Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вопрос 16. Анализ использования рабочего времени и производительности труда.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Объем производства товаров зависит не столько от численности работающих, сколько от количества затраченного на производство труда, определённого количеством рабочего времени. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью аналитической работы в организации. В процессе анализа использования рабочего времени следует проверить обоснованность производственных заданий, изучить уровень их выполнения, выявить потери рабочего времени, установить их причины, наметить пути дальнейшего улучшения использования рабочего времени, разработать необходимые мероприятия.
В ходе изучения трудового процесса и его нормирования решаются две задачи: определение фактических затрат времени на выполнение операции и ее элементов; определение структуры затрат времени на протяжении смены (или ее части).
Различают два основных метода изучения затрат рабочего времени: метод непосредственных замеров и метод моментных наблюдений.
Метод непосредственных замеров заключается в непрерывном наблюдении за трудовым процессом, операцией или ее частями и фиксации показаний текущего времени либо продолжительности выполнения отдельных элементов операции.
Достоинства метода: подробное изучение процесса труда и использования оборудования; получение данных в абсолютном выражении (секунды, минуты, часы) и их высокая достоверность; установление фактических затрат рабочего времени за весь период наблюдения, получение сведений о последовательности отдельных элементов работы; и так далее.
Недостатки метода: наблюдения длительны и трудоемки, обработка данных достаточно сложна; время наблюдения ограничено, наблюдение нельзя прерывать; один наблюдатель, как правило, не в состоянии обеспечить качественное наблюдение и фиксацию результатов более чем по трем — четырем объектам; постоянное присутствие наблюдателя оказывает психологическое; воздействие на работника, что может несколько искажать достоверность результатов.
Различают несколько разновидностей метода непосредственных замеров:
Сплошные замеры (по текущему времени) ведутся путем непрерывной регистрации всех элементов работы в их временной последовательности, в записи фиксируется календарное (текущее) время окончания каждого элемента.
Выборочные замеры применяются для изучения отдельных элементов работы, операции независимо от их последовательности во времени
Цикловые замеры используются для изучения элементов операции (действий, движений) небольшой продолжительности (до 1-3 с), когда регистрация каждого из них в отдельности дает слишком большую погрешность.
Достоинства метода: один исследователь может наблюдать почти неограниченное число объектов; достоверность наблюдения не пострадает, если оно будет прервано, а затем продолжено; по оценке специалистов, трудоемкость наблюдения и обработки данных в 5, 10 раз меньше, чем при методе непосредственных замеров, ниже физические и нервные нагрузки у наблюдателя; и прочее.
Недостатки метода: результатом являются только усредненные данные;
структура затрат рабочего времени может быть раскрыта не полностью;
отсутствуют данные о последовательности и рациональности выполнения приемов и операций, нет возможности непосредственно фиксировать причины простоев, потерь, нерациональных затрат рабочего времени. В зависимости от цели изучения затрат рабочего времени выделяют следующие виды наблюдений: хронометраж, фотография рабочего, фотохронометраж, самофотография рабочего времени.
Различают следующие способы ведения наблюдений:
· Визуальный
· Наблюдение с помощью приборов
· Автоматический способ
По способу записи результатов наблюдения различают: цифровую (минуты, секунды), индексную (буквенные и условные обозначения), графическую (графики в масштабе времени) записи; фотокинорегистрацию; осциллограмму; смешанную (комбинированную) форму записи, например индексно-цифровую.
Что находится в приоритете
В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.
Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.
Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:
- В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
- Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
- Растет уровень результативности каждого работника;
- Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.
Планирование времени работы.
Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.
Рассмотрим процесс планирования пошагово.
Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.
Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.
Постановка приоритетных задач.
Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.
Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:
- Срочные и важные;
- Срочные и неважные;
- Несрочные и важные;
- Несрочные и неважные.
Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.
Постановка целей.
Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.
В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?
- Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
- Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
- Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.
Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.
Закон Парето.
Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.
Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.
Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.
Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.
Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.
Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.
Основные показатели баланса
Во многом стабильность функционирования предприятия обуславливается рациональной деятельностью его сотрудников. Чем с большей полезностью расходуются рабочие часы, тем выше индексы, определяющие экономическую эффективность работы организации. Поэтому основная задача руководства — минимизирование потерь трудовых часов, за счет аннулирования обстоятельств, оказывающих на них прямое влияние
Именно поэтому важно проводить анализ использования рабочего времени. Для этого применяются основные показатели баланса рабочего времени на одного человека:
- Календарный (Кф). Значение показателя = 365 календарных дней;
- Номинальный, режимный. Буквенное обозначение – Нф. Это значение исчисляется по формуле:
Какие задачи позволяет решать проведение анализа эффективности трудозатрат
Анализ показателей использования рабочего времени – это не просто сумма расчетов и некий числовой вывод по соотношению численности кадров и их производительности в течение трудового дня, а также по часам в соответствие с табелем и планом. Такие данные по работникам можно получать год за годом и никак не использовать их на предприятии. Реально анализ затрат рабочего времени – это комплексный метод, который позволяет понять следующее:
- насколько эффективно каждый сотрудник использует часы, отведенные по табелю на исполнение им его должностных обязанностей;
- каковы объемы потерь производительности (за час, день, год) и что стало причиной просадки количественных показателей в реализуемом плане;
- как те или иные факторы в работе предприятия влияют на повышение/снижение численности выпуска продукции сейчас и в перспективе;
- сколько сотрудников реально нужно для выполнения плана, какую их часть есть возможность высвободить из производства для снижения количества затрат.
Как проводится анализ использования трудовых ресурсов
Анализ использования трудовых ресурсов начинается с подготовки документации:
- отчет по трудовой деятельности фирмы;
- табель учета сотрудников;
- сведения о текучести кадров, средней оплате труда и численности работников по форме П-4;
- отчет по определению сотрудников разной квалификации;
- информация о наблюдениях использования трудовой силы;
- данные об уровне трудовых затрат, а также сведения по их снижению.
В ходе исследования определяются показатели численности работников, текучести кадров, их социальной защиты, рационального использование труда и рабочего времени, а также производительности труда.
Анализ использования трудовых ресурсов помогает решить две главные задачи: рациональное использование рабочего труда, а также увеличение объемов производства.
Проблемы при внедрении системы оценивания
Не всем руководителям удается успешно внедрить систему оценок эффективности для своих подчиненных. И причина кроется, как в неудачном методе, так и в недостаточной эффективности самого руководителя. Какие проблемы анализа результативности трудовой деятельности могут возникать и почему?
Первый барьер на пути успешного внедрения системы оценок уровня результативности исполнения персоналом своих обязанностей – это сопротивление коллектива. Почему так происходит? Существует ряд причин:
- опасения относительно нововведений. Персонал боится изменений, полагая, что объем работы увеличится, а размер зарплаты уменьшится;
- сложная схема. Многоуровневая система оценивания эффективности использования персонала сбивает с толку и демотивирует работника. Если сотрудник не может понять, что он сделал не так и почему ему заплатили меньше, это негативно сказывается на его деятельности и отношении к работе;
- непонятная система оплаты труда. Если премия выплачивается, исходя из результатов работы за прошлый, а то и позапрошлый месяц, сотрудник оказывается дезориентирован: работал хуже, а заработал больше;
- разница в оценке выполненных задач и общей эффективности у самого работника и его руководителя. А такие оценки редко совпадают;
- достижение поставленной цели не всегда полностью зависит от деятельности работника. То, что он считает правильным, эстетичным, может напрочь не понравиться заказчику. И работу придется переделывать, внося правки снова и снова. Поэтому, оценивая деятельность «творческих» работников, руководителю стоит применить особый метод или индивидуальный подход;
- необходимость тратить время на отчеты. Кому понравится после выполнения работы поставленная задача написать подробный отчет с указанием потраченного времени, соблюдения сроков и анализа собственных ошибок.
Итак, главной проблемой внедрения оценок производительности и результативности труда является субъективность и непрозрачность методов оценивания.
Устранить субъективность в оценках поможет автоматизированный профайлинг. Алгоритм, который заложен в «СёрчИнформ ProfileCenter», беспристрастно составляет психологические профили сотрудников, определяя их сильные и слабые стороны. Собранная информация позволяет принимать справедливые управленческие отношения.
Что такое потери рабочего времени?
Потери рабочего времени — временной промежуток, в течении которого работник отсутствует на рабочем месте, либо занимается не продуктивной для предприятия деятельностью.
К сведению
В конечном итоге из-за несанкционированных перерывов результативность его труда снижается. Обеденные и технологические перерывы, подготовка места работы и его уборка, поддержание производственного оборудования в нормальном техническом состоянии — изначально заложены в планировании рабочего времени и являются нормируемыми затратами времени.
Виды потерь рабочего времени
| Целодневные | Потери рабочего дня (смены). Возникают из-за не поставки ресурсов, аварии на предприятии, отпусков, больничных, декретов. |
| Внутридневные (внутрисменные) | Время, нерационально используемое в пределах одного трудодня: частые перекуры, разговоры не по производственным вопросам, занятость личными проблемами. |
| Плановые | Запланированный расход рабочего времени, регламентированный руководством. Например: возложение обязанностей не пришедшего на службу сотрудника на остальных членов коллектива; увеличение количества перерывов на отдых из-за изменившихся условий труда. |
| Непродуктивные | Работник трудится по плановому графику без потерь времени, но эффективность труда не повышается, либо снижается. Причиной может быть выпуск бракованной продукции, из-за чего ресурсы времени тратятся на выпуск новой продукции надлежащего качества. |
Для тщательного анализа утрат производственного времени используются специальные формулы расчёта.
Методы измерения производительности труда
В организациях различного профиля используют натуральный, трудовой и стоимостной методы расчета производительности труда.
Натуральный метод Учитывается выработка продукции (в тоннах, метрах, кубометрах – натуральных показателях) за единицу рабочего времени. Подобный метод обычно используют на предприятиях, выпускающих продукцию одного вида. Такой расчет удобен для сравнения производительности труда отдельных работников, бригад, сопоставления их численного и квалификационного состава. Использование натурального метода позволяет сравнивать производительность труда в компаниях различных отраслей. Недостаток этого метода состоит в том, что он не позволяет обобщить данные при разнообразной деятельности компаний, а также учесть трудозатраты при частичном выполнении норм выпуска продукции.
Трудовой метод Исследуется степень выполнения заданных норм. Анализируется соотношение фактических и нормативных трудозатрат на определенный объем работ. Рассчитываются и сравниваются между собой затраты времени на выпуск единицы продукции (штуки, метра, килограмма и т. д.). Такой метод анализа продуктивности трудовых затрат подходит для организаций, выпускающих любую продукцию или специализирующихся на оказании разнообразных промышленных и бытовых услуг.
Стоимостной метод О производительности труда судят по соотношению стоимости произведенной продукции (в рублях) к среднесписочной численности персонала. Существуют различные способы оценки производительности труда: товарный, чистый, валовый, реализованный, нормативный. Преимуществом стоимостного метода анализа является возможность соизмерения показателей эффективности труда на разнородных производствах в масштабе отдельного предприятия, разнообразных отраслей. Стоимостное выражение эффективности расходования рабочих ресурсов позволяет сравнивать показатели по различным регионам страны и сопоставлять их в мировом масштабе.
Основные категории затрат рабочего времени
При изучении трудовых процессов, разработке норм труда необходимо установить, какие затраты рабочего времени являются необходимыми, несут на себе продуктивную нагрузку, а какие считаются излишними, нерациональными затратами и потерями. Для этого рабочее время классифицируется, то есть подразделяется, на отдельные категории по определенным признакам.
Статья 91 ТК РФ определяет рабочее время следующим образом: «Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».
Примечание. В правовом отношении рабочее время — это законодательно установленный период времени работы для всех участников производства.
Уже в самом определении рабочего времени словами «и иные периоды» обозначена его неоднородность. Для работника оно подразделяется на время работы (в течение которого рабочий выполняет ту или иную предусмотренную или не предусмотренную производственным заданием работу) и время перерывов в работе (в течение которого рабочий не работает).
Как рассчитать непроизводительные затраты рабочего времени
После изучения потерь рабочего времени мы можем определить, сколько непроизводительных затрат было произведено из-за потерь рабочего времени.
Непроизводительные затраты рабочего времени складываются из потерь рабочего времени вследствие изготовления забракованных изделий, их исправления, а также затрат рабочего времени, связанных с отклонениями от технологического процесса (дополнительные затраты рабочего времени). Рассчитываются непроизводительные затраты рабочего времени на основании данных о потерях от брака.
Исходными данными для расчета непроизводительных затрат рабочего времени являются: себестоимость продукции; заработная плата производственных рабочих; потери от брака; материальные затраты; затраты на исправление брака; заработная плата всех рабочих.
Программа повышения производительности труда является на сегодняшний день является одной из наиважнейших проблем современности. По сколько в организациях довольно часто видна проблема мотивации персонала и это весьма отрицательно сказывается на самой организации и на текучке кадров.
Производительность – это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе. Другими словами, производительность – это то, что компания получает вместо того, что вкладываем. Увеличение данного отношения означает подъем производительности, и наоборот. В свете общего определения производительности, главная задача организации – увеличение отношения количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.
В магазине «Эльдорадо в настоящее время в магазине работает 34 человека. В организации с такой общей численностью персонала нет нужды создавать отдельную кадровую службу, а особенности работы в сетевой структуре таковы, что всю работу по ведению кадровой документации выполняют бухгалтерия и кадровая служба головного офиса, также в головном офисе разрабатывается общая кадровая политика и кадровая стратегия.
В компании «Эльдорадо» созданы разнообразные и эффективные программ повышения производительности труда по разным направлениям управления персоналом. При этом их эффективность и, как следствие, показатели производительности в конкретном магазине зависят от правильности их реализации.
Причинами снижения производительности в магазине «Эльдорадо» в г. Кемерово являются:
˗ неправильная организация труда;
˗ неорганизованность работников;
˗ несоблюдение стандартов служебного поведения;
˗ недостаточная мотивация.
Для повышения производительности труда в магазине «Эльдорадо» в г. Кемерово с учетом выявленных проблем рекомендовано:
1. Внедрить в магазине программу нематериальной мотивации «Звезда», которая применяется в других магазинах сети.
2. Проанализировать имеющиеся в коллективе магазина конфликты и решить их.
3. Скорректировать рабочие графики персонала в зависимости от индивидуальных показателей производительности в зависимости от времени суток.
4. Провести беседу с работниками, которые не принимают ценности и элементы поведения, принятые в организации и принять решение о возможности их дальнейшей работы в магазине.
5. Разработать стандарты самоорганизации работы для персонала различных категорий, чтобы сократить потери времени и повысить эффективность затрачиваемых усилий.
Предложенные мероприятия позволят повысить производительность труда сотрудников магазина «Эльдорадо» в г. Кемерово и устранить выявленные недостатки существующих программ.
Контроль за расходованием рабочего временит на любом предприятии является обязательной функцией менеджмента руководства, который имеет ряд своих особенностей, в отличие от функций финансового или материального контроля и учета.
Такие особенности связаны с тем фактом, что рабочее время невозможно увеличить выше нормативного значения, которое, как правило, установлено Трудовым кодексом РФ или правилами трудового распорядка предприятия. Рабочее время не может быть компенсировано за счет снижения цен, так как оплата труда также достаточно жестко регламентируется.
По этой причине время работы, которое есть, должно максимально эффективно использоваться.
Так как персонал является одним из важнейших ресурсов компании, то он всегда должен быть доступен для распоряжений, касающихся производственного процесса предприятия, всегда должен находиться в надлежащем рабочем состоянии. В противном случае итоговые показатели компании (прибыльность, рентабельность) будут снижаться.
Оценка использования времени работы сотрудников позволяет получать всем звеньям руководства точную и полную информацию об использовании важнейшего ресурса предприятия, а также о рабочей активности сотрудников.
Перечень основных показателей
В производственном процессе нередко возникают потери времени работы. Данные значения также необходимо учитывать при исследовании эффективности ФРВ. Сокращение всех видов потерь (как внутрисменных, так и целодневных) способствует повышению коэффициента использования рабочего времени.
В процессе исследования рассчитывают несколько коэффициентов использования затрат рабочего времени работы.
- Коэффициент использования рабочего периода определяется следующей формулой:
Крп = Дф/Дн,
где Дф- общее число дней, которое отработал один работник за определенный временной период, дни;
Дн- количество дней, необходимое для отработки одному работнику за определенный промежуток времени, дни.
- Коэффициент использования рабочего дня определяется при использовании следующей формулы:
Крд =tфу/tн ,
где tфу – средняя фактическая урочная продолжительность рабочего дня, час;
tн – средняя продолжительность рабочего дня, час.
- Интегральный коэффициент является универсальным и отражает процент использования рабочего дня (исследуемого периода). Он представлен следующей формулой:
Кинт = Крп*Крд*100;
Этот показатель рассчитывается на основании определения двух предыдущих коэффициентов.
- Интегральный коэффициент загрузки рабочих мест и смен определяется следующей формулой:
Кизрм = Крс*Кнр,
Крс — коэффициент использования сменного режима, который может быть рассчитан делением коэффициента сменности к общему количеству смен на предприятии по существующему режиму труда;
Кнр – коэффициент непрерывности, определяемый как отношение количества работников в самой заполненной смене к общему количеству мест работы.
- Коэффициент сменности возможно рассчитать двумя способами:
1. на определенную дату:
Ксмен дат = Чо/Ч,
Чо – количество рабочих согласно всех смен, чел.;
Ч — количество рабочих в самой заполненной смене, чел.
2. за календарный период:
Ксмен пер = Дс/Д,
где Ксмен пер — коэффициент сменности за календарный период;
Дс — число отработанных за отчетный период дней во всех сменах, чел.-дней
Д – количество дней в самую заполненную смену, чел.-дней.
- Коэффициент использования простоев определяется следующей формулой:
Анализ среднегодовой выработки на одного работника
На показатель среднегодовой выработки оказывают влияние такие факторы как: доля рабочих в общей численности промышленно-производственного персонала (ППП) организации, количество отработанных дней и продолжительность рабочего дня.
Определим влияние этих факторов на среднегодовую выработку продукции одним работником по следующей формуле:
ГВ = Уд*Д*П*ЧВ
Где,
Уд — удельный вес рабочих в общей численности ППП, %;
Д — количество отработанных дней одним рабочим за год;
П — средняя продолжительность рабочего дня;
ЧВ — среднечасовая выработка продукции.
Методом абсолютных разниц проведем анализ уровня влияния факторов на среднегодовую выработку продукции:
а) влияние удельного веса рабочих в общей численности персонала предприятия: ∆ГВ(уд) = ∆Уд*ГВп
б) влияние количества отработанных дней одним рабочим за год: ∆ГВ(д) = Удф*∆Д*ДВп
в) влияние продолжительности рабочего дня: ∆ГВ(п) = Удф*Дф*∆П*ЧВп
г) влияние среднечасовой выработки рабочих: ∆ГВ(чв) = Удф*Дф*Пф*∆ЧВ
Воспользуемся данными табл. 1 и проанализируем влияние факторов на среднегодовую выработку на одного работающего.
Среднегодовая выработка в отчетном периоде, по сравнению с планом уменьшилась на 42,43 тыс. руб. Ее снижение произошло за счет снижения удельного веса рабочих в структуре ППП на 5 процентных пунктов (снижение выработки составило 24,21 тыс. руб.). Сокращения количества отработанных дней одним рабочим за год, продолжительности рабочего дня и среднечасовой выработки. В итоге влияние факторов в общей сумме составляет 42,43 тыс. руб.