Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата командировок: по среднему заработку, суточных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие люди регулярно ездят с различными заданиями в другие города по работе, а у тех, кто впервые сталкивается с таким, возникает вопрос, как оплачивается командировка по ТК РФ? Под командировкой понимается официальная поездка работника какой-то компании в другой город или страну для выполнения задач. При этом есть такие виды трудовой деятельности, которые связаны с постоянными разъездами, а поэтому командировками не считаются. Сегодня мы поговорим о том, как оплачиваются затраты во время командировки, за какой период полагаются компенсации и как выглядит процедура в целом.
Размер выплат за командировку за границу
В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.
Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.
Какие дни обязан оплачивать работодатель
Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:
- Все дни, проведенные в рабочей поездке.
- Выходные, которые выпадают на период командировки.
- Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
- Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.
Командировка в выходной день
Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.
Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.
В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.
Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.
Оплата труда и командировка
Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.
Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:
- среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
- фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
- если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.
Если смотреть законодательную базу — то стоит особое внимание уделить 167 статье ТК РФ.
В ней четко указывается, что работодатель не только обязан сохранить рабочее место сотрудника, пока тот пребывает в командировке, но и возместить ему все необходимые расходы, которые связаны с поездкой.
Это означает, что только выплаченная зарплата в командировке в 2020 году без каких-либо надбавок во время служебной поездки является незаконной.
Основными документами, регламентирующими расчет выплат во время командировки, являются 139 статья ТК РФ, а также Постановление Правительства № 749.
Кроме того, во внимание стоит принимать третий пункт статьи № 217 НК РФ, а также второй пункт Федерального закона № 212.
Расчетный период для расчета среднего заработка
Вне зависимости от того, какой в компании действует режим труда, среднемесячный заработок считается по реально выплаченной сотруднику зарплате и норме выработки за последние 12 месяцев (календарных), идущих перед оплачиваемым событием (ст. 139 ТК РФ, п. 4 положения № 922). То есть расчетным периодом для случаев, предусмотренных ТК, является 12-месячный срок.
При этом календарные месяцы берутся полностью — с 1-го по 30 (31)е число, а для февральского периода — с 1-го по 28 (29)е число.
Вместе с тем, статья 139 ТК РФ разрешает вводить и другие периоды. Главное, чтобы это было официально задокументировано и не ухудшало положение персонала.
При подсчете среднего размера выплат отдельные дни и суммы их оплаты не засчитываются (п. 5 положения № 922). Это периоды:
- сохранения сотруднику средней зарплаты. К исключениям относятся перерывы, предоставляемые кормящим матерям;
- получения больничного пособия или декретных;
- простоя по вине нанимателя или по независящим причинам;
- невозможности работать из-за забастовки при условии, что участия сотрудника в ней не было;
- дополнительных оплачиваемых выходных для ухода за детьми с инвалидностью;
- другие случаи освобождения от трудовых обязанностей с сохранением выплат или без.
Оплата командировок — возмещение затрат
Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:
- За проезд (в том числе за провоз багажа);
- За найм жилья;
- За услуги связи;
- За загранпаспорт и визы;
- За обмен валюты.
При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:
- 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
- 2 500 руб. – для загранкомандировок.
Когда заработок в командировке будет больше обычного
Здесь возможно несколько вариантов:
- Когда в месяце много рабочих дней.
- Когда у сотрудника за расчётный период были премии, предусмотренные системой оплаты труда.
- Когда время в пути выпадает на выходной день.
В первом случае достаточно рассчитать для примера командировку на те же 7 рабочих дней, но не в сентябре, а в августе 2018 года, когда было 23 рабочих дня, каждый из которых стоил для Светланы Сергеевой 3 044 рубля.
| Срок командировки | С 6 по 14 августа (7 рабочих дней) |
| Расчётный период для среднего заработка | С августа 2017 года по июль 2018 года |
| Количество отработанных дней | 225 дней (без учёта полностью отпускного июля) |
| Фактически начисления за расчётный период | 770 000 рублей (без отпускных) |
| Средний дневной заработок | 3 422,22 рубля |
| Начисления зарплаты за август и среднего заработка за командировку | 72 660 рублей |
Во втором случае при расчёте среднего заработка учитывается не только начисления по окладу, но и премии, и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда. Если за расчётный период Светлане Сергеевой выплатили бы, скажем, премию по итогам года в размере оклада, то её среднедневной заработок за рассматриваемые нами командировки увеличился бы до 3 733 рублей.
Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов
При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.
НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:
— командировочные расходы оплачены организацией или работником;
— по ним есть счет-фактура.
Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:
— питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;
— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).
При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:
— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;
— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.
В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:
|
Проводка |
Операция |
| Д 71 — К 50 (51) | Работнику выдан аванс на командировку |
| Д 26 (08, 20, 23, 44) — К 71 | Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН) |
Доплата командировочных до среднего заработка
Изредка наблюдаются ситуации, в которых результат расчетов, составленных по вышеописанной формуле, значительно ниже размера заработной плате, что мог получить труженик, направленный в командировку. Действующее законодательство запрещает администрации компании ухудшать финансовые условия трудовой деятельности. Данные правила закреплены в восьмой и девятой статьях Трудового Кодекса.
В такой ситуации, работодатель обязан выдать компенсацию. Ее величина равняется разнице между заработной платой и средним заработком. Эти правила должны быть зафиксированы во внутреннем уставе. Это может быть как Положение об оплате трудовой деятельности, так и коллективный договор. При составлении расчетов, бухгалтеру компании необходимо провести сравнение заработной платы с величиной среднедневного заработка труженика.
Виды денежных выплат работникам в командировке
Командировочные расходы — это средняя заработная плата сотрудника и иные выплаты компенсационного характера. В статьях 167, 168 Трудового кодекса отражена нормативно-правовая база для начисления установленных законом сумм работнику, направленному в другой регион на работу.
Все расходы трудоустроенного гражданина в командировке делятся на четыре группы:
- затраты на переезд к месту назначения и обратно;
- суммы, необходимые сотруднику на найм жилого помещения;
- затраты на еду и обеспечение других потребностей;
- иные расходы, которые производятся сотрудником по указанию работодателя или по договоренности с ним.
Выплаты, осуществляемые работнику на основании указанных статей расходов, делятся на три типа:
- Зарплата.
- Суточные.
- Компенсация прочих необходимых расходов, подтвержденных документально.
Размер командировочных расходов, вопросы их начисления и выплаты регулируются Положением о командировании, зафиксированном в Постановлении № 749, изданном российским Правительством 13 октября 2008 года.
Оплата затрат сотрудника во время командировки
Элементы командировочных расходов:
- счета за необходимые траты в рамках исполнения трудовой функции;
- плата за проживание;
- расходы на дорогу к месту назначения и обратно.
Этот перечень закреплен статьей 168 Трудового кодекса РФ. По нормам двадцать третьего пункта Постановления № 749 работодатель оплачивает следующие типы расходов сотрудника:
- Затраты на оформление загранпаспорта, визы и прочих документов для выезда за пределы России.
- Сборы за транзит автотранспорта и право выезда.
- Расходы на получение медицинской обязательной страховки.
- Обязательные аэродромные и консульские сборы.
- Прочие документы, необходимые для путешествий за границей.
Все типы расходов, подлежащих возмещению, оплачиваются только в том случае, если имеют документальное подтверждение. Оплата дополнительных затрат допускается при их указании в локальных нормативно-правовых актах предприятия.
Например, локальное положение о командировании может включать возмещение расходов за использование транспорта или съем жилья. В документе должны отражаться пределы установленных сумм. Если на жилье или транспорт сотрудник затрачивает больше средств, оплате подлежит только указанная в актах компании сумма. Остальные расходы берет на себя работник.
Учет командировочных расходов может осуществляться в отношении затрат, которые не подтверждены сотрудником документально. Их выплата производится, если это закреплено соответствующими нормативно-правовыми актами предприятия. В противном случае расходы сверх нормы возмещаются по договоренности с руководителем или остаются личными тратами сотрудника.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).
Еще по теме: Инвентаризация при смене материально-ответственных лиц в учреждениях госсектора
Если речь идет не о возмещении расходов, а об обеспечении сотрудника всем необходимым перед проведением командировки (когда учреждение самостоятельно закупает билеты, оплачивает гостиницу и т. п.), то расходы учреждения будут относиться, в частности:
- на подстатью 222 «Транспортные Прочие работы, Оплата работ, услуг» КОСГУ, статьям и подстатьям группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ, исходя из экономического смысла.
Обратите внимание! Расходы в части суточных по-прежнему относятся на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (пп. 10.1.2 п. 10 Порядка № 209н).
Вычет НДС по командировочным расходам
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. И это ограничение касается не только части нормируемых расходов (данное положение отменено с 01.01.2015), а вообще любых причин, по которым те или иные расходы могут быть не приняты в налоговом учете.
При этом нет никаких норм в отношении командировочных расходов для исчисления налога на прибыль. То есть если расходы действительно осуществлены (для деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС) и подтверждены документально, то они признаются при налогообложении прибыли, а соответствующий НДС принимается к вычету в общем порядке.
Так, по расходам на проживание основанием для вычета является, как правило, счет-фактура. Но для вычета по расходам на проезд счет-фактура не нужен. Ведь билеты, маршрут-квитанции электронных авиабилетов или контрольные купоны железнодорожных электронных билетов — это бланки строгой отчетности, они сами по себе являются основанием для вычета. Это указано в п. 18 Правил ведения книги покупок (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Если налог не выделен в билете, но выделен в отдельно выставленном счете-фактуре, то с 01.10.2014 его также можно принять к вычету. Ведь п. 18 Правил ведения книги покупок позволяет теперь зарегистрировать в книге не только бланк строгой отчетности или его копию, но и счет-фактуру. Напомним, что ранее налоговики возражали против вычета по счету-фактуре в такой ситуации (письма УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).
Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.
Доплата до оклада при командировке
С учетом особенностей исчисления среднего заработка возможна ситуация, когда средняя заработная плата, подлежащая выплате командированному работнику, окажется меньше установленного ему оклада или его части, полагающейся за соответствующий период. Работодатель вправе предусмотреть иной порядок оплаты времени нахождения в командировке, если только такой порядок улучшает положение работника. То есть оплата с учетом доплаты до фактического заработка за период нахождения в командировке должна превышать средний заработок работника за этот же период.
Условие о доплате к среднему заработку до должностного оклада необходимо предусмотреть коллективным договором либо локальным нормативным актом об оплате труда работников и трудовым договором (ст. ст. 57, 135 ТК РФ). В качестве локального нормативного акта может расцениваться приказ по организации об установлении доплаты (ст. 8 ТК РФ).
Оформление приказов о назначении доплаты по каждой конкретной командировке не является обязательным.
| Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы. |
| Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону доб. 504 (консультация бесплатно) |
При определении размера выплаты работнику необходимо рассчитать сумму выплаты не только исходя из фактического заработка, предусмотренного Положением, но и исходя из среднего заработка, рассчитанного в соответствии со ст. 139 ТК РФ, после чего определить наибольшую величину, которая и должна быть выплачена работнику.
Что такое средний заработок
Средний заработок (СЗ) — это средняя сумма выплаченных работодателем в пользу работника в расчетном периоде заработной платы, иных выплат и вознаграждений.
Порядок расчета СЗ обозначен ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства от 24. 12. 2007 № 922. При любом режиме труда расчет такой заработной платы сотруднику производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за трудящимся сохраняется средняя зарплата. Средний дневной заработок определяется по формуле:
Средняя зарплата для командировки рассчитывается с помощью простой формулы: средняя дневная заработная плата умножается на количество дней работы вне основного места:
Сверхурочная работа в командировке
Вопрос, как оплачиваются сверхурочные часы в командировке, на законодательном уровне не урегулирован. Сверхурочной работой считается труд за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако при командировании сотрудников учет отработанного ими времени в поездке не ведется. Следовательно, нет никаких нормативов для определения нормального времени работы в служебной командировке.
Вопрос стоит и в формах оплаты. Ведь за дни командировки сотрудник получает средний заработок. Это гарантированный вид компенсации, но никак не вид оплаты труда. Следовательно, положения статьи 99 ТК РФ в такой ситуации неприменимы. Но как быть работодателю, ведь ни один из подчиненных не согласится работать бесплатно, тем более сверх установленных норм.
Порядок действий:
- Закрепите нормативы. Порядок и размеры оплаты сверхурочных пропишите в положении о командировках. Например, установите, что за первые два часа переработки положена оплата в 1,5-кратном размере среднего заработка. За остальное время сверхурочной работы — в 2-кратном размере. Но доплаты могут быть и больше, в зависимости от финансовых возможностей компании.
- Получите согласие работника. Для этого направьте в адрес сотрудника письменное уведомление с предложением о сверхурочном труде. В обращении обязательно укажите информацию о повышенной оплате. Унифицированной формы предложения нет, подготовьте документ в произвольной форме.
- Оформите приказ. Получив письменное согласие подчиненного, необходимо оформить распоряжение о привлечении в сверхурочной работе в период командирования.
- Обеспечьте учет времени. Это необходимо для оплаты в полном объеме. Используйте табель учета рабочего времени унифицированной формы либо разработайте и утвердите собственные, которые работник будет заполнять для учета переработок и сверхурочных часов.
ВАЖНО!
Если выполнение обязанностей в командировке приходится на ночные часы, то необходимо провести аналогичные действия. Размер оплаты закрепите в положении о командировках.