Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР сбис». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Список рекомендованных уполномоченных операторов ЭДО, оказывающих услуги по представлению отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в ПФР невелик, в нем на конец мая 2022 года числилось 9 операторов ЭДО. При этом список постоянно меняется ввиду принятия новых законов и положений.
Что нужно для электронного документооборота с Пенсионным фондом РФ
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен данными в виде электронных документов. Преимущества ЭДО:
- возможность отправки документации в любой момент времени;
- удобный учёт передаваемых документов;
- сохранность тайны переданных сведений;
- возможность исправления ошибок в переданных сведениях без посещения контролирующих органов;
- возможность создания и ведения единого электронного архива документооборота организации с контрагентами и регуляторами.
В рамках ЭДО может происходить обмен как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованный документ — это электронный документ, созданный по формату, утверждённому регулятором (например, ФНС). Неформализованный документ — это электронный документ, к оформлению которого нет строгих требований. Формат для таких документов согласовывается контрагентами.
Для внедрения цифрового документооборота потребуется:
- программное обеспечение для ПК, поддерживающее создание документов в нужных форматах;
- ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства, за счёт которых обеспечивается криптографическая защита информации (СКЗИ);
- услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
- выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.
Что нужно для электронного документооборота с Пенсионным фондом РФ
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен данными в виде электронных документов. Преимущества ЭДО:
- возможность отправки документации в любой момент времени;
- удобный учёт передаваемых документов;
- сохранность тайны переданных сведений;
- возможность исправления ошибок в переданных сведениях без посещения контролирующих органов;
- возможность создания и ведения единого электронного архива документооборота организации с контрагентами и регуляторами.
В рамках ЭДО может происходить обмен как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованный документ — это электронный документ, созданный по формату, утверждённому регулятором (например, ФНС). Неформализованный документ — это электронный документ, к оформлению которого нет строгих требований. Формат для таких документов согласовывается контрагентами.
Для внедрения цифрового документооборота потребуется:
- программное обеспечение для ПК, поддерживающее создание документов в нужных форматах;
- ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства, за счёт которых обеспечивается криптографическая защита информации (СКЗИ);
- услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
- выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР
Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.
Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.
Второй вариант — направить в ПФР электронное заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Заявление следует заверить электронной подписью. В этом случае второй документ (соглашение) не требуется. На сегодняшний день данный способ доступен не во всех регионах.
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.
Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР
Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.
Электронный документооборот с Пенсионным фондом – это механизм сдачи отчетности и предоставления пояснений через интернет. Установив специальную программу и купив электронную подпись, компания может направлять любые документы в ПФР и получить ответ в течение 2-3 часов.
Такая программа облегчает труд специалиста отдела кадров, ведь ему не нужно постоянно заполнять одни и те же данные (название предприятия, ИНН/КПП, ФИО работников, коды фирмы и другие). Кроме этого, в программе электронной отчетности всегда располагаются актуальные формы документов.
Сдавать отчеты в ПФР в электронном виде можно только при помощи специальных программ электронного документооборота и отчетности, таких как «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн», «СБиС++ Электронная отчетность» и другие.
Для подключения системы электронной отчетности необходимо обратиться в одну из организаций, предоставляющих подобные услуги. После этого, выбирается необходимый тариф в зависимости от применяемого режима налогообложения, количества ведомств, куда будет сдавать отчетность и количества предприятий (одна фирма или консолидированная группа).
В среднем стоимость минимального комплекта системы электронной отчетности равна примерно 5-6 тысячам рублей в год.
Для использования системы электронной отчетности на имя генерального директора оформляется электронная подпись, которой он заверяет все сданные отчеты. Причем не важно, кто в фирме является ответственным лицом за составление отчетности: бухгалтер или главный специалист отдела кадров. Отчетность в обязательном порядке подписывается генеральным директором.
В любой программе есть свои плюсы и минусы, и электронный документооборот – не исключение.
К плюсам можно отнести:
- быстроту отправки отчетов;
- возможность исправления;
- удобства предоставления отчета;
- отсутствие бумажных архивов.
Направляя отчет в ПФР, уже через несколько минут он будет принят системой регистрации – то есть, организациям не приходится заранее отправлять отчеты. Кроме этого, отчет будет проверен в течение 2-3 часов и от Пенсионного фонда придет ответ: положительный или отрицательный протокол. Следовательно, используя электронный документооборот, компания выигрывает в скорости обработки и принятия документов.
Но кроме «плюсов», есть и «минусы» электронного документооборота с Пенсионным фондом.
К отрицательным моментам можно отнести:
- зависимость от доступа в интернет;
- обязательность технического оборудования и программного обеспечения;
- электронный формат.
В большинстве случаев все компании скажут, что вышеперечисленные негативные моменты минимальны. Но все же они присутствуют.
Итак, во-первых, предприятия, которые осуществляют электронный документооборот, полностью зависят от наличия интернета. Если вдруг в компании «забудут» своевременно оплатить доступ к сети, на линии будут проводиться технические или восстановительные работы, то направить отчет в ПФР не получится. Хотя в данном случае можно временно воспользоваться и мобильным интернетом. Но все же прямая зависимость от интернета – это явно отрицательный момент при использовании электронного документооборота с Пенсионным фондом.
Также нельзя не отметить и тот факт, что установить программу электронной отчетности на устаревшем программном обеспечении практически невозможно. Точнее саму программу установить можно (или войти в личный кабинет), но вот плагины могут не пропустить электронную подпись. То есть программное обеспечение будет периодически обновляться в соответствии с новым ГОСТами, и со временем придется покупать новый компьютер или новое дорогое программное обеспечение.
Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему
Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:
- бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
- исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
- сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
- в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.
Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.
Что можно сделать через СБИС в рамках работы с ПФР
Все компании, в которых официально трудоустроены наемные сотрудники, обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчеты. Для этого необходимо заполнить две формы:
- Ежегодную форму СЗВ-СТАЖ. Она сдается по итогам года до 1 марта один раз в году;
- Ежемесячную форму СЗВ, которая формируется и отправляется в ПФР каждый месяц до 15 числа (по итогам предыдущего).
В 2020 году расчет страховых взносов передается в Налоговую инспекцию, корректировка индивидуальных сведений происходит в форме «СЗВ-КОРР». С помощью программы СБИС, вы сможете не только направить отчеты в Пенсионный Фонд РФ, доступны и дополнительные функции в программе:
- Проведение сверки данных с ПФР;
- Отправка служебных писем в ПФР;
- Оформление для работника выхода на пенсию.
Как защищены передаваемые сведения персучета
Сведения индивидуального (персонифицированного) учета содержат персональные данные, которые отнесены к информации ограниченного доступа и должны быть защищены в соответствии с Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Средства электронной подписи не должны нарушать конфиденциальность информации ограниченного доступа и должны соответствовать требованиям п. 5 ст. 8 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Для обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используют средства криптографической защиты в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.
Сдавать отчетность проще и быстрее в электронной форме. Разберемся, как правильно подключить бюджетную организацию к электронному документообороту с Пенсионным фондом.
Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую отчетность в ПФР нужно отправить электронно.
Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:
- не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
- не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
- оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).
Как зарегистрироваться: заявление
Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:
- регистрационный номер в ПФР;
- регистрационный номер оператора электронного документооборота;
- наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
- Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
- сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
- контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
- ИНН;
- КПП;
- сведения о представителе по доверенности.
ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя.
Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).
Подключение к системе электронного документооборота происходит довольно быстро. Сразу же после подключения к ней вы можете беспрепятственно сотрудничать с выбранными вами организациями, в частности, с Пенсионным фондом.
Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации.
Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу.
Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.
ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения.
Индивидуальный предприниматель начал свою деятельность с 16.04.2019г., есть наемные люди. Нужно лично ИП ехать в ПФР с документами, чтоб составить с ними соглашение ОБ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПФР ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ? Или можно отправить письмом?
Электронный документооборот с ПФР — это система обмена информацией между работодателями и Пенсионным фондом России, осуществляемая через специальную электронную платформу СБИС. В рамках данной системы работодатели могут вести учет и отчетность по начислениям и удержаниям взносов на обязательное пенсионное страхование.
Для начала работы с электронным документооборотом необходимо подключиться к системе СБИС. Регистрация в системе требует наличия электронной подписи, которую можно получить в удостоверяющем центре. После регистрации в СБИС можно загружать документы, вносить информацию о начислениях и удержаниях взносов, осуществлять проверку и отправку отчетности ПФР.
Для удобства работы с электронным документооборотом с ПФР в СБИС предусмотрены различные функциональные возможности. Например, система позволяет автоматизировать процесс формирования отчетности и расчета взносов, а также предоставляет возможность просмотра и анализа данных по начислениям и удержаниям взносов в удобной форме. Кроме того, система предоставляет контрольные механизмы для проверки корректности внесенных данных и отправки отчетности.
Электронный документооборот с ПФР в СБИС позволяет работодателям минимизировать ручную работу с бумажными документами и упростить процесс ведения учета и отчетности по взносам на пенсионное страхование. Все этапы процесса осуществляются в электронной форме, что позволяет снизить время и затраты на выполнение рутинных операций, уменьшить вероятность ошибок и повысить качество работы.
Инструкция по настройке ЭДО с ПФР через СБИС
СБИС предоставляет возможность настроить электронный документооборот (ЭДО) с Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФР) для удобного обмена документами и сведениями. Для настройки ЭДО с ПФР через СБИС следуйте указанным ниже шагам.
1. Зайдите в личный кабинет СБИС и перейдите в раздел настройки ЭДО.
2. Выберите раздел «Связи» и нажмите кнопку «Добавить связь».
3. В открывшемся окне выберите «Пенсионный фонд РФ» в качестве контрагента.
4. Укажите необходимые данные, такие как ИНН, КПП и расчетный счет ПФР.
5. Нажмите кнопку «Сохранить» для сохранения связи с ПФР.
6. После сохранения связи, вам будет предоставлен доступ к функциям ЭДО с ПФР через СБИС.
7. Для отправки документов в ПФР, выберите соответствующий документ и нажмите кнопку «Отправить».
8. Для получения документов от ПФР, перейдите в раздел «Входящие документы» и проверьте наличие новых документов.
Теперь у вас настроен ЭДО с ПФР через СБИС, и вы можете удобно обмениваться документами и сведениями с ПФР.