих инвентаризации в соответствии с условиями проведения инвентаризации. Основные цели инвентаризации — это проверки наличия и наличия средств, оценка их фактической стоимости, учет и внесение сведений о всех видимых объектах и правильное оформление бумагу.

Для заполнения акта инвентаризации необходимо провести ряд проверок на всех объектах, подлежащих инвентаризационной проверке. Проверенные объекты и результаты проверки заносятся в унифицированную форму — таблицу, заполненная в соответствии с правилами заполнения Инвентаризационной описи (Инв-3).

Порядок заполнения Инвентаризационной описи определен в соответствии с основными правилами и условиями проведения инвентаризации в РФ. Для правильного заполнения Инвентаризационной описи необходимо установить форму бланка InM-3, готовые образцы формы можно найти на различных ресурсах.

После проведения проверки на всех объектах и составления Инвентаризационной описи все полученные результаты вносятся в форму на основе полученных сведений. В Инвентаризационной описи должны быть указаны все объекты подлежащие проверке, результатов проверки, направлений и условий проведения проверки.

Когда проводится внеплановая инвентаризация

Не только руководитель фирмы может проверять кассу предприятия. Инвентаризацию также вправе инициировать контролирующие лица со стороны:

• члены ревизионной комиссии из вышестоящего предприятия;
• работники следственных органов;
• инспекторы ФНС.

Они вправе устроить инвентаризацию предприятия в любое время, если у них появится повод. Поэтому ее называют внеплановой. Контролирующие органы устраивают инвентаризацию денежных средств по разным причинам. Например, чтобы:

• укрепить финансовую дисциплину внутри предприятия;
• найти ошибки в учете;
• предупредить финансовые нарушения со стороны бизнеса или провести расследование по уже случившимся и т.д.

Похожие записи:

• Социальные пособия в Волгоградской области повысят в 2023 году
• В 2024 году амнистия на территории России для эмигрантов Таджикистана
• Налог с продажи автомобиля в 2023 году