Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бюджет доходов и расходов организаций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
БДР составляется на этапе, когда уже готовы все операционные бюджеты. Этим он схож с финансовой отчетностью. Ее нельзя получить, пока не будут отражены хозяйственные операции периода. По аналогии БДР не составить, пока не сверстаешь как минимум бюджеты продаж, производства, себестоимости реализации, коммерческих и управленческих расходов.
Составление бюджета доходов и расходов
Именно поэтому формирование БДР – это, по сути, чисто технический процесс. Для него не требуется анализ емкости рынка. Не нужны оценка и корректировка норм потребления материалов. Нет необходимости считать плановые амортизацию и налоги. Если готова качественная информационная база в операционных бюджетах, то обобщить ее в БДР – вопрос лишь времени.
Давайте посмотрим, как это делается. Чтобы было проще, выделим три этапа, связанные с формированием плановых:
- доходов;
- расходов;
- финансового результата.
Формирование БДР: пошаговая инструкция
Как мы уже писали выше, БДР — инструмент, благодаря которому руководство предприятия может эффективно планировать дальнейшую работу и грамотно распределять имеющиеся ресурсы.
Существующие реалии предлагают компаниям автоматизировать системы ведения и управления бюджетом с помощью специальных программ. Автоматизация значительно экономит риски и позволяет снизить количество возможных ошибок, однако, составить форму можно и в Excel.
В самом начале статьи мы разъяснили, что БДР является документом, обобщающим все существующие виды бюджетов компании. Поэтому, перед тем как начать формировать БДР, необходимо сформировать и систематизировать управленческий, производственный, операционный и другие бюджеты.
Теперь пошагово рассмотрим, как формируется БДР.
Примеры составления БДР и БДДС в Excel
Управленческий учёт подразумевает сбор информации из всех подразделений компании. Если компания большая, то количество данных может умещаться в десятки или даже сотни таблиц Excel. Технически не очень удобно обрабатывать такие объёмы данных, также трудности могут возникнуть на этапе внесения корректировок и поддержания актуальной информации в таблицах.
Поэтому крупным предприятиям лучше использовать специальные программы для формирования БДР и БДДС. А использование таблиц Excel в качестве инструмента для формирования бюджетирования подходит, скорее, для малых фирм.
От финансового планирования к технологии управления
Многие предприятия пытаются строить свой процесс бюджетирования сверху вниз, задавая на входе показатели баланса, бюджета доходов и расходов, движения денежных средств, а на выходе получая не только операционные бюджеты, но и производственные планы. Это очень хорошее намерение, но в действительности, к сожалению, такую схему можно применить не более чем в 5% случаев – в компаниях с очень простой схемой работы. Но даже там получившееся с трудом можно назвать полноценным бюджетированием.
Поэтому на подавляющем большинстве предприятий применяется классическая схема бюджетирования – снизу вверх: параметры производственных планов (в натуральном выражении) оцениваются в деньгах, из этих показателей формируются операционные бюджеты подразделений, а из них впоследствии складывается блок финансовых бюджетов (бюджетный баланс, бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств).
Основное предназначение бюджетирования как управленческой технологии – передать права и обязанности на более низкий уровень управления, не утратив при этом контроля за деятельностью компанией. Именно этот смысл обычно вкладывается в термин «бюджетное управление»: это управление, которое осуществляется с помощью бюджетов. Чтобы можно было построить подобную систему управления, применяемая методология (система) бюджетирования должна обладать несколькими дополнительными свойствами:
1. Предусматривать закрепление ответственности руководителя, распоряжающегося бюджетными средствами (так называемого владельца бюджета, которым может быть начальник подразделения, функциональный директор, менеджер проекта). Средства, закрепляющие ответственность:
- плановые данные в натуральном и денежном выражении;
- система KPI, отражающих как цели компании, так и эффективность деятельности владельца бюджета;
- система мотивации, привязанная к KPI.
2. Позволять передачу прав по использованию бюджета. Это достижимо, если имеются механизмы, которые:
- дают владельцу бюджета возможность распоряжаться выделенными средствами;
- делают прозрачной систему оплаты бюджетных заявок (позволяют прогнозировать и контролировать сроки платежей в рамках бюджетов);
- закрепляют бюджетный (платежный) лимит по статьям (бюджетам).
Если система бюджетирования обладает перечисленными элементами, с ее помощью можно достичь важных для управления предприятием результатов:
- Генеральный Директор освобождает себя от выполнения множества функций (они передаются на нижние уровни управления).
- Решения (в рамках функций, переданных руководителем вниз) принимаются более оперативно.
- Решения становятся более качественными, так как принимаются компетентными людьми в профильных подразделениях.
Что такое форматы бюджетов (на примере в Excel)
Выбор форматов бюджетов — один из первых вопросов при постановке бюджетирования в компании. Так как с их помощью можно определить систему целевых показателей и нормативов, а также контролировать ход исполнения бюджетов.
Формат бюджета — это набор статей в бюджете, степень их детализации и распределения по группам. В отличие от форм налоговой и бухгалтерской отчетности, в бюджетировании нет стандартных форматов, так как это инструменты сугубо управленческого учета.
Форматы бюджетов могут быть в виде смет, где отражены только доходы или только расходы, или в виде прогнозов, в которых доходы и расходы сбалансированы. При этом показатели в бюджете могут быть выражены не только в денежной форме, но и в количественных и трудовых единицах измерения. Все зависит от вида бюджета и его задач.
Каждая организация может выбрать свой формат бюджетов, главное, чтобы в них было достаточно информации для принятия оперативных и управленческих решений. А также должны быть соблюдены несколько требований.
-
Совместимость бюджетных форматов с действующей на предприятии бухгалтерской отчетностью.
Кто может помочь в составлении БДР и БДДС
Чтобы готовый бюджет был действительно информативным и полезным, его составлением должны заниматься профессионалы.
Если в штате вашей организации таковых специалистов нет или их опыт недостаточен для качественного выполнения поставленных задач, советую обратиться за помощью в консалтинговые компании.
Услуги по составлению БДР и БДДС предлагают большинство из них.
Что вы получите от такого сотрудничества?
Во-первых, сэкономите время и деньги. Вам не нужно приобретать и разбираться в программном обеспечении для бюджетирования.
Во-вторых, над бюджетом будет работать команда профессионалов, которая отвечает за качество получаемого документа.
И наконец, в-третьих, вы получите аудит деятельности компании и рекомендации по дальнейшей её оптимизации.
Поверьте, затраченные средства на оплату услуг быстро окупятся! Самое главное правильно выбрать фирму-исполнителя.
Интеграция – Получение суммарной (интегральной) информации по тем или иным аналитическим признакам без учета внутрифирменных оборотов.
Консолидация – Получение суммарной (интегральной) информации по тем или иным аналитическим признакам с учетом внутрифирменных оборотов.
Центр затрат – Структурное подразделение или группа подразделений, аккумулирующих затраты. Деятельность центров затрат как правило направлена на обслуживание Центров Маржинальной Прибыли. Подразделение, отвечающее только за расходы периода.
Центр доходов (ЦД) – подразделение, отвечающее только за доходы периода.
Центр Маржинальной Прибыли – Он же профит-центр. Структурное подразделение или группа подразделений деятельность которых направлена на реализацию. Обеспечивает учет маржинальной прибыли.
Центр Финансового Учета (ЦФУ). ЦФУ – структурное подразделение или группа подразделений, осуществляющих определенный набор хозяйственных операций, поддающихся учету. Подразделение, отвечающее за результаты своей деятельности и за финансово-экономические показатели предприятия: соблюдение лимита затрат, выполнение заказов по серийной (несерийной) продукции, оказание услуг для ЦФО.
Центр Финансовой Ответственности (ЦФО). ЦФО – структурное подразделение или группа подразделений, конечная цель которых – максимизация прибыли. Подразделение, которое отвечает за финансовые результаты своей операционной деятельности: прибыль и убытки. Является направлением деятельности (бизнесом) предприятия. ЦФО наделено полномочиями управления затратами (обычно в пределах установленных лимитов) и отвечает за реализацию поставленных перед ним целей.
Венчурный центр (ВЦ) – подразделение, осваивающее новые виды продукции и отвечающее за экономность расходования ресурсов, денежных средств.
Управленческий учет – система организации, сбора и агрегирования учетных данных, направленную на решение конкретной управленческой задачи.
Основные функции управленческого учета:
• Обеспечение топ-менеджеров информацией, необходимой для принятия решений (помощь в принятии решений).
• Контроль текущего состояния предприятия и измерение результатов деятельности:
О Консолидированные отчеты по всему предприятию в целом (с учетом внутрихолдинговых взаиморасчетов);
О По различным центрам финансового учета (ЦФУ) – филиалам, подразделениям, группам товаров, контрагентам, агентам.
• Управление затратами;
• Измерение результатов деятельности;
• Мотивация сотрудников;
• Планирование и контроль выполнения планов;
• Бюджетное управление;
Бюджет – финансовый документ установленного формата, по которому происходят планирование и учет результатов хозяйственной деятельности.
Статья – составная часть бюджета, по которой происходят планирование и учет хозяйственных операций одного типа.
Хозяйственная операция – простейшее событие в деятельности предприятия, вызвавшее возникновение доходов, затрат, расходов, поступлений/выплат денежных средств, формирование остатков или движение товарно-материальных ценностей.
Операционный бюджет – бюджет, составляемый по каждому Центру Финансовой Ответственности (ЦФО) для планирования и учета результатов его деятельности (операций).
Функциональный бюджет – бюджет, составляемый по определенной области деятельности предприятия (функции) для планирования и учета результатов данной деятельности.
Бюджет предприятия – план, составленный на следующий период в натуральном и денежном выражении; определяющий потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения запланированных доходов.
Натурально-стоимостные бюджеты (Бюджеты Товаров, Запасов и Внеоборотных Активов) – бюджеты, отражающие движения всех, кроме денежных средств, активов предприятия; составляемые как в натуральных, так и денежных единицах для планирования и учета данного движения.
Бюджет Доходов и Расходов (БДР) – бюджет, отражающий процесс формирования финансовых результатов деятельности предприятия; составляемый для планирования и учета данного процесса с целью управления прибыльностью и рентабельностью предприятия.
Бюджет Движения Денежных Средств (БДДС) – бюджет, отражающий процесс движения денежных средств по всем видам счетов и кассе предприятия; составляемый для планирования и учета данного движения с целью управления платежеспособностью предприятия.
Бюджет Баланса, Бюджет по Балансовому Листу (ББЛ) – бюджет, отражающий структуру имущества (активов) предприятия и источников его формирования (пассивов); составляемый для планирования будущей и учета фактически сложившейся структуры активов/пассивов с целью управления стоимостью предприятия.
Консолидированный (итоговый) бюджет – группировка всех функциональных бюджетов предприятия в разрезах:
А. движения товаров, запасов и внеоборотных активов;
B. формирования доходов и расходов;
С. движения денежных средств;
D. формирования стоимости;
Предназначенная для планирования и учета результатов хозяйственной деятельности предприятия в целом.
Бюджетная структура – система функциональных бюджетов предприятия, по которой происходят последовательное планирование и учет результатов хозяйственной деятельности всего предприятия.
“Положение о бюджетной структуре” – внутренний регламентный документ предприятия, описывающий бюджетную структуру предприятия и регламентирующий процесс их формирования, являющийся одной из составных частей пакета регламентов по бюджетному управлению.
Для успешной постановки бюджетирования необходимо учитывать ряд моментов.
Во-первых, следует помнить, что бюджетирование является частью системы управленческого учета (СУУ). При составлении бюджетов для получения прогнозных данных используется управленческая информация. Данные для проведения анализа отклонений «план – факт» поступают из СУУ. Бюджетирование тесно связано с финансовой структурой компании, которая строится на основе принципов децентрализации управления, которые являются основой и для системы управленческого учета. Наконец, бюджетирование тесно связано с системой управления затратами, которая также является частью СУУ. Оно помогает установить лимиты затрат ресурсов и нормативы рентабельности по отдельным видам товаров и услуг, проектам, направлениям бизнеса и структурным подразделениям компании (Шевчук Д.А. Организация и финансирование инвестиций. – Ростов-на-дону: Феникс, 2006).
Во-вторых, для внедрения системы бюджетирования необходимо осуществить определенные предварительные действия, а именно провести бизнес-диагностику (своеобразную «инвентаризацию») компании. Многие компании хорошо научились проводить анализ различной информации, связанной с их бизнесом, составлять аналитическую отчетность, планировать. Достаточно большое количество компаний составляют (или по крайней мере пытаются это делать) основные финансовые бюджеты – бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов. Крупные предприятия, работавшие еще в советское время, обычно отличаются сильными планово-экономическими отделами, куда раньше стекалась вся информация о финансово-экономической деятельности и где была налажена система планирования и отчетности. Наличие такой управленческой базы упрощает процесс постановки системы бюджетирования.
Этапы формирования БДР
Верхнеуровневая последовательность этапов формирования БДР выглядит следующим образом:
Этап 0. Постановка процесса бюджетирования. На данном этапе разрабатывается методология бюджетирования, а также соответствующие регламенты, шаблоны форм для заполнения бюджетных данных, инструкции для ответственных сотрудников, формы отчетов бюджета. При первоначальном запуске процесса бюджетирования разрабатывается базовый бизнес-процесс и все вышеуказанные документы, осуществляется их актуализация в рамках последующих бюджетных кампаний.
Этап 1. Подготовка и запуск бюджетной кампании. На данном этапе как правило выпускается приказ о запуске бюджетной кампании, в котором фиксируются: сроки предоставления данных и ответственные лица по каждому разделу бюджета, по центрам финансовой ответственности; сроки проведения бюджетных комитетов и финального утверждения бюджета. Также данный этап может включать:
-
определение и доведение до ответственных лиц общих предпосылок для бюджетирования (в т.ч. плановый курс валюты, инфляция, целевые показатели роста выручки, планируемый запуск новых проектов / продуктов / направлений);
-
доведение до ответственных лиц форм для заполнения бюджетных показателей
-
актуализацию справочников (статей бюджета, групп статей бюджета);
-
актуализацию управленческой организационной структуры для целей бюджетирования.
Каждому субъекту хозяйствования характерна своя система БДР в зависимости от выбора стратегии финансового планирования, а также от поставленных целей. Поэтому давая определение БДР, что это такое и каково его назначение, необходимо понимать тот факт, что в качестве управленческих технологий в любой компании оно направлено на достижение собственных целей и использование своих средств и инструментария.
Бюджеты составляются как для компании в целом, так и для ее отдельных подразделений. Составление и расходов представляет собой план работы, скоординированный по всем структурным подразделениям, который объединяет отдельные бюджеты и характеризуется информационным потоком для принятия в сфере финансового планирования. В данном бюджете рассматривается в суммарном выражении планируемая прибыль и денежные потоки. Таким образом, отвечая на вопрос о том, БДР — что это, можно утверждать, что это результат множества обсуждений, а также принятие решений в будущем о судьбе предприятия, что способствует его эффективному оперативному и финансовому управлению.
Расчеты, которые осуществляются при формировании бюджета, позволяют своевременно и в полном объеме определить сумму денег, необходимую для реализации принятых решений. В данном случае речь идет и о формировании источников поступления данных средств (например, заемные или собственные).
Что такое БДР и БДДС и чем они отличаются
Даже семейным бюджетом управлять не так-то просто. Кто пробовал, тот знает, что денег на повседневные траты всегда уходит больше, чем вы рассчитывали. Приходится корректировать расходы, добавлять в бюджет новые статьи, о которых вы на момент его составления начисто позабыли.
Представьте, насколько сложнее вести бюджет крупного предприятия. У любого объекта коммерции сотни расходных статей и трат, которые необходимо делать.
Бюджет – это не абстракция, это конкретное понятие, подкреплённое специальными документами. Каждое предприятие, даже состоящее из 2 сотрудников, ведёт бюджет доходов и расходов (БДР) и по возможности – бюджет движения денежных средств (БДДС). Это основа бюджетирования.
Прежде чем перейти к практическому смыслу этих понятий, определимся с терминологией.
БДР – способ документальной фиксации операций, формирующих доходы и расходы предприятия. Как правило, такой документ имеет вид несложной таблицы, в которой учтены все хозяйственные манипуляции, приводящие к поступлению средств или их тратам. При этом учитываются не только денежные, но и любые другие доходы и расходы.
БДДС – способ отразить движение денежных потоков на предприятии. В этом документе фигурируют исключительно события имеющие денежное выражение.
Первичные документы, которыми пользуются при оформлении операций БДР, это акты завершённых работ и оказанных услуг, акты приёма-передачи материальных активов, любые другие документы, подтверждающие доходы и расходы компании. Документ похож на бухгалтерский отчет «О прибылях и убытках».
Взгляните на самый простой пример БДР, в котором отражены расходы и доходы организации.
При формировании БДДС используются кассовые ордера, банковские выписки по операциям со счетами. Сам документ похож на бухгалтерскую форму «Отчета о движении денежных средств».
Посмотрите, как выглядит пример БДДС.
Чем различаются БДР и БДДС?
Эти бюджеты отличаются целями, для которых они формируются. БДР разрабатывается с целью планирования прибыли, которую компания способна получить за бюджетный период. Сюда входят все данные о себестоимости продукции и выручке.
БДДС предназначен для распределения денежных потоков. Он отражает всю деятельность организации, которая выполнялась в денежной форме. С помощью БДДС отслеживаются все операции предприятия по различным счетам.
Рассмотрим детальнее, какие показатели отражаются в каждом из отчетов. Воспользуемся таблицей для лучшего восприятия информации.
| Амортизация | БДР |
| Переоценка ТМЦ | БДР |
| Излишки / недостачи по инвентаризации | БДР |
| Курсовые и суммовые разницы | БДДС |
| Получение / выплата займов | БДДС |
| Капитальные вложения | БДДС |
| Налоги | БДДС |
При формировании бюджетов у финансового отдела больше всего вопросов возникает с налогами. Следует ли включать НДС в БДР? Как показывает практика, сумма налогов не влияет на эффективность бизнеса как такового. Особенно это касается организаций, которые используют данный баланс для управления хозяйственной деятельностью производства. Поэтому сумма начисленных налогов должна быть выведена из отчета.
Бюджетирование и бюджеты: составление БДР и БДДС
Рассмотрим составление БДР и БДДС на примере. Представим обычную семью. Глава зарабатывает 100 тыс. рублей, а супруга сидит дома; она домохозяйка. Чтобы прожить «от зарплаты до зарплаты», жена подсчитывает все доходы и расходы семьи: учитывает оплату счетов, расходы на продукты, вещи первой необходимости, проще говоря, составляет бюджеты. Исходя из результатов их исполнения, домохозяйка планирует остатки денежных средств, оценивает будущие возможности семьи на отпуск, непреднамеренные траты, накопления.
Директор фирмы делает всё тоже самое, но по правилам бухгалтерского учета. Он соизмеряет доходы с расходами компании, аналогично подсчитывает планируемые остатки денежных средств, принимает решения об эффективности расходов. Всё это — элементы бюджетирования — планирования будущей деятельности компании, контроля результатов и подготовки управленческих решений на основе итоговых отклонений фактических показателей от плановых.
В основе бюджетирования лежат ключевые бюджеты — БДДС, БДР и ББЛ (бюджет доходов и расходов; бюджет движения денежных средств, бюджет по балансовому листу). Фактически они представляют собой план компании, который отражает два ключевых показателя:
- прибыль,
- остатки денежных средств.
В БДДР и БДР на примере домохозяйки и директора эти показатели выглядят так:
| Показатели | Домохозяйка | Директор компании |
|---|---|---|
| Прибыль | Достаточно ли зарабатывает супруг. | Выгодна ли деятельность компании, какая рентабельность моего бизнеса |
| Остатки денежных средств | Могу ли я оплатить все счета, отложить на отпуск и новую шубу | Есть ли у меня средства оплатить налоги, рассчитаться по заработной плате, сделать новые вложения |
Также бюджеты БДР и БДДС отражают объёмы продаж, цены на продукцию, материалы и т. п., то есть затрагивают те аспекты, которые максимально влияют на функционирование компании.
Регламент бюджета доходов и расходов
Регламент бюджета доходов и расходов определяет каким образом будет планироваться, учитываться, контролироваться и анализироваться финансовый результат компании. Финансовое бюджетирование, как правило, всегда начинается именно с консолидации бюджета доходов и расходов. Соответственно, первыми стратегическими показателями, которые будут анализироваться при составлении финансовых бюджетов, являются прибыль и рентабельность. К стратегическим показателям, которые могут найти отражение в бюджете доходов и расходов могут быть отнесены и постоянные затраты компании.
| Регламент БДР определяет как будет планироваться, учитываться, контролироваться и анализироваться финансовый результат компании |