Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет рабочего времени сотрудников: зачем нужен и как правильно его вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Какие проблемы решает учет рабочего времени
Рабочим временем называют время от начала до конца трудового дня, соответствующее установленному графику, за исключением перерывов на отдых. Кроме того, учитываются сверхнормативные часы, уходящие на выполнение служебных заданий.
Проведение регулярного учета рабочего времени важно для укрепления трудовой дисциплины и сознательности работников.
Благодаря учету затрат времени в течение всего трудового дня у руководства компании появляется возможность узнать об отношении различных сотрудников к выполнению служебных обязанностей. Учет помогает вовремя принять необходимые меры, позволяющие исключить возможность непродуктивных трат рабочего времени.
Регулярный учет необходим также для выявления причин отставания по срокам выполнения заказов, снижения доходности предприятия. Контроль расходования рабочих часов позволяет избежать авралов, повысить мотивацию сотрудников путем разумного поощрения за добросовестный труд.
Кто должен вести учет рабочего дня
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.
Уполномоченное лицо должно:
- фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
- контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
- закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.
Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.
Пособие выплачивается частично за счет работодателя, частично за счет ФСС либо полностью за счет Фонда. Для доли работодателя проводка будет аналогичной обычному учету зарплатных затрат (т.е. используем счета 20, 23, 25, 26. 44). Для отражения доли ФСС: Дебет 69 Кредит 70.
В налоговых затратах отражается только часть, выплаченная работодателем, что логично, ведь остальное Фонд возместит. В случае если ФСС снимет расходы при обнаружении ошибок, придется доплатить налог на прибыль или единый налог и сдать корректировки отчетности.
Взыскать ошибочные выплаты с работника нельзя, если, конечно, он не даст своего согласия на возврат или в допущенных ошибках будет его вина (представление поддельных документов или сведений). В последнем случае придется обратиться в суд.
Виды учёта рабочего времени
Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.
Ответственность за организацию учета рабочего времени несет работодатель. Но на практике владелец бизнеса лично не выполняет эту задачу. Этим могут заниматься начальники отделов, бухгалтер, специалист/служба/комиссия по охране труда на предприятии, секретарь или уполномоченный сотрудник, которого избрал коллектив.
На сотрудника, ответственного за ведение учета, возлагают следующие обязанности:
-
следить за тем, сколько времени работники присутствуют на рабочих местах в течение дня, и фиксировать эти данные;
-
проверять наличие уважительных причин для опозданий и неявок, которые подтверждаются медицинскими справками, больничными листами и другими документами;
-
закрывать ведомости, фиксировать в них число отработанных часов за определенный период, передавать отчеты в бухгалтерию накануне начисления заработной платы.
Перечисленные обязанности прописывают в трудовом договоре сотрудника, который ведет учет рабочего времени.
На государственном уровне контроль ведения учета осуществляют:
-
Федеральная инспекция труда.
-
Ростехнадзор.
-
Роспотребнадзор.
-
Профсоюзы.
Учет рабочего времени
Учет времени, фактически отработанного каждым работником, обязан вести работодатель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В зависимости от того, на какой календарный период определяется продолжительность рабочего времени (на сутки, неделю, месяц или более), различают режимы с поденным, недельным и суммированным учетом рабочего времени.
При пятидневной или шестидневной рабочей неделе ведется недельный или поденный учет рабочего времени. При недельном учете продолжительность ежедневной работы предусматривается графиком и может быть различной в разные дни, а при поденном учете ежедневная продолжительность работы предусматривается правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности и в основном бывает ежедневно одинакова. Следовательно, преимущественно различают режимы с поденным и недельным учетом рабочего времени.
При выполнении определенных видов работ или в некоторых организациях, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается, как это следует из ст. 104 ТК РФ, введение суммированного учета рабочего времени. В некоторых случаях введение суммированного учета рабочего времени предусматривается законодательством. Так, например, в соответствии со ст. 300 ТК РФ суммированный учет рабочего времени устанавливается при вахтовом методе работы. В этом случае учетный период охватывает все рабочее время, время в пути от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно, а также время отдыха, приходящееся на данный календарный отрезок времени.
Положением по учету рабочего времени граждан, принятых в профессиональные аварийно-спасательные службы, профессиональные аварийно-спасательные формирования на должности спасателей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 8 июня 1998 г. N 23, спасателям введен суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или за иной более длительный период, но не более чем за год.
Суммированный учет вводится с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды, но не более одного года) не превышала нормального числа рабочих часов (общего числа рабочих часов, отрабатываемого работником в среднем за учетный период).
При этом ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может в определенных пределах отклоняться от нормальной продолжительности рабочего дня и рабочей недели.
Недоработка или переработка часов соответственно восполняется или убавляется в рамках учетного периода (месяца, квартала и др.) так, чтобы в суммарном выражении отработанные часы равнялись норме часов соответствующего учетного периода.
Переработка сверх нормального числа рабочих часов за учетный период является сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ), которая компенсируется повышенной оплатой или, по желанию работника, предоставлением дополнительного времени отдыха (ст. 152 ТК РФ).
Учет рабочего времени осуществляется в табелях учета рабочего времени, примерная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, после чего передается в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы.
Кто ведёт учёт рабочего времени сотрудников в организации
Планирование, управление и эффективная организация рабочего времени – это всегда функция руководителя. Но при этом внутренний порядок и методы организации рабочего времени на производстве, в бюджетном учреждении или на любом другом предприятии не должны противоречить правилам организации рабочего времени, оговоренным в трудовом законодательстве.
Лицо, ответственное за заполнение и организацию учёта рабочего времени сотрудников (работников), закрепляется соответствующим приказом руководителя. Обычно это начальник отдела или службы. Так как именно он может в должной мере контролировать фактическую явку своих подчинённых и учитывать рабочие часы, дни, недели (в зависимости от условий и порядка учёта), отработанные подчиненными.
В любом случае, табель (форма 0504421) принимается представителями бухгалтерии (главным бухгалтером), которые рассчитывают бюджет на оплату труда.
Обратите внимание: с 2013 года обязанность вести унифицированные формы учёта отменена, соответствие внутренних форм унифицированным является необязательным условием при разработке внутренних документов. Предприятие вправе устанавливать свои формы и порядок их ведения, период и продолжительность внутренней отчётности ответственных лиц. Главное, чтобы эти документы и принципы не противоречили требованиям законодательства.
Программы для организации рабочего времени
Крупные предприятия стараются минимизировать риски ошибок при организации времени рабочего дня, при планировании графиков работы и при учёте явок/уходов своих работников.
Для этого могут вводиться специальные программно-аппаратные комплексы – СКУД (системы контроля и управления доступом). Они решают одновременно несколько задач: идентификация персонала при пересечении территории предприятия, контроль явки и перемещений внутри (например, частота и длительность перекуров, обеденного времени и т.п.), составление отчётности и обеспечение доказательной базы на случай проблем/разбирательств с сотрудниками, которые не желают эффективно работать.
СКУД обходятся достаточно дорого и сложно вводятся в эксплуатацию. Их могут позволить себе только средние и крупные компании. Малый бизнес обычно выбирает более доступные производственные решения – только с программной реализацией.
Например, в качестве систем организации рабочего времени могут использоваться:
- CRM-системы,
- специальные модули в комплекте с бухгалтерским софтом.
Реже:
- тайм-трекеры (устанавливаются на рабочие места сотрудников),
- таблицы (ведутся в любом удобном редакторе).
Как к системам учета рабочего времени сотрудников относится персонал
Методов контроля за работой персонала немало. Это и видеонаблюдение, и скрины рабочего стола, и отслеживание переписки, и прослушивание телефонных бесед… Конечно же, такое пристальное внимание к их трудовой деятельности нравится далеко не всем сотрудникам, поскольку многие способы учета нарушают личные границы. Но автоматизированный учет рабочего времени дает руководству возможность формировать объективную картину деятельности персонала без нарушения их прав.
Результаты проведенных исследований показывают: 46 % опрошенных обеспокоены возможным контролем, 14 % эта тема очень волнует, а 51 % респондентов относятся к слежке нейтрально. Лояльный контроль трудовой деятельности персонал воспринимает, как правило, нормально.
Устраиваясь на работу, сотрудник чаще всего подписывает ряд документов, среди которых есть и информация о способах контроля, действующих в компании работодателя. В этом случае, уверены участники исследования, беспокоиться не о чем, поскольку человек в состоянии обеспечить необходимую степень конфиденциальности. Ничего не имеют против учета рабочего времени 1/3 опрошенных (27 %), а 24 % респондентов ответили, что скорее не обеспокоены, чем обеспокоены по этому поводу.
Контроль — одна из обязательных задач руководителей. Несмотря на это, многим подчиненным не нравится, когда их работу мониторят. Результаты опроса свидетельствуют о том, что больше всего российские сотрудники не любят видеонаблюдение (30%), а 22 % опрошенных недовольны отслеживанием личных переписок.
17 % респондентов раздражены излишним контролем, когда руководство ведет учет рабочего времени сотрудников по карточкам, ставит турникеты на каждом шагу — рядом с туалетами и комнатами отдыха, а также применяет системы, делающие скрины рабочих столов и фотографии специалистов с камеры ПК. Чрезмерный контроль раздражает и демотивирует персонал.
В отличие от предыдущих способов, использование системы учета рабочего времени сотрудников с помощью видеонаблюдения позволяет осуществлять учет рабочего времени с контролем сотрудников по всей территории предприятия. Установленное оборудование дает возможность в режиме реального времени видеть, чем именно занимается и где находится персонал. Этот метод обеспечивает не только повышение эффективности работы сотрудников, но и безопасность компании, так как помогает купировать хищения и нарушения корпоративных правил, а также предотвратить пожары и другие чрезвычайные ситуации. Больше всего использование системы видеонаблюдения подходит для ресторанов, банков, крупных компаний.
Преимущества установки системы видеонаблюдения:
· контроль доступа пользователей к тому или иному помещению;
· учет не только прихода и ухода с работы, но и время перекуров, отсутствия на своем рабочем месте;
· возможность получения детального отчета;
· наличие аудио- и видеозаписей в случае возникновения спорных и внештатных ситуаций.
К недостаткам можно отнести более высокую цену, чем у предыдущих вариантов и необходимость монтажа оборудования по всей территории с прокладыванием кабеля.
Учет рабочего времени представляет собой постоянный контроль процесса осуществления трудовой деятельности в соответствии с режимом и установленным распорядком в конкретном учреждении. Он всегда требуется для организации и дальнейшего поддержания трудовой дисциплины, так как при его отсутствии нередко случаются неприятные ситуации со злоупотреблением доверием работодателя.
Сам учет рабочего времени должен полностью соответствовать действующему ТК РФ, положения которого наделяют работников законными правами по предоставлению им регулярных отпусков и выходных.
Статья 91 ТК РФ содержит разъяснения о том, что именно следует понимать под рабочим временем. Внутренний распорядок, существующий в каждой организации, не должен иметь абсолютно никаких противоречий с данными положениями.
Учет рабочего времени требуется для выполнения следующих функций:
- контроль регулярной явки сотрудников на свое рабочее время в начале трудового дня и обнаружение нарушений временного режима в виде задержек, а также опозданий;
- дополнительные проверки присутствия сотрудников на своих местах на протяжении всего рабочего периода, отсутствие опозданий при возвращении с обеденных перерывов и уход на них не раньше положенного срока;
- проверка времени окончания рабочего дня на его соответствие установленному режиму;
- фиксирование и контроль оплаченного рабочего периода, выделение отдельных временных отрезков с простоем работы, регулярными отпусками.
Учет рабочего времени сотрудников
В третьем пункте статьи под номером 91 действующего российского Трудового кодекса зафиксирована такая обязанность руководителя, как ведение учета отработанного подчиненными времени. Во внимание берутся исключительно фактические часы. Например, если у физического лица десятичасовой рабочий день и оно отпрашивалось по уважительной причине на два часа, то все равно в итоге будет засчитано восемь часов.
Руководителю необходимо уполномочить одного из сотрудников на осуществление контроля количества часов, отработанного другими подчиненными. Данное физическое лицо обязано будет наблюдать за каждым работником отдельно. В зависимости от графика и видов рабочего времени выбирается та или иная категория его учета. По результатам подсчитанного времени, на протяжении которого определенный сотрудник находился на работе, начисляется заработная плата, а также некоторые другие денежные компенсации.
Если подчиненный систематически опаздывает либо прогуливает работу без уважительных причин, то руководитель сможет об этом узнать, ознакомившись с журналом учета. В результате подчиненному будет выписан штраф либо сделан выговор. Также в данном документе фиксируются и переработки, подразумевающие предоставление вознаграждений для работников.
Как ввести суммированный учет рабочего времени?
Порядок введения суммированного учета рабочего времени на предприятии устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 104 ТК РФ). Это единственное, что говорит нам Трудовой Кодекс. Предположим, в существующих в организации правилах внутреннего трудового распорядка вообще ничего не сказано про суммированный учет. На наш взгляд, в таком случае было бы целесообразно сначала внести дополнения в эти правила, а потом уже и сам суммированный учет. Однако этого недостаточно!
Вполне возможно, новый режим работы и суммированный учет рабочего времени на предприятии будет применяться не только к вновь принимаемым сотрудникам, но и к «старым». Тогда следует вспомнить, что за 2 месяца до введения другого режима работы необходимо в письменной форме оповестить об этом работника, которого собираются перевести на этот режим работы (ст. 74 ТК РФ). Если работник согласен перейти на такой режим работы, то необходимо внести изменения в трудовой договор (ст. 72 ТК РФ).
Еще один немаловажный вопрос при введении суммированного учета – это установление размера оплаты труда. В принципе, никто не запрещает установить работнику оклад. Отработав за месяц строго по своему графику, он получит свой оклад. Но как только возникнет необходимость привлечь его к работе сверх графика, придется высчитывать среднюю часовую ставку. А как это сделать, нормативно не урегулировано. Поэтому настоятельно рекомендуем во избежание спорных ситуаций установить часовую тарифную ставку.
Как оплачивать работу сверх графика?
Для ответа на данный вопрос надлежит определиться с тем, как следует квалифицировать такую работу. Напомним, что основанием для начисления подобных выплат является табель учета рабочего времени.
Учет рабочего времени ведется с использованием унифицированных форм N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Данными формами для обозначения работы рассматриваемой нами категории работников предусмотрено всего несколько кодов:
- Работа днем – Я (01),
- Ночные часы – Н (02),
- Выходные и нерабочие праздничные дни – РВ (03),
- Сверхурочная работа – С (04).
Возможно ли, чтобы дополнительные часы работы одновременно были и работой в выходной день (или праздник), и сверхурочными?
Как разъясняет Е.В.Воробьева, Член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов Российской Федерации, в своей консультации от 11.03.2009, «…сверхурочными должны считаться часы, которые определены как разница между количеством часов, отработанных работником в нормальных условиях (т.е. фактически отработанными часами за минусом часов, отработанных в выходные и нерабочие праздничные дни), и количеством рабочих часов по производственному календарю, приходящихся на учетный период. Таким образом, отработанные в выходные и нерабочие праздничные дни часы не входят в число сверхурочных часов».
Итак, каждый час работы должен быть однозначно квалифицирован путем выбора лишь ОДНОГО из указанных выше четырех вариантов.
Пример 3: вернемся к нашему охраннику.
Смена охранника – с 20.00 до 07.00 следующего дня (перерыв на обед с 02.00 до 03.00). Условно назовем эти дни первый и второй. При этом предположим, что по причине опоздания сменщика («не проспался со вчерашнего» J) данному охраннику пришлось задержаться до 12.00. Т.е. он дополнительно проработал по сравнению со своим графиком 5 часов.
Предположим, график работы охранника составлен так, что до нормы часов, рассчитанной в соответствии с Порядком № 588н за учетный период, «не хватает» двух часов, т.е. график составлен «с запасом».
Как мы уже выяснили, помимо оплаты «ночных», в данном случае придется оплатить дополнительную работу.
Вариант А. Второй день является его обычным ежедневным (междусменным) отдыхом.
«…сверх нормального числа рабочих часов за учетный период», — ст. 99 ТК РФ.
«Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается», — ст. 104 ТК РФ.
В таком случае для данного работника нормой рабочих часов является количество рабочих часов по его графику. Т.е. все 5 часов – для него сверхурочные.
Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ).
И еще один нюанс: продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. А в данном случае работник отработал целые 5 часов сразу сверхурочно. Статья 5.27 КоАП.
Вариант Б. Второй день является для него выходным (или праздником).
В этом случае данные 5 часов оплачиваются по правилам ст. 153 ТК РФ, в размере не менее часовой тарифной ставки. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ). Однако день отдыха можно предоставить лишь целиком, не предусмотрено предоставление «часов отдыха». А поскольку речь идет о сменном режиме работы, представляется, что одну смену с работника нужно будет «снять». Значит, вместо оплаты за смену работы он получит лишь оплату за часы работы в «продленную» смену.
Подводя итог всему вышесказанному, мы должны дать два конкретных совета:
- при суммированном учете обязательно устанавливать часовую тарифную ставку;
- в графиках работы четко указывать помимо времени работы периоды междусменного отдыха и выходные, чтобы можно было четко квалифицировать: если пришлось вызвать работника на дополнительную работу в его выходной – оплачивать по ст. 153 ТК РФ, если в междусменный период – как сверхурочные по ст.152 ТК РФ.
Обычный режим работы (на практике считается односменным) устанавливается с учетом рабочего времени и может быть с дневным, недельным или суммированным учетом.
Любая работа, выполняемая сверх нормы дневного рабочего графика, является сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ).
При суммированном учете рабочего времени предполагается совокупность более продолжительного периода работы, в частности, за месяц, квартал или год. Основной задачей суммированного учета рабочего времени является соответствие нормы рабочего дня продолжительности рабочего времени за весь учетный период. Такой метод установки режима рабочего времени, как правило, применяется при организации работ вахтовым методом, транспортных, услуг связи и другие. Отметим, что суммированный учет рабочего времени не предусматривает ограничения по продолжительности рабочей смены, но и как правило, она составляет 8-12 часов.