Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к документам 2021». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.
Прилагаемая бумага должна содержать обращение, прошение и отметку о наличии приложений, а также включать в себя:
- Подтверждение того факта, что весь список документов, перечисленных как приложения, успешно отправлен.
- Назначение приложенных документов.
- Инструкцию по их обработке.
- Набор необходимых деловых бумаг, требуемых к возврату и описание их вида.
Подразумевается, что главы компаний уже знакомы, поэтому начать обращение к адресату следует со слов “Уважаемый” и его имени и отчества.
В текстовой части сопроводительного письма необходимо упомянуть о его назначении, их существует два вида:
- Для подписания.
- Для ознакомления.
Сопроводительное письмо к договору
Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.
Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.
Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.
Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.
Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.
Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Сопроводительное письмо к договору имеет такую же структуру, как сопроводительное письмо к документам: в шапке документа указывается должность, наименование организации и ФИО получателя, ниже ставится дата, номер документа, а также при необходимости заголовок письма.
Затем следует обращение к получателю.
Текст сопроводительного письма к договору, как правило, начинается со следующих фраз:
- Высылаем в Ваш адрес…
- Представляем Вам…
- Направляем Вам…
Затем следует наименование, номер договора и дальнейшие действия получателя: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно.
Заканчивается письмо подписью отправителя с указанием его должности и ФИО.
Генеральному директору
ООО «Светлица»
Е.В. Филипповой
29.07.2013 № 29
Уважаемая Елена Владимировна!
Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней.
Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах).
| Директор | Светлова | О.Я.Светлова |
Оформлять сопроводительное письмо к договору желательно на фирменном бланке организации.
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Как оформить сопроводительное письмо – Образец правильного оформления
Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:
- название;
- ИНН;
- адрес;
- ФИО и подпись руководителя;
- печать (если применяется организацией).
Желательно использование фирменного бланка.
Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д. В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице.
Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:
- презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
- фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
- обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
- автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
- текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
- после основной части текста перечисляются приложения;
- заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.
По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:
- канала отправки сообщения;
- получателя.
В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.
В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:
- написанные вручную;
- электронные;
- передаваемые на бумаге.
При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.
Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).
Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).
В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.
Цели и задачи сопровода
В законодательстве нет официального определения, что такое сопроводительное письмо к документам. На практике эта бумага выполняет одновременно несколько задач:
- соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
- описываются передаваемые бумаги;
- в тексте, помимо перечня документации, содержится просьба или руководство к действию для адресата либо даются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
- страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
При работе в рамках федеральных законов 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать различную документацию необходимо довольно часто, например:
- при ответе на запрос коммерческого предложения;
- при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
- при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили рекомендации по составлению сопровода. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).
■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.
К обязательным реквизитам бланка относятся:
• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
• наименование организации;
• справочные данные об организации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.
Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).
Правила написания и оформления
Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:
- адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
- обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
- тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
- подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
- данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.
Оформляем образец сопроводительного письма к договору
Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.
Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.
Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.
Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).
Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:
- реквизиты отправителя;
- регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
- информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
- текст обращения;
- опись прилагаемых документов;
- ФИО и контактные данные составителя.
Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».
Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2019 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2019 года». Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Действия получателя письма
В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:
- регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
- проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
- забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
- в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.