Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Рекомендательное письмо: правила составления, пошаговый алгоритм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В рекомендательном письме описываются профессиональные навыки сотрудника, коммуникабельность, способность к обучению новым навыкам, профессиональные достижения и другая информация подобного характера, которая может быть интересна будущему работодателю.
Как написать рекомендательное письмо
Структура рекомендательного письма не отличается от структуры делового письма. Поскольку рекомендательное письмо — это неофициальный документ, отзыв о сотруднике от его бывшего руководителя, который дает свою оценку профессиональным качествам своего сотрудника, то структура может быть не столь четкой и может содержать следующие элементы:
* Заголовок;
* Информация о том, кем является соискатель пишущему рекомендацию, на протяжении какого времени знает работодатель соискателя;
* Подтверждение факта работы (с какого времени и на какой должности работал сотрудник в компании);
* Отзыв о сотруднике (достижения и описание сильных качеств, успехов сотрудника);
* Краткая личная характеристика (соискателя отличает коммуникабельность, умение работать в команде …);
* Причины ухода из компании (это не обязательный пункт);
* Контактные данные (должность, ФИО, компания, телефон, электронный адрес бывшего работодателя).
Поскольку рекомендательное письмо — это деловое письмо, руководитель, заботящийся о своей репутации, должен написать письмо, оформленное по правилам делопроизводства.
Как оформить рекомендательное письмо в зарубежную компанию
Иностранные компании и зарубежные вузы часто просят отправить reference letter или letter of recommendation. Между ними есть небольшие отличия.
- Letter of recommendation. Отправляется в конкретное место трудоустройства или поступления. Рекомендатель пишет его, заранее зная, в какую компанию направит. Например, вы просите начальника составить рекомендацию в Google. Тогда у всех реквизитов будет конкретный получатель — физическое лицо или сама компания. Характеристики составляются в соответствии с требованиями или ожиданиями получателя. Посредничество соискателя здесь не нужно — начальник пишет и отправляет по адресу сам.
- Reference letter. Здесь нет конкретного получателя. Если вы уходите со старого места работы, но еще не определились с новым, то просите reference letter. Это более универсальная бумага — она будет актуальна одновременно для Google, Zara, Nestle или даже для детского магазина «Ромашка». Часто такие письма составляются с обращением “to whom it may concern”. Начальник пишет письмо и отдает работнику. Оно будет храниться у соискателя до нужного момента.
Эти форматы похожи на обычное рекомендательное письмо, которое мы учились писать в предыдущих разделах, поэтому все основные принципы остаются в силе.
Для каких целей требуется рекомендательное письмо
В последние годы все чаще дополнительно к резюме работодатели просят у кандидатов на вакантное место рекомендации с предыдущего места работы. Качественно составленное рекомендательное письмо от бывшего руководителя создаст дополнительный вес сотруднику в глазах нового руководителя и поможет выгодно отличиться среди кандидатов.
Чаще всего документ, характеризующий сотрудника, требуется при трудоустройстве в солидные компании. Иногда кандидата без резюме и без рекомендации там вовсе не рассматривают. Здесь мнение предыдущего руководителя о профессиональных способностях становится одним из решающих в карьере человека. Часто документ выдают при увольнении или позже, если человек попросит его предоставить.
Такие рекомендации необходимы в разных жизненных ситуациях. Случаи, в которых они пригодятся:
- при приеме на новое рабочее место в другую организацию;
- при переходе на вышестоящую должность внутри предприятия;
- для предоставления в банки при получении заемных средств;
- в государственные органы — соцзащиту, органы опеки и попечительства, полицию и др.
Чего не следует писать в рекомендациях
Следует избегать нескольких типичных ошибок:
- текст письма должен быть максимально «заточен» под имеющуюся вакансию;
- документ не должен содержать преувеличенных восторгов. В то же время нежелательны и негативные оценки (особенно, необоснованные или носящие личный характер), тем более что такое письмо вряд ли будет использовано работником;
- недопустимо внесение ложных, недостоверных и непроверенных сведений. Это, в том числе, вредит репутации и выдавшей такой документ организации;
- текст должен быть четким, без художественных излишеств и цветных рисунков.
Образец рекомендательного письма
Бехтерева Елена Петровна была принята на работу в компанию «Метрополис» в июле 2006 года на должность специалиста по внутренне-экономической деятельности. Она, зарекомендовав себя как грамотного и ответственного специалиста, с мая 2008 года была назначена начальником отдела продаж.
Бехтерева Елена Петровна очень креативный руководитель. Ее профессионализм и организаторские качества позволили за первые два месяца работы на руководящей должности увеличить продажи компании вдвое.
В 2014 году руководством ЗАО «КомерцСервис», в структуру которого и входила компания «Метрополис», в связи с концентрацией ресурсов на других направлениях бизнеса было принято решение о ликвидации этой компании.
Восемь лет совместной работы позволяют мне без колебаний и с полной ответственностью утверждать, что Бехтерева Елена Петровна очень перспективный специалист в области внутренне-экономической деятельности. Считаю, что Бехтерева Елена Петровна может представлять серьезный интерес для компаний, которые по своему профилю близки к тому, чем она занималась на протяжении 2006–2014 годов.
Кто должен писать рекомендательное письмо?
В большинстве случаев рекомендательное письмо составляется руководителем компании, в которой работал соискатель. Но это задание могут также поручить начальнику отдела, топ-менеджеру, главному HR-специалисту или даже старшему по должности сотруднику, с которым длительное время работал кандидат на вакансию. Это касается письма для соискателей, имеющих трудовой опыт.
Рекомендательное письмо для студента может выдать декан факультета, ректор вуза, преподаватель, куратор курса, именитый профессор, который читал у студента хотя бы один курс. Такое письмо может понадобиться студентам для трудоустройства или же для участия в международных программах академической мобильности. Во втором случае представитель вуза должен составить рекомендательное письмо на английском. Бывает, что иностранные вузы запрашивают 2-3 рекомендации. В первую очередь, стоит обратиться к руководителю вашей курсовой или дипломной работы.
Иногда для поступления в вуз абитуриенту также необходимо предоставить рекомендации из своего учебного заведения. Зачастую их требуют заграничные университеты. Рекомендательное письмо может написать классный руководитель, завуч или директор школы.
Помимо рекомендаций, для обучения за границей нужно сдать ряд экзаменов, подтвердить знание иностранного языка. Поэтому лучше вовремя начать дополнительно заниматься с педагогом. Найти подходящего репетитора всегда можно с помощью BUKI. Это мегаудобная платформа для поиска преподавателей из разных уголков Украины.
Назначение рекомендательного письма
Рекомендательное письмо представляет собой характеристику, выдаваемую по месту работы или обучения. Документ отражает сведения о квалификации сотрудника, его поведении, навыках и иных аспектах.
В отличие от трудовой книжки, где информация о предыдущем месте работы отражена лишь общими данными, рекомендательное письмо формирует более полную картину. Документ позволяет осветить все профессиональные и социальные качества сотрудника.
Подобная рекомендация от прежнего работодателя считается преимуществом при устройстве на новое место работы. Документ не считается обязательным по законодательству, его отсутствие также не может быть основанием для отказа. Однако его наличие дает новому работодателю исчерпывающие сведения о соискателе.
Составление рекомендательного письма
Специального бланка для рекомендательного письма не существует. Работодатель придерживается общих правил деловых писем, в остальном он вправе действовать так, как посчитает нужным. Рекомендуется, чтобы оформление производилось на фирменном бланке работодателя.
Письмо не должно содержать противоправных моментов, то есть вся информация, приведённая в нём, должна соответствовать правовым нормам.
Работодатель, при составлении письма, выполняет требования:
- Обязателен деловой стиль. Не допускается использование просторечных выражений, научных терминов, если они не необходимы для анализа гражданина, его практических навыков и так далее.
- Обращение к работнику должно быть осуществлено с учётом норм этикета. Например, можно использовать такое обращение, как коллега, сотрудник, а также обращаться на «Вы». Недопустимо обращение в дружеской форме.
- Не рекомендуется использовать художественные выражения, излишние обороты и вводные слова. Текст должен быть максимально простым и лаконичным. Литературные обороты лишь усложнят понимание важной информации, касающейся навыков работника.
- Документ должен подписать руководитель организации или лицо, уполномоченное на совершение подобных действий.
- Если письмо составляет одно лицо, а подписывает другое, оба сотрудника указываются в конечном варианте. На практике требование часто не соблюдается и руководитель просто подписывает документы без изучения, проконтролировать выполнение негласного требования сложно.
В остальном форма свободная. Желательно указать действия, которые выполнял сотрудник, как он с ними справлялся, его навыки общения с коллективом и так далее, то есть те моменты, которые могут пригодиться на его будущей должности.
Образец рекомендательного письма воспитателю
Каждый директор дошкольного образовательного учреждения хотел бы видеть в своем сотруднике:
- Хорошее знание основ современной детской психологии.
- Понимание детей, не книжно-бумажное представление о них.
- Повышение квалификации, интерес к истории детства и родительства в стране и за рубежом.
- Умение организовать работу согласно образовательным стандартам.
- Стрессоустойчивость.
- Креативный подход к воспитательному процессу.
- Тактичность и чуткость в общении с родителями.
- Участие воспитанников в общественных мероприятиях.
- Успешная адаптация учеников в школах.
- Помощь в выявлении таланта у одаренных детей.
- Коммуникабельность и хорошие отношения с коллективом.
Рекомендательное письмо должно быть на специальном бланке рекомендательного письма сотруднику (скачать можно выше) действенным и убедительным. Очень часто неправильно составленная и написанная рекомендация не помогает, а вредит кандидату.
Чтобы рекомендательное письмо стало плюсом к вашему резюме, нужно взять за образец рекомендацию на работу (пример ниже) и избегать следующих ошибок:
- не стоит писать рекомендацию, не ознакомившись с вакансией. Изучите требования внимательно и заточите текст под желания потенциального работодателя.
- Не используйте для написания рекомендации работнику (образец можно скачать ниже) цветные шрифты, рисунки, диаграммы и т.д. Пишите четким деловым языком без художественных дополнений. Чтобы не допускать ошибок при написании, нужно ориентироваться на образец рекомендации с места работы, пример можно скачать ниже.
- Не преувеличивайте достоинства работника. Текст с излишними восторгами вряд ли вызовет доверие.
- Но и не критикуйте работника слишком сильно. Основная цель письма – представить работника в выгодном свете.
Рекомендательное письмо. Общее понятие
Рекомендательное письмо – документ, в котором описана краткая характеристика сотрудника, при его составлении нужно придерживаться делового стиля. Для его написания необходим фирменный бланк с логотипом и контактными данными предприятия. Данный документ подписывается непосредственно руководителем с указанием номера телефона, по которому при необходимости можно связаться с ним напрямую для уточнения или устного подтверждения данных.
Как правило, такое письмо составляется с целью рекомендовать сотрудника, рассказать о его достижениях, профессионализме, успехах в работе.
При наличии рекомендации с места работы (пример основывается на опыте зарубежных компаний) у соискателя появляется больше возможностей для трудоустройства на престижную работу с высокой заработной платой и карьерным ростом.
По сути, рекомендательное письмо является обычным деловым документом. Поэтому его составление подчиняется общим правилам. Исходя из самого названия, подобный документ оформляется в письменном виде. В принципе, можно разработать один образец рекомендательных писем на разные случаи жизни. Потом останется только уточнить некоторые моменты относительно адресата и подробностей излагаемой информации.
Любой образец рекомендательных писем имеет стандартную структуру. Она, как правило, включает в себя следующие обязательные пункты:
- Заголовок (наименование) документа.
- Краткая информация о работодателе с подтверждением факта того, что гражданин действительно с такого-то числа на протяжении определенного срока занимал у него конкретную должность.
- Перечень выполняемых обязанностей. Желательно, чтобы он был максимально подробным. Это поможет лучше оценить профессиональные навыки и способности кандидата.
- Список деловых и личных качеств сотрудника, которые он проявлял на предыдущем месте работы.
- Описание его профессиональных достижений.
- Причина увольнения.
- Рекомендации для будущего работодателя.
- Реквизиты составителя рекомендательного письма с обязательным указанием контактных данных. Они нужны на тот случай, если потребуется уточнить предоставленную информацию.
- Дата составления документа.
Список пунктов можно увеличить по своему усмотрению, так как законом не установлена конкретная форма такого документа.
Когда в семье появляется ребенок, он требует к себе много внимания и особый уход. Но не все родители в состоянии дать это своему малышу. Чаще всего такая ситуация складывается из-за их повышенной загруженности на работе. В этом случае в дом приглашают няню, которая должна будет взять на себя все заботы, связанные с ребенком. Подбирая кандидатов, обоим супругам нужно тщательно изучать каждого из них. Ведь именно этому человеку в скором времени они должны будут передать любимую крошку. За рубежом в таких ситуациях от работников требуют предоставить рекомендательное письмо. Для няни оно будет дополнительным бонусом при приеме на работу. А такой документ поможет убедиться в том, что сотрудник действительно обладает нужными знаниями и соответствующей квалификацией. Рекомендательное письмо для няни может составить:
- компания, в которой она ранее работала;
- семья, которая нанимала ее для ухода за своими детьми.
В Европе для приема на работу от няни давно уже требуют наличие рекомендаций. Прошлые хозяева или бывший работодатель выступают в роли гарантов.
Формат и стиль оформления рекомендательного письма
Данный документ рекомендуется составлять, опираясь на общепринятые правила для написания деловых писем, и такая бумага носит только лишь информативный характер. Давайте перечислим ряд правил при написании рекомендательного письма:
- Использование делового стиля;
- Соблюдение требований при обращении к человеку: Партнер, Вы, коллега, сотрудник;
- Отсутствие в тексте художественных фраз, которые используются для украшения повествования и не несут никакой смысловой нагрузки;
- Документ должен быть заверен подписью лица, его заполнявшего;
- Составитель рекомендательного письма также должен быть указан.