Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы хранящиеся в личном деле работника в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2023 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.
Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).
Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.
Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.
Выдача личных дел работников
Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.
Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.
Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.
Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.
Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.
Ведение личных дел работников
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:
— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
— изъятие документов, надобность в которых миновала;
— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.
О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Обзор документов в личном деле работника
В личное дело работника в 2024 году вносятся различные документы, которые необходимы для оформления и отслеживания трудовых отношений. Обзор этих документов позволяет более полно представлять себе состав и характер информации, которая хранится в личном деле работника.
Основными документами, которые должны быть включены в личное дело, являются трудовой договор или контракт, приказы о приеме на работу и о расторжении договора, а также все приложения и дополнительные соглашения к трудовому договору.
Кроме того, в личное дело работника вносятся документы, связанные с оплатой труда, такие как табель рабочего времени, заработная плата, вычеты и начисления, страховые взносы и налоги.
Также, в личное дело работника должны быть включены документы, отражающие процесс трудового расчета и социального обеспечения: отчеты о выполненных работах, копии документов об образовании, прохождении специализированных курсов и сертификационных испытаний.
Документы, связанные с отпуском и больничными листами, также вносятся в личное дело работника. К ним относятся заявления на отпуск, приказы о предоставлении отпуска, справки из медицинских учреждений, подтверждающие временную нетрудоспособность.
Изменения в порядке хранения документов
Согласно новым требованиям, вступающим в силу с 2024 года, порядок хранения документов в личном деле работника будет подвержен существенным изменениям.
1. Внедрение электронного хранения
Одним из важных изменений является внедрение системы электронного хранения документов, которая заменит традиционное бумажное хранение. Теперь все документы будут храниться в электронном формате на защищенных серверах, что значительно упростит доступ и поиск необходимой информации.
2. Обязательное использование электронной подписи
Для обеспечения конфиденциальности и подлинности документов, работникам будет доступна только электронная подпись при подписании и передаче документов. Это обеспечит высокий уровень защиты информации и исключит возможность подделки или потери документов.
3. Централизованное хранение на облачных платформах
Документы в личном деле каждого работника будут храниться на централизованных облачных платформах. Это позволит предотвратить возможность утраты или повреждения документов, а также обеспечит удобство доступа к ним из любого места и в любое время.
Порядок расположения документов в личном деле работника
При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.
При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.
Пример
Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.
Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.
Образец
Внутренняя опись личного дела № 4
кассира ООО «Нарва»
Иванушкиной Елены Алексеевны
№ п/п
Дата документа
Номер документа
Наименование документа
Номера листов дела
Примечание
1
21.01.2017
4
Трудовой договор
1-4
Оригинал
2
21.01.2017
4-К
Приказ о приеме на работу
5
Копия
3
21.01.2017
3-М
Соглашение о материальной ответственности
6-7
Оригинал
4
15.05.2017
4-КД
Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу
8
Оригинал
5
25.08.2017
7вх
Заявление о предоставлении очередного отпуска
9
Оригинал
Хранение и учет личных дел работников
Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.
Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.
Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.
Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
Пример: Набрал займов в МФО из-за ремонта квартиры и лечения болезни.
Как быть? Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить
Правительства Москвы
Министерства юстицииРоссийской Федерации
Роспотребнадзора Последние вопросы Полное комплексное обслуживание С момента обращения к нам и до полного решения вопроса мы готовы сопровождать своих клиентов, оказывая им необходимые услуги и консультации.
Бесплатная проработка вариантов Только после детального анализа имеющихся документов, погружения в сложившуюся ситуацию – мы сможем проработать пути решения и целесообразность их применения. Подача документов Берем все на себя.
Составление. Сбор необходимого пакета документов.
Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника
Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.
Это же правило касается и следующих документов:
- аттестационных листов;
- дипломов, справок и других бумаг об образовании;
- справок об отсутствии судимости или её наличии;
- документов о повышении квалификации;
- характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.
Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.
Документы для личного дела работника и его формирование
После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.
Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.
При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.
* * *
Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Угрозы безопасности при хранении копий документов
1. Неправомерный доступ к конфиденциальной информации:
Хранение копий документов с личными данными работников может стать источником угрозы для их безопасности. Несанкционированный доступ к этим копиям может привести к утечке конфиденциальной информации, такой как персональные данные, номера социального страхования, банковские реквизиты и другие чувствительные сведения.
2. Риск утери данных:
Хранение множества копий документов в личных делах работников может привести к риску их случайной утраты. В случае утери данных могут быть нарушены права и интересы работников, а также могут возникнуть юридические проблемы и ответственность для организации.
3. Нарушение прав работников:
Возможность несанкционированного доступа к копиям документов может нарушить права и конфиденциальность работников. Такие данные могут быть использованы для мошенничества, идентификационной кражи или другого незаконного использования, что наносит ущерб как работнику, так и организации.
4. Увеличение риска физической угрозы:
Хранение множества копий документов в личных делах работников может привести к увеличению риска физической угрозы, такой как кража или утеря документов. Удаленный доступ к электронным копиям документов также может стать источником угрозы.
5. Риск несанкционированного использования данных:
Хранение копий документов может быть злоупотреблено сотрудниками организации для несанкционированного использования в личных целях или для получения неправомерной выгоды. Это может привести к различным нарушениям, включая мошенничество, конфликт интересов и другие негативные последствия для работников и организации.
В целях обеспечения безопасности и конфиденциальности данных рекомендуется отказаться от хранения копий документов в личных делах работников и использовать более надежные и безопасные способы обработки и хранения информации.
Какие документы исключить из личного дела сотрудника в 2024 году
В 2024 году имеется ряд документов, которые не рекомендуется включать в личное дело сотрудника. Новые требования и правила работы с персональными данными сделали некоторые документы устаревшими или неэтичными. Вот список документов, которые следует исключить из личного дела сотрудника в 2024 году:
- Медицинская информация, не связанная с работой
- Личные фотографии и видео
- Личная переписка, не относящаяся к работе
- Личные документы, такие как паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о рождении и другие, если они не требуются для выполнения рабочих обязанностей
- Политические или религиозные пристрастия
- Личные финансовые данные, кроме информации, необходимой для выплаты заработной платы
- История сексуальных предпочтений и личной жизни
- Информация о наличии или отсутствии детей
- Личные предпочтения или информация о сексуальной ориентации
Сохранение этих документов в личном деле сотрудника может нарушать его право на конфиденциальность и привести к нарушению закона о защите персональных данных. Поэтому важно регулярно обновлять и очищать личное дело сотрудника от неактуальных и лишних документов.