Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответ на гарантийное письмо если согласны об оплате задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Является часто встречающейся формой делового документоведения. В документе одна сторона-участник указывает намерение выполнить взятые обязательства в сроки и объеме согласно договору. Также это ответ, посылаемый на письмо-претензию, или же напоминание со стороны поставщика о размере и необходимости оплаты задолженности, что накопилась. Имеет рукописную и печатную формы исполнения.
Гарантийные письма для приглашения
Документ содержит:
- обязательства должника;
- срок, отводящийся для получения задолженности;
- ответственность, которая будет возложена при невыполнении условий.
Чтобы гарантийное письмо имело силу в качестве подтверждающего документа, оно должно быть составлено на основании конкретного договора. На него компания-должник вправе сослаться при составлении письма о просрочке.
Существует несколько видов гарантийных писем, классифицирующихся в зависимости от следующих целей:
- получение отсрочки по обязательствам, предусмотренным действующим договором (например, по аренде помещения);
- увеличение поставок;
- изменение сроков существующих соглашений;
- объяснение повышения цен или изменения стоимости;
- сообщение о возникновении форс-мажорных обстоятельств, препятствующих исполнению условий договора.
В первую очередь, этот документ призван заверить кредитора в том, что должник погасит перед ним имеющуюся задолженность. С помощью него партнеры по бизнесу стараются избежать конфликтов и преждевременного разрыва взаимовыгодных отношений.
В российских законах не содержится понятия гарантийного письма. Это документ, который используется на практике, в деловой переписке, но абсолютным доказательством не является.
К примеру, рассматривая исковое заявление о взыскании задолженности, суд примет к сведению гарантийное письмо как попытку контрагента мирно урегулировать проблему, но не будет на него опираться, принимая решение в пользу одной из сторон.
Также данный документ не может являться абсолютным подтверждением наличия задолженности. В любом случае, необходимо исходить из обстоятельств конкретного дела.
Преимущества наличия гарантийного письма, как доказательства, следующие:
- абсолютное признание неплательщиком суммы дебиторских обязательств, в связи с чем кредитор может не доказывать в суде обоснованность требований о взыскании долга;
- предотвращение судебного разбирательства и, как следствие, минимизация рисков и сопутствующих расходов;
- вступление документа в силу только после направления кредитором письменного ответа на него (если решение партнера положительное, стороны вправе подписать соглашение, протокол к действующему договору).
Для придания документу юридической силы, его необходимо составить по правилам, применяемым на практике, и заверить у нотариуса.
Обязательных законных правил составления гарантийного письма не существует. Тем не менее, заявитель должен ответственно отнестись к его подготовке и предвидеть негативные последствия от неисполнения своих обязанностей перед кредитором.
Следует знать, что в документе должен использоваться только деловой язык: четкое изложение мыслей, конкретные и краткие предложения. Вводные и эмоционально окрашенные фразы применять не рекомендуется. Нужно оперировать только фактами и аргументами.
Также неплательщик должен указать в документе конкретный срок фактического исполнения финансовых обязательств. Нужно высчитать его таким образом, чтобы оплата в назначенный день гарантировано состоялась, несмотря на возможные форс-мажоры и иные риски. В противном случае кредитор обратится в суд, что обернется для должника дополнительными проблемами.
Реквизиты, которые должны присутствовать для юридической значимости документа:
- контактная информация об отправителе (Ф.И.О. – для физлиц и наименование – для предприятий);
- платежные реквизиты и сведения о регистрации компании-отправителя;
- адрес местонахождения должника (фактический и юридический – указанный при регистрации);
- полные сведения о получателе письма;
- краткое изложение возникших обстоятельств, повлекших образование задолженности;
- расшифровка текущего долга, величины штрафных санкций, пеней, подлежащих уплате;
- предложение по урегулированию спора, применение графика платежей;
- подпись руководящего лица или иного гражданина, уполномоченного на это действие, а также печать (для юрлиц).
Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.
Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:
- реквизиты документа (номер, дата);
- реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
- информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
- сумму, подлежащую уплате;
- причины задержки выплат;
- сроки погашения долга.
Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.
Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.
Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.
Чтобы как можно правильнее сформулировать суть заверения, необходимо знать какие формулировки наиболее четко его отразят.
Самыми подходящими будут слова и выражения:
- Гарантируем.
- Обязуемся выплатить сумму долга.
- Оплату в срок подтверждаем.
- Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).
- Своевременную оплату гарантируем.
- Настоящим даем гарантию.
Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.
Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ
ФАЙЛЫ
Директору ООО «Терция» Олиференко М.В.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
О завершении ремонтных работ
Исх. № 124/1 05.05.2016 г.
Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.
В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.
Генеральный директор ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский
Главный бухгалтер ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых
М.П.
Как правильно составить гарантийное письмо — образец
В противном случае, если такого положения в договоре не утверждено, будут продолжать действовать лишь те условия, какие напрямую в нем прописаны.
Настоящим письмом гарантируем оплату услуг электроснабжения и погашение образовавшейся задолженности в полном объеме за ноябрь и декабрь текущего года до 25 декабря 2014 года.
В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Так например, при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита.
ООО «Ремонтбуд», ЭДРПОУ 222233333, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Дружковка, ул.
В-3х, возможен вариант, когда гарантийное письмо не содержит существенных условий договора, поэтому договор является не заключенным, а гарантийное письмо как договор не будет иметь юридической силы, но имеет статус, как намерение в будущем заключить договор.
Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности в формате MS Word. Требования к оформлению документа Документ может оформляться на бланке предприятия или на чистом листе бумаги.
Образец гарантийного письма (полное 2021): инструкция написания
Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.
К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.
К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.
Конкретные разновидности гарантийных писем
В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.
- Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
- Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
- Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
- Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
- студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
- сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
- освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).
Форма гарантийного письма.
В нормативно-правовых документах невозможно найти унифицированную форму гарантийного письма.
Поскольку единый образец документа отсутствует, заинтересованное лицо на практике может использовать любой другой бланк, например, разработанный непосредственно в его организации.
В нем обычно содержатся все реквизиты предприятия, а именно, наименование, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
Важно, лишь то, чтобы фирменный бланк компании был составлен согласно правилам оформления деловых документов.
Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого можно посмотреть на нашем сайте, и адаптировать для собственной ситуации, должно быть обязательно заверено подписью руководителя компании и соответствующей печатью.
Фактически письмо должно выглядеть в виде краткого документа, касающегося конкретной сделки.
Подача заявления на получение ответа на гарантийное письмо
Для получения ответа на гарантийное письмо необходимо подать соответствующее заявление в адрес ответственной стороны. Заявление должно быть составлено в письменной форме и содержать все необходимые сведения и документы.
В заявлении следует указать полные данные о гарантийном письме, включая его номер, дату выдачи и сумму гарантийного обязательства. Также необходимо предоставить информацию о сторонах договора, на основании которого выдано гарантийное письмо.
Важно подробно описать суть проблемы или спора, вызванных поздней оплатой задолженности, и привести доказательства своей позиции. Можно приложить копии договоров, счетов, актов выполненных работ и других документов, подтверждающих факты и нарушения со стороны должника.
Заявление следует направить заказным письмом с уведомлением о вручении или отправить через курьерскую службу, чтобы быть уверенным в доставке и фиксации даты отправки.
Рекомендуется сохранить копию заявления и уведомления о вручении, чтобы иметь доказательство факта подачи заявления и получении ответа.
В случае если заявление осталось без ответа или ответ не удовлетворяет требованиям, можно обратиться в суд для защиты своих прав и интересов.
Как правильно передать
Ответное письмо направляют только в письменной форме по адресу, указанному на требовании. Передают по почте с уведомлением о вручении и описью вложений. Другой вариант — передача курьерской службой с вручением уполномоченному лицу под подпись.
Если в требовании от пострадавшей стороны нет адреса отправки, проверьте в договоре почтовый и юридический адреса. Если ведете переписку с физическим лицом, тогда отправьте корреспонденцию на адрес его места жительства.
У должника есть возможность отправить ответное письмо и по электронной почте (п. 65 постановления Пленума ВС №25 от 23.06.2015). При электронном документообороте подписывайте документы ЭЦП. Используя электронную подпись, вы идентифицируете личность и подтвердите факт и дату отправления документа в суде. И еще: делайте скриншоты в процессе ведения электронной переписки.
Инструкция: готовим гарантийное письмо об оплате задолженности
Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.
Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.
Письмо-требование об оплате задолженности
Гарантийное письмо заполняется в письменном виде, в котором отображены взятые обязательства составителем, т.е. должником.
Поэтому, заполнять такой документ обязаны следующие лица:
- Учреждения;
- Физлица;
- Индивидуальные предприниматели.
Если документ исходит от юр. лица, то заверять его должен руководитель учреждения, с регистрацией его в журнале исходящих писем. Кроме этого подпись руководителя скрепляется печатью.
Если письмо исходит от ИП или физлица, то такой документ подписывают перечисленные лица, с отображением своих персональных данных.
Гарантийное письмо является документальным подтверждением серьёзности намерений заказчика в его готовности к своевременному расчету при появлении долга.
Если заказчик не выполнил свои обязательства, отображенные в гарантийном письме, то привлечь его к ответственности можно лишь путем обращения в суд.
Подводя итоги, можно отметить, что письмо – хотя и не 100% гарантия того, что заказчик рассчитается за товар, все-таки является серьёзным документом для доказательства претензий при судебном разбирательстве.
Таким образом, гарантийное письмо может потребоваться, если:
- новый поставщик не имеет истории сделок с клиентом, не уверен в его платежеспособности.
- Поэтому для того чтобы снизить неопределенность и риски при заключении контракта, заказчик, направляя письмо, гарантирует выполнение взятых на себя обязательств;
- клиент в силу сложившихся обстоятельств не хочет или не может своевременно оплатить средства за товар.
- Поставщик, в свою очередь, не желает тратить свое время и ресурсы на поставку оборудования, без гарантий того, что заказчик его купит.
- Такой документ обозначит период, в течение которого будут совершены необходимые транзакции по договору;
- клиент допустил просрочку платежей, в результате получил претензию от своего поставщика.
- Гарантийное письмо в таком случае, может удержать кредитора от обращения в суд.
- В ответ на требования погасить задолженность и выплатить неустойку, заказчик может направить гарантийное письмо поставщику. Последний вправе принять предложение, обозначенное в письме.
Рассмотрим подробнее, как правильно написать гарантийное письмо.
В нормативно-правовых документах невозможно найти унифицированную форму гарантийного письма.
Поскольку единый образец документа отсутствует, заинтересованное лицо на практике может использовать любой другой бланк, например, разработанный непосредственно в его организации.
В нем обычно содержатся все реквизиты предприятия, а именно, наименование, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
Важно, лишь то, чтобы фирменный бланк компании был составлен согласно правилам оформления деловых документов.
Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого можно посмотреть на нашем сайте, и адаптировать для собственной ситуации, должно быть обязательно заверено подписью руководителя компании и соответствующей печатью.
Фактически письмо должно выглядеть в виде краткого документа, касающегося конкретной сделки.
Заинтересованное лицо может скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности, расположенный на нашем сайте, а может составить документ самостоятельно, воспользовавшись информацией приведенной ниже.
Документ должен содержать следующие сведения:
- исходящий номер;
- дату составления;
- реквизиты компании-получателя письма с контактными данными, сведения о руководителе;
- реквизиты отправителя, предоставляющего гарантию;
- наименование документа;
- сведения о том, что отправитель гарантирует оплату в конкретном размере и в установленную дату. Кроме того, указываются реквизиты контракта, по которому образовался данный долг, а также причина, по которой возникла задолженность, например, ввиду отсутствия бюджетного финансирования.
- если гарантия предоставляется в ответ на претензию, то данный факт также следует отразить;
- подпись главбуха компании;
- подпись уполномоченного руководителя;
- печать организации.
Несмотря на то, что направляя гарантийное письмо, клиент фактически дает обещание по погашению образовавшейся задолженности, данный документ все же не является обязательным для исполнения.
Иными словами, отправитель может, как выполнить обещания, обозначенные в документе, так и проигнорировать их, тем самым подорвав репутацию благонадежного бизнес-партнера.
Кредиторы направляют требования в трех основных случаях.
- Поощрять должников к совершению платежей в надежде избежать судебного разбирательства, если это возможно.
- Вы имеете право обратиться в суд.
- Запугивать должников, прекрасно понимая, что шансы выиграть дело о взыскании долга невелики.
Форма ответа на претензию зависит от цели, которую преследует кредитор.
Если требование кредитора касается только суммы долга и не включает, либо является минимальным с точки зрения штрафов или инфляционных потерь, кредитор готов скрестить шпаги в суде. В таких случаях не стоит беспокоиться.
Вы должны отправить вежливый ответ, в котором
- Согласитесь с тем, что долг существует, и извинитесь за задержку платежа.
- Поблагодарите их за сотрудничество и попросите их продолжить (если это их намерение).
- Определите, готовы ли они урегулировать задолженность.
- Если нет возможности погасить долг сразу, стоит составить соответствующий график и предложить отсрочку или частичные выплаты.
Если на требование кредитора отвечают ссылками на процессуальный кодекс, законодательство о защите прав потребителей и положения договора, значит, кредитор ищет повод для суда и компромисс не подготовлен. Такие требования включают максимальные штрафы независимо от срока давности, и ежедневное увеличение задолженности подробно рассчитывается.
Несмотря на неизбежность судебного разбирательства, ответ на иск должен быть составлен.
Ответ должен быть таким же вежливым, как и предыдущий ответ, и должен содержать ту же информацию и причины задолженности.
Что представляет собой гарантийное письмо
Клиент может не выполнить свои договорные обязательства и не оплатить вовремя товары, работы или услуги. В таких случаях он направляет гарантию поставщику.
Действующее законодательство не предусматривает стандартной формы такой гарантии. Формы деловой переписки используются для сообщения партнерам о конкретных действиях. Официальные объявления имеют юридическое значение и принимаются во внимание судами. Таким образом, предприятия имеют право сообщать о согласии (акцепте) или предложении (оферте) заключить договор, сообщать о своей неспособности выполнить определенные обязательства, требовать уплаты долгов и т.д. Заказчик же направляет поставщику информацию об отсрочке расчетов или гарантирует оплату в течение определенного периода времени.
Воспользуйтесь бесплатным руководством экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно рассчитать и взыскать штраф.
Как составить гарантию
Гарантия – это документ, который представляет собой гарантийное письмо или гарантийное обязательство, в котором одна сторона (гарант) обязуется в случаях, указанных в договоре, оплатить задолженность другой стороны (получателя гарантии).
Для составления гарантии необходимо предоставить разъяснения о том, каких документов и какой информации требуется. Гарантия должна быть составлена в письменной форме и содержать все необходимые сведения о сторонах, сумме задолженности, сроках погашения и условиях оплаты.
При составлении гарантии необходимо учитывать особенности каждого конкретного случая. Важно указать все необходимые детали и условия, чтобы избежать возможных недоразумений и споров в будущем.
Гарантия может быть представлена в виде таблицы, где указываются все детали и условия, или в виде списков, где каждый пункт содержит отдельную информацию. Важно использовать ясный и понятный язык, чтобы избежать недопонимания.
В случае возникновения вопросов или необходимости дополнительных разъяснений, стоит обратиться к юристу или специалисту в области гарантийных обязательств, чтобы получить профессиональную помощь и консультацию.
Конкретные разновидности гарантийных писем
В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.
- Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
- Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
- Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
- Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
- студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
- сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
- освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).
В каких случаях требования отклоняются
У адресата претензии есть несколько вариантов, как на нее реагировать. В каких же случаях должник вправе отклонить выдвигаемые требования?
Обратите внимание! Существует четыре основания:
- отсутствие вины должника в обстоятельствах, приведших к невыполнению обязательств. Такие ситуации описываются в пунктах договоров «Действия непреодолимой силы»,
- невыполнение обязательства случилось из-за ситуации, которая хоть и не является форс-мажором, но не может контролироваться,
- неправильно указан адресат,
- требования, которые предъявляет кредитор, неправомерны или не были зафиксированы в соглашении.
В определенных ситуациях, несмотря на верно написанный ответ на претензию, не получается избежать судебной тяжбы. Но сам факт, что ответ был предоставлен в требуемый срок, будет для должника еще одним плюсом. В ином случае ему понадобилось бы возместить все судебные расходы даже при положительном исходе.