Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «использование служебного автомобиля в личных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопросы возмещения затрат на используемый в личных целях служебный автомобиль — один из главных вопросов, которые компания должна сразу решить и узаконить документально, чтобы не нести убытки и не подвергнуться санкциям сотрудников налоговой инспекции.
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Возмещение расходов при использовании служебного авто
Способов возмещения сотрудником денежных расходов при эксплуатации служебного транспорта несколько:
- в документах (инструкции, правила компании, договора) сразу указывается лимит количества топлива или стоимости ГСМ, и эту сумму в конце отчетного периода сотрудник возмещает компании;
- сотрудник, эксплуатирующий авто, получает на руки оговоренную сумму на расходы;
- сумма затрат прописывается в договоре аренды (любом из вариантов).
Руководство компании само выбирает форму начисления и погашения затрат, после чего схема прописывается в правилах фирмы и отражается в бухгалтерской документации.
FAQ (часто задаваемые вопросы)
- Можно ли по договоренности с руководством компании использовать авто в личных целях в выходные и праздничные дни? Чаще всего, такое использование подразумевается по умолчанию, но может быть отдельно прописано в правилах политики компании.
- Можно ли использовать служебное авто в личных целях, если сотрудник в отпуске? Это необязательное условие. Обычно такое не практикуется, но по договоренности с руководством, такой вариант возможен (необходимо заявление сотрудника и согласие директора).
- Нужен ли путевой лист, если служебный автомобиль используется в личных целях? По договоренности с руководством, путевой лист может выписываться, чтобы исключить вопросы сотрудников ГИБДД во время проверки на дороге. По закону, машина, которая находится не на служебном задании, путевой лист иметь не обязана, но тогда необходимо подтверждение (приказ, заверенное заявление, договор аренды), что неслужебная поездка допускается руководством компании и контролируется.
- Кто несет ответственность в случае, если автомобиль во время личной поездки сотрудника попал в ДТП? Это один из самых важных и сложных вопросов в ситуации, когда коммерческая компания допускает использование служебного транспорта в личных целях сотрудников. Если схема контроля предполагает возмещение затрат в конце отчетного периода, то восстановлением может заняться сама компания. Если машина застрахована, то страховка действовать не будет — частное использование служебного авто при ДТП, и управление водителем, не вписанным в страховку, не относится к числу страховых случаев. Если схема стандартная, то машина по акту приема/передачи временно находится полностью на ответственности сотрудника, и восстанавливать ТС придется ему а свой счет.
Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта
Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.
Для расчета затраченного горючего применяется формула:
РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:
Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);
Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;
Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.
Пример расчета суммы компенсации:
В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.
За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ
Ответ:
Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.
Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:
- возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
- характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
- порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
- срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
- порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).
сообщаем следующее : Порядок использования оформляется трудовым договором и локальными актами организации.
Для предоставления автомобиля необходимо:
Закрепить соответствующее положение в трудовом договоре (должностной инструкции);
Издать приказ о передаче автомобиля сотруднику;
Оформить акт приема-передачи.
Дополнительно право на автомобиль можно прописать в трудовом договоре и локальном акте.
Если поездки осуществляются по рабочим вопросам, то необходимо оформлять путевой лист и исполнять все требования Закона № 116-ФЗ, в том числе проходить предрейсовый осмотр.
Подробно об этом см. материалы в обосновании.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры» .
1. Статья: Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять служебным автомобилем?
«Любой сотрудник может управлять служебным автомобилем, если у него на руках есть:
- водительское удостоверение;
- свидетельство о госрегистрации транспортного средства;
- полис ОСАГО;
- приказ о передаче в пользование служебного автомобиля*.
Об этом говорится в п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса РФ и в п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090.
I. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем?
1. Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем.
Использование служебного автомобиля
Если в поручение наемному сотруднику предоставляется машина, числящаяся в отчетности компании, то за такой транспорт ответственный работник несет полную ответственность. С другой стороны, руководитель организации обязан выделять средства на обеспечение беспрепятственного выполнения прямых обязанностей штатного водителя, так как подчиненный не обязан тратить личную заработную плату на нужды компании. Данные обязанности отражаются в необходимости:
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Закрепление автомобиля за руководителем
ГИТ и ГИБДД единообразна и последовательна. Соответственно, при оформлении совмещения работнику по профессии водителя, с прохождением мед. осмотров, оформлением путевых листов является наиболее безопасным способом легализации управления служебным автомобилем работником. Мы рекомендуем использовать именно такой способ оформления отношений при предоставлении работнику для служебных целей автомобиля работодателя.
Если вы готовы отстаивать свою позицию в судебном порядке, утверждая, что поручение работнику дополнительной работы по управлению служебным транспортом (вместо выделения автомобиля с водителем или компенсации его проезда в общественном транспорте) является бонусом и не противоречит положениям ст.
В должностной инструкции водителя-экспедитора указано на обязанность работника ставить автомобиль в ночное время, выходные и праздничные дни на охраняемые стоянки или на территорию завода, однако не конкретизировано, на каких именно стоянках на территории какого именно завода работник обязан был оставлять автомобиль. Иных документов, свидетельствующих о том, что работник был поставлен в известность о конкретных местах хранения автомобиля, в материалах дела не содержится. При таких обстоятельствах, суд первой инстанции пришел к обоснованному выводу о том, что на работника не может быть возложена ответственность за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей в случае, если имеет место недоказанность работодателем факта создания необходимых условий для безопасного хранения автомобиля.
Не могут быть приняты во внимание ссылки апелляционной жалобы на то, что ответчик Т.
6 ст. 213 ТК РФ). Конечно, предписание инспектора можно попытаться обжаловать. Суды обычно встают на сторону работодателей. В частности, Нагатинский районный суд г. Москвы в решении от 12.09.2014 по делу № 2–7982/2014 посчитал позицию инспекции необоснованной.
Он разъяснил, что работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить медосмотры (ст. 213 ТК РФ). Правительство РФ в соответствии с ч. 2 ст.
Использование служебного автомобиля в личных целях
Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:
- Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
- Договор аренды (субаренды);
- Акт приема-передачи.
А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы.
Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.
Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:
- Либо вы ставите табу на личное использование;
- Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
- Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.
Как определить размер компенсации
Расчет суммы причитающейся труженику компенсации за использование для рабочих нужд транспортного средства зависит от интенсивности эксплуатации автомобиля.
Обычно, если машина используется ежедневно, устанавливают фиксированный максимальный уровень компенсации. Чтобы установить меньший размер – можно просто вычесть пропорциональность использования автомобиля каждый день по итогам месяца.
Как вариант, некоторые работодатели устанавливают дневной уровень компенсации. Это означает, что по итогам месяца выводится количество дней работы сотрудника на своей машине и рассчитывается причитающаяся ему компенсация.
Помните, никто не запрещает работодателю выплачивать в качестве компенсации сумму, превышающую максимально допустимый размер, установленный правительством РФ. Но в этом случае на «остаток» придется насчитывать и удерживать налоги.
Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее
С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.
Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.
В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:
- Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
- Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
- Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.
Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта
Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.
Для расчета затраченного горючего применяется формула:
РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:
Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);
Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;
Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.
Пример расчета суммы компенсации:
В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.
В путевом листе указаны следующие отметки:
- Остаток бензина в баке – 5 л.
- Заправлено работником – 20 л.
- Остаток по возвращении – 10 л.
В итоге расход равен 15 литрам (5 л + 20 л − 10 л).
Работник выплачивает предприятию компенсацию за использование авто в размере 600 р. (40 р. × 15 л).
Есть ли разница, для каких целей используется?
Если юридически правильно оформить документы. то не будет разницы в каких целях использовать рабочую машину
В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.
Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.
Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.
Решение № 12-93/2015 от 16 июня 2020 г.
по делу № 12-93/2015
, Главы Кудымкарского муниципального района — Главы администрации Кудымкарского муниципального района Пермского края, ранее к административной ответственности не привлекавшегося (сведения отсутствуют), у с т а н о в и л:Постановлением мирового судьи судебного участка № 3 Кудымкарского судебного района Пермского края от 15 мая 2020 года Глава Кудымкарского муниципального района — Глава администрации Кудымкарского муниципального района Климов В.А.
привлечен к административной ответственности по ст. РФ, ему назначено наказание в виде административного штрафа в размере 300 рублей.Не согласившись с Постановлением мирового судьи, Глава Кудымкарского муниципального района — Глава администрации Кудымкарского муниципального района Климов В.А. обратился в Кудымкарский городской суд с жалобой, в которой просит Постановление от 15 мая 2020 года отменить и производство по делу прекратить за отсутствием состава административного правонарушения.
Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях
С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.
Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:
- Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
- Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
- Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
- Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.