Организация учета и анализа расчетов с подотчетными лицами

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация учета и анализа расчетов с подотчетными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

Проверка законности совершаемых операций

Первое, на что следует обращать внимание – это законность и правомерность совершаемых операций, а также объективная возможность и целесообразность расходования денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

Отметим, что понятия «неправомерное расходование бюджетных средств», «незаконное использование» действующим законодательством не определены. Следовательно, при отнесении действий (бездействия) участников бюджетного процесса к категории неправомерного расходования бюджетных средств нужно исходить из общепринятого в юридической практике признания неправомерными действий (бездействия), когда они противоречат требованиям правовых норм.

Согласно Постановлению Госдумы РФ от 11.11.1996 № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный суд Российской Федерации» под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

По мнению Минфина, высказанному в Письме от 25.04.2017 № 02-09-08/24851, к неправомерному расходованию бюджетных средств нужно относить действия (бездействие), противоречащие требованиям общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение, регулирующих бюджетные правоотношения, к которым относятся БК РФ, принятые в соответствии с ним федеральные законы о федеральном бюджете, федеральные законы о бюджетах государственных внебюджетных фондов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах субъектов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах территориальных государственных внебюджетных фондов, муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований о местных бюджетах, иные федеральные законы, законы субъектов РФ и муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований, указы Президента РФ, нормативные правовые акты Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления.

Применительно к расчетам с подотчетными лицами к незаконным или неправомерным операциям можно отнести:

• использование бюджетных средств без подтверждения оправдательными документами;

• возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат;

• возмещение расходов, превысивших установленные размеры. Примером данного нарушения могут служить случаи оплаты работникам проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории «СВ» при отсутствии разрешения руководителя учреждения;

• несоблюдение норм при командировании работников за пределы территории РФ;

• оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;

• неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных;

• возмещение расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов за время вынужденной остановки работника в пути.

Перечень аудиторских процедур

Для выявления каждого из возможных нарушений или зло­употреблений разработан определенный набор контрольных про­цедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который вы­даны деньги, или со дня возвращения из командировки предъя­вить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных сум­мах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предпри­ятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций (см. процедуры «Касса 2.2.1» и «Касса 2.2.2» в гл. 23). Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней по­сле установленного срока, следует провести проверку использо­вания подотчетных сумм, получить письменное объяснение от должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу это­го подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подот­четных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании НК РФ подлежат включе­нию в облагаемый налогом доход этих работников того кален­дарного года, в котором суммы были ими получены.

Основные контрольные процедуры:

«Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержден­ному руководителем предприятия;

«Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм де­нежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее по­лученным авансам;

«Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

«Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в шта­те предприятия;

«Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания под­отчетных сумм в налоговом учете на расходы, не прини­маемые для целей исчисления налога на прибыль пред­приятия. Если решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соот­ветствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен единый социальный налог;

«Подотчет 2.1.1» — проверка полноты оправдательных до­кументов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежа­ние их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных доку­ментов проводится в рамках аудита кассовых операций (см. процедуру «Касса 3.1.3» в гл. 22);

«Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направ­лении работников в командировку;

«Подотчет 2.1.3» — проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в команди­ровке;

«Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения ко­мандировочных расходов. Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов (табл. 23.2). Ана­логичные таблицы используются и при проверке правильно­сти возмещения командировочных расходов за границей;

«Подотчет 2.1.5» — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

«Подотчет 2.2.1» — проверка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с (на) сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

Таблица 23.2. Нормы возмещения командировочных расходов, руб.

Начало действия нормы, дата	Норма расходов по найму жилого помещения	Норма расходов по найму жилья без документов	Су­ точ­ ные	Основание для выплат
По настоя­щее время	550	12	100	Постановление Пра­вительства РФ № 729 от 2 октября 2002 г.

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета, перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете».

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи до 1 июня 2014 г. оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций». Банк России Указанием от 11.03.2014 №3210-У утвердил новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства (Указание №3210-У).

Указание №3210-У вступило в силу с 1 июня 2014 г., за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые начали действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания №3210-У утрачивает силу Положение Банка России от 12.10.2011 №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются и в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте Российской Федерации на выдачу работникам под отчет.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации».

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93, устанавливающее размер суточных, утратило силу с 1 января 2009 года. В соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2007 г. №216-ФЗ с 1 января 2008 года при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Такие изменения внесены в статью 217 НК РФ.

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

• Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации;

утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

• приходный кассовый ордер (форма КО-1);
• расходный кассовый ордер (форма КО-2);
• командировочное удостоверение (форма №Т-10);
• авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.);

Одним из важнейших условий успешного управления финансами предприятия является анализ его финансового состояния. В рыночной экономике финансовое состояние предприятия по сути дела отражает конечные результаты его деятельности. Результативность деятельности и деловую активность организации характеризуют показателями прибыли или убытка. Они отражают эффективность хозяйственной деятельности предприятия с разных позиций, то есть относительную доходность различных направлений деятельности организации. Объектом анализа могут выступать различные показатели финансовых результатов. Для анализа составим таблицу 2 за период с 2011 по 2013 год. Данные приведены в сопоставимых величинах.

Таблица 2 — Анализ показателей финансовых результатов за период с 2011 по 2013 гг., в тыс. руб.

Показатели	2011 г.	2012 г.	2013 г.	Абсолютные изменения, (+, -)	Темп роста, в процентах (2013 г. к 2011 г.)
				2012 г. к 2011 г.	2013 г. к 2012 г.
Расходы на ведение дела	59352	34571	55831	-24781	21260	94,07
Управленческие расходы	26742	26 404	16 980	-338	-9424	63,49
Прочие доходы	32304	112 459	113 957	80155	1498	352,76
Прочие расходы	135	61 108	63 303	60973	2195	46891,1
Прибыль (убыток) до налогообложения	5427	24 947	33 674	19520	8727	620,49
Текущий налог на прибыль	1206	4 155	5 104	2949	949	423,22
в том числе: постоянные налоговые обязательства (активы)	—	-923	2 506	-923	3429	—
Изменение отложенных налоговых обязательств	—	—	—	—	—	—
Изменение отложенных налоговых активов	—	89	876	89	787	—
Чистая прибыль (убыток)	4221	20 881	29 446	16660	8565	697,60

Таким образом, в ОАО «МСК «Дальмедстрах» прибыль до налогообложения в 2013 г. по сравнению с 2011 составляет 620% (увеличилась на 28247 тыс. руб.).

Увеличение произошло за счет увеличения прочих доходов, связанных с операциями по обязательному медицинскому страхованию на 81653 тыс. руб. или на 352,7%. Расходы на ведение дела по обязательному медицинскому страхованию в 2013 г. по сравнению с 2011 г. составили приблизительно 94%, управленческие расходы уменьшились на 36,5%. Из Отчета о финансовых результатах страховщика следует, что в течение анализируемого периода организация получила чистую прибыль в размере 29446 тыс. руб. На основании анализа данных таблицы 1, можно сделать вывод о росте показателей чистой прибыли.

Доходы ОАО «МСК «Дальмедстрах» в 2013 г. складывались из следующих источников: по нормативу 1,05% от средств, перечисляемых Территориальным фондом ОМС Амурской области на финансирование Территориальной программы ОМС, проценты банка по свободному остатку средств на счете, доходы от недоплат и финансовых санкций по результатам контроля медицинских организаций по установленному нормативу, прочие поступления (аренда помещения, возмещение коммунальных услуг, прочие).

Бухгалтерский учет в Обществе осуществляется бухгалтерией генеральной дирекции и бухгалтериями филиалов, выделенных на отдельный баланс и имеющих расчетные счета в банках.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства РФ при отражении фактов хозяйственной жизни в Обществе несет генеральный директор Общества (в филиале — директор филиала).

Генеральный директор Общества (директор филиала) обеспечивает создание необходимых условий для правильного ведения бухгалтерского учета, выполнения всеми подразделениями и службами, работниками Общества (филиала), имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера Общества (главного бухгалтера филиала) относительно порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Главный бухгалтер Общества подчиняется непосредственно генеральному директору Общества. Главный бухгалтер филиала подчиняется административно директору филиала и функционально главному бухгалтеру Общества.

Бухгалтерский учет Общества ведется в валюте Российской Федерации, в рублях и копейках посредством двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер Общества несет ответственность за формирование учетной политики, соблюдение общих методологических принципов бухгалтерского учета.

В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между генеральным директором Общества (директором филиала) и главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала):

данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала) к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению генерального директора Общества (директора филиала), который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала) в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения генерального директора Общества (директора филиала), который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Общество осуществляет бухгалтерский учет с применением смешанной формы учета: компьютерная технология обработки учетной информации с использованием программного продукта «1С, версия 7.7.»; журнально — ордерная форма счетоводства. Ведение операций по банковским счетам осуществляется с использованием системы «Интернет-Банкинг». Расчет заработной платы, формирование расчетных, платежных ведомостей ведется на базе компьютерных программ «1С: Предприятие» (версия 8.2), с обязательным переносом итоговых проводок в базу «1С, версия 7.7.».

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Общество проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств ежегодно по состоянию на 31 декабря.

Для своевременного получения финансового результата Общества установлена дата сдачи материальных отчетов, табелей рабочего времени, актов выполненных работ не позднее 2-го числа следующего за отчетным.

В Обществе проводится ежегодная аудиторская проверка достоверности бухгалтерской отчетности и соответствия совершаемых Обществом финансово-хозяйственных операций требованиям законодательства. Проверка проводится внешним аудитором. По решению участников Общества для ревизии деятельности Общества может быть избрана ревизионная комиссия.

Бухгалтерский учет объектов основных средств ведется на счете 01 «Основные средства» в соответствии с Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 №91н. При начислении амортизации объектов основных средств в бухгалтерском учете применяется линейный способ. Перемещение основных средств из одного структурного подразделения организации в другое оформляется накладной по форме ОС 2. Накладная выписывается в 3 экземплярах — для бухгалтерии, сдатчика, получателя.

Филиалы предоставляют отчеты по движению основных средств ежеквартально. Учет активов со сроком полезного использования более 12 месяцев и стоимостью менее 40 тысяч рублей, ведется в порядке, предусмотренном для учета материально-производственных запасов (ПБУ 5/01).

При приеме к учету рассматриваемых объектов их относят на счет 10 «Материалы» в специально открытые субсчета. Материально-производственные запасы (МПЗ) отражаются в бухгалтерском учете по фактической стоимости единицы. Для определения текущей (восстановительной) стоимости Общество ежегодно переоценивает объекты недвижимости (группы — здания, транспортные средства) путем прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам (п. 43 «Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств», утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 г. №91н).

Учет операций по целевому финансированию ОМС осуществляется на счете 86 «Целевое финансирование». Причитающиеся к получению целевые средства отражаются по кредиту счета 86 «Целевое финансирование по ОМС» в корреспонденции с дебетом счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:

субсчет «Расчеты с ТФОМС по ОМС» — при отражении целевых средств, причитающихся к получению от ТФОМС по договору о финансовом обеспечении ОМС;

субсчет «Расчеты с МО по ОМС» — при отражении целевых средств, причитающихся к получению от медицинских организаций в результате применения к ним санкций за нарушения, выявленные при проведении контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи;

субсчет «Расчеты по регрессным искам» — при начислении целевых средств в виде взысканий с юридических или физических лиц, причинивших вред здоровью застрахованных лиц.

Использование целевых средств отражается по дебету счета 86 «Целевое финансирование по ОМС» в корреспонденции с кредитом:

счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» / субсчет «Расчеты с МО по ОМС» — при начислении к оплате счетов медицинских организаций за оказанную застрахованным лицам медицинскую помощь;

счета 91 «Прочие доходы и расходы» / субсчет «Доходы ОМС» — при направлении части полученных средств в доход страховой медицинской организации.

Суммы целевых средств, причитающиеся к возврату в территориальный фонд обязательного медицинского страхования, отражаются по дебету счета 86 «Целевое финансирование по ОМС» в корреспонденции с кредитом счета 76 / субсчет «Расчеты с ТФОМС по ОМС». Фактическое получение страховых платежей по ОМС отражается в Кт счета 76 / субсчет «Расчеты с ТФОМС по ОМС» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Страховые выплаты осуществляются на основании смет финансирования по ОМС и предъявляемых медицинскими учреждениями счетов (реестров счетов на оплату), учитываются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» / субсчет «Расчеты с МО по ОМС» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Для обобщения информации о расходах, связанных с заключением договоров страхования, прочих расходов, связанных с осуществлением операций по страхованию, а также об управленческих расходах используется счет 91.4 «Расходы ОМС».

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

После проведения оценки системы внутреннего контроля, по данным вопросника, аудитор на его основании принимает решение о планировании аудита и составление программы аудиторской проверки, согласно ПСАДу №3.

Согласно ПСАДу №4 «Существенность в аудите» (ред. от 22.07.2008г.) аудитору необходимо определить уровень существенности.

Расчет уровня существенности можно произвести на основе данных баланса. Определение уровня существенности на основании таблицы приведенной у Подольского В.И.

Данные для расчета уровня существенности

Таблица 2.3.1

Наименование базового показателя	Значение базового показателя бухгалтерской отчетности, тыс. руб.	Доля, %	Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб.
1. Балансовая прибыль предприятия	64 021	6,8	4 353
2. Выручка (нетто)	231 093	24,4	56 387
3. Общие затраты предприятия	191 152	20,2	38 613
4. Собственный капитал	223 774	23,6	52 811
5. Валюта баланса	237 169	25	59 292

«Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения». Письмо Минфина РФ от 06. 10. 92 N 94 (ред. от 19. 10. 95)

«О бухгалтерском учете». Федеральный закон от 21. 11. 96 N 129-ФЗ

«О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках». Письмо Минфина РФ от 26. 04. 93 N 52 (ред. от 01. 08. 94)

«О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации». Постановление Минтруда РФ от 29. 06. 94 N 51 (ред. от 15. 06. 95)

«О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах». Письмо Минфина РФ от 12. 05. 92 N 30

«О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу». Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17. 05. 96 N 1037-ИХ

«О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость». Инструкция Госналогслужбы РФ от 11. 10. 95 N 39 (ред. от 29. 12. 97)

«О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Положение ЦБР от 25. 06. 97 № 62

«О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран». Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14

«О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран». Письмо Минфина РФ от 27. 12. 96 N 110

«О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств». Письмо Минфина РФ от 16. 12. 93 N 11-02/49 (ред. от 29. 03. 96)

«О служебных командировках в пределах СССР». Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. 04. 88 N 62

«Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен». Письмо Минфина РФ от 27. 07. 92 N 61 (ред. от 27. 05. 96)

«Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами». Указание ЦБ РФ от 07. 10. 98 N 375-У

«Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей». Постановление Госкомтруда СССР от 25. 12. 74 N 365 (ред. от 20. 08. 92)

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР от 01. 11. 91 N 56 (ред. от 17. 02. 97)

«По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц». Инструкция Госналогслужбы РФ от 29. 06. 95 N 35 (ред. от 08. 12. 97)

Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (утверждено постановлением Правительства РФ от 05. 08. 92 N 552 (ред. от 31. 12. 97)

Порядок ведения кассовых операций в российской федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40

«Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Положение по бухгалтерскому учету (утверждено приказом Минфина РФ от 13. 06. 95 N 50)

Алборов Р. А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК: Учебно-практическое пособие. — М.: Дело и сервис, 1998. — 464 с.

Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В. И. — М.: Аудит, 1997. — 432 с.

Барышников Н. П. Организация и методика проведения общего аудита. — 4 изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 1998. — 528 с.

Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т. 1, 2 — СПб, 1997

Воронов В. В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени — М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 1997 г. — 544 с.

Камышанов П. И. Практическое пособие по аудиту — 2-е изд. М.: ИНФРА, 1998

Кирилишин И. М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций// Главбух — 1994 — № 9

Клонотовская С. Г., Чепуренко А. В. Актуальные вопросы учета и налогообложения расходов по загранкомандировкам// Главбух —1997 — № 8

Максимова Л. Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух — 1998 — № 9

Сотникова Л. Аудит хозяйственных операций: методы и процедуры// Аудит и налогоообложение — 1997 — № 8

Талье И. К и др. Операции по счетам 71 и 73 — М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 1996. — 112 с.

Таблица 1.

Методы контроля для выявления типичных нарушений расчетов

с подотчетными лицами

Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций

Метод сбора аудиторских доказательств

1

2

3

4

5

6

7

8

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1. 3.

Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятию могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы

+

1. 4.

Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия

+

1. 5.

Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам

+

1. 7.

Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы

+

+

2. 1.

Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку

+

2. 2.

Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке

+

2. 3.

Несоблюдение установленных норм командировочных расходов

+

2. 4.

Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм

+

+

3. 1.

Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм

+

+

3. 2.

Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов

+

+

4. 1.

Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети

+

+

4. 2.

Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле

+

+

5. 1.

Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете

+

Таблица 1 (продолжение)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

5. 2.

Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм

+

+

6. 1.

Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами

+

6. 2.

Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода

+

+

6. 3.

Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7

+

+

Методы сбора аудиторских доказательств:

Наблюдение или участие в инвентаризации;

Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

Устный опрос;

Получение письменных подтверждений;

Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

Проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

Проверка арифметических расчетов;

Анализ.

Инвентаризация расчетов с персоналом

Ежегодная и глубокая инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда позволяет избежать не только документационных и расчетных ошибок в бухучете, доначисления налогов, образования кредиторской и дебиторской задолженности, но и возникновения трудовых споров, разрешение которых подпадает под юрисдикцию судебных инстанций.

При проведении инвентаризации по расчетам с персоналом комиссией проверяются:

• верность начисления сотрудникам причитающихся им сумм по оплате труда, их соответствие регламентирующим документам (трудовому договору, штатному расписанию, тарификационной сетке, и проч.);
• соответствие начисленных и выплаченных сумм по оплате труда положениям локальных распорядительных актов (табелям учета рабочего времени, приказам о премировании и доплатах, штатному расписанию);
• соответствие начисленных работникам сумм Положению о системе оплаты труда на предприятии;
• правильность и правомерность начислений:

• надбавок за классность и квалификационный разряд (в том числе, проверяются аттестационные документы работников, их подтверждающие),
• доплат к окладам и компенсаций,
• вознаграждений и премий,
• оплаты сверхурочных,
• выплат материальной помощи.

Инвентаризационная комиссия должна проверить и обобщить информацию:

• по сч. 70

• о расчетах с персоналом по заработной плате и иным выплатам аналогичного характера (в том числе – выплате доходов по ЦБ и акциям);

• по сч. 76⁴

• о расчетах с персоналом по начисленным, но не выплаченным суммам.

В ходе инвентаризации подлежат проверке документы, на основании которых производится начисление заработной платы и иных видов оплат работникам. К таковым относятся:

• Коллективный договор;
• Положение о системе оплаты труда;
• приказы об установлении размера оплаты труда, премировании, доплатах, надбавках, привлечении к работе в выходные и праздничные дни, оплачиваемых и льготных отпусках, внесистемных выплатах, и проч.;
• табеля учета рабочего времени;
• акты выполненных работ (для конкретных случаев);
• наряды на выполнение работ;
• платежные (либо расчетно-платежные) ведомости;
• лицевые счета по начислению з/п.;
• больничные листы,
• командировочные листы.

анализ расчетов с подотчетными лицами. Анализ расчетов с подотчетными лицами

Состояние дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, их размеры, оказывают влияние на оборачиваемость капитала, следовательно и на финансовое состояние предприятия.

Анализ расчетов с подотчетными лицами направлен на разработку мероприятий по совершенствованию организации учета контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятии.

Цель анализа расчетов с подотчетными лицами состоит в исследовании структуры, величины и динамики дебиторской и кредиторской задолженности по подотчетным лицам и разработкой мер по устранению причин возникновения задолженности.

• следить за соотношение дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе подотчетных лиц предприятии;
• контролировать состояние расчетов по несвоевременно возращенным подотчетным (просроченным) суммам сотрудниками предприятия;
• исследовать причины нарушения порядка выдачи подотчетных сумм и ведения синтетического учета с подотчетными лицами;
• определение мероприятий по улучшению состояния расчетов с подотчетными лицами.

• определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право, получать деньги под отчет;
• не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;
• не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;
• имеется ли на авансовых счетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;
• своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

Количественный анализ состояния дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами следует начинать с общей оценки динамики её в целом по предприятию и в разрезе структурных элементов предприятия (аппарат управления, водители, менеджеры и т.п.).

1. Оборачиваемость задолженности в оборотах:

Учет расчетов с подотчетниками регламентируется следующими нормативными документами:

• Указанием ЦБ 3210-У пункт 6.3 («Порядок ведения кассовых операций»);
• приказом Минфина № 94н («План счетов бухгалтерского учета»);
• приказом Минфина № 157н, пункты 212-219 («Единый план счетов для гос. учреждений»);
• приказом Минфина № 174н, пункты 103-106 («План счетов бюджетного учета»);
• Постановлением Правительства РФ № 729 («Размер возмещения командировочных расходов в гос. учреждениях»).

Учет расчетов по суммам, выданным в подотчет, а также аудит подотчетных лиц также регулируются внутренними распорядительными документами:

• положением о направлении сотрудников в командировки;
• приказами, распоряжениями о направлении в командировки;
• приказами, распоряжениями о представительских расходах.

Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм

Аналитический учет полученных подотчетных средств работниками должен вестись в организациях по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчетному лицу сумме и аналитика должна отражать:

• ФИО лица
• дата выдачи подотчетных сумм
• выданная сумма
• способ выдачи (наличным или безналичным расчетом)
• использованная сумма (по отчету)
• на какие счета списаны

К аналитическому учету не предъявляется особых требований, поэтому работодатель может самостоятельно определить какие моменты считаются важными, расширить или сократить пункты аналитического учета

Синтетический учет ведется на активно-пассивном счете 71 плана счетов:

• по дебету отражаются полученные суммы
• по кредиту – списанные по отчету суммы

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Кто может быть подотчетным лицом в организации?

Ответ: Подотчетным лицом может быть любой работник, в том числе тот, который трудится по договору ГПХ, работающий на тех же условиях, что и основной работник (письмо ЦБ РФ от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859). Количество подотчетников в организации законом не определено. Руководитель принимает такое решение самостоятельно.

Вопрос №2: Как влияют подотчетные суммы на налогообложение?

Ответ: Подотчетные суммы не относятся к оплате труда или доходу работника, поэтому на эти суммы не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ. Также суммы не включаются в расходы по налогу на прибыль. Если покупки подтверждены документально и обоснованы, организация может списать их стоимость на затраты.

Однако, если работник получает по коллективному договору сумму суточных, превышающих нормативную, законодательно установленную, то с суммы превышения с работника удерживается НДФЛ, а на расходы организации можно списать только нормативную сумму суточных.

Похожие записи:

• Для пенсионеров вводят новые льготы в 2023 году
• Штрафы за отсутствие спасательного жилета 2022
• Как снять арест с социальной карты